Klienci dzwonią po pracy, a Twój zespół jest już w domu. Sekretarka odbiera z nazwą firmy, umawia termin i rano masz notatkę z każdej rozmowy.
W skrócie
Sekretarka po godzinach to zewnętrzna osoba, która odbiera telefony Twojej firmy wtedy, gdy zespół już skończył pracę: wieczorem w dni robocze i w sobotę. Działa przez przekierowanie numeru, przedstawia się nazwą firmy, umawia terminy i wysyła notatkę z każdej rozmowy. W Sekretarka.pl linia do 18:00 jest w pakiecie Biuro za 1 490 zł netto miesięcznie, a linia do 20:00 i w soboty od 9:00 do 14:00 w pakiecie Sekretariat za 2 890 zł netto. Twoi pracownicy nie pełnią dyżurów i nie zbierają nadgodzin.
Osoba, która szuka hydraulika, serwisu albo gabinetu, dzwoni najczęściej wtedy, gdy sama wyjdzie z pracy. U wielu małych firm to dokładnie ta godzina, w której biuro jest już zamknięte. Poczta głosowa słyszy wtedy krótkie „to ja oddzwonię”, a klient wybiera kolejny numer z wyników wyszukiwania.
Sekretarka po godzinach odbiera taką rozmowę jak pracownik firmy. Sprawdza wolny termin w Twoim kalendarzu, zapisuje klienta, pyta o szczegóły, które będą potrzebne rano, i kończy rozmowę konkretem: dzień, godzina, kto oddzwoni. Ty dostajesz notatkę od razu albo zbiorcze podsumowanie wieczoru.
Po pierwszym miesiącu raport z linii pokazuje, ile połączeń przyszło po 16:00 i w soboty. To najprostszy sposób, żeby sprawdzić, czy wieczorna obsługa się zwraca, bez zgadywania.
Każdy pakiet obejmuje cały dzień roboczy. Różni się tym, jak długo linia działa po południu i czy obejmuje sobotę.
| Pakiet | Godziny linii | Połączenia w cenie | Cena netto miesięcznie | Kiedy wystarczy |
|---|---|---|---|---|
| Start | pn do pt, 8:00 do 17:00 | 150 | 690 zł | Klienci dzwonią w godzinach biura, wieczorem prawie nikt |
| Biuro | pn do pt, 8:00 do 18:00 | 400 | 1 490 zł | Firma zamyka się o 16:00, a telefony idą do 18:00 |
| Sekretariat | pn do pt, 8:00 do 20:00 oraz sob, 9:00 do 14:00 | 1 000 | 2 890 zł | Klienci indywidualni dzwonią wieczorem i w weekend |
| Firma | pn do pt, 8:00 do 20:00 oraz sob, 9:00 do 14:00 | 2 500 | 4 990 zł | Kilka placówek albo linii, długie godziny w każdej |
Do kwot doliczamy 23% VAT. Połączenie ponad limit kosztuje 3 zł netto i nie przerywa obsługi. Płacąc za rok, oszczędzasz 50 procent. Wszystkie składniki pakietów porównasz w cenniku wirtualnej asystentki.
Trzy sposoby na wieczorne telefony. Każdy ma swoją cenę, tylko nie każda jest widoczna na fakturze.
| Sekretarka po godzinach w abonamencie | Dyżur telefoniczny pracownika | Poczta głosowa i oddzwanianie rano | |
|---|---|---|---|
| Kto odbiera | Stała sekretarka i jej zastępca | Pracownik z zespołu, w domu | Nikt, nagranie |
| Koszt | Stały abonament, od 1 490 zł netto | Każda rozmowa to praca w nadgodzinach z dodatkiem 50 albo 100 procent | Zero złotych, za to utracone zlecenia |
| Ograniczenia | Godziny pakietu, poza nimi komunikat | 11 godzin odpoczynku dobowego, roczny limit nadgodzin | Część klientów nie zostawia wiadomości |
| Urlop i choroba | Zastępstwo w cenie | Grafik dyżurów trzeba przestawiać | Nie dotyczy |
| Co dostajesz rano | Notatki, umówione terminy, lista do oddzwonienia | To, co pracownik zapamiętał albo zapisał | Nagrania do odsłuchania |
Dyżur pod telefonem wygląda na darmowy, bo za sam czas gotowości w domu pracownikowi nic się nie należy. Problem zaczyna się przy pierwszej rozmowie. Według art. 1515 Kodeksu pracy praca wykonana w czasie dyżuru jest pracą, a jeśli wykracza poza normę, rozliczasz ją jako nadgodziny z dodatkiem 50 procent, a w nocy, w niedziele i święta 100 procent (art. 1511). Do tego dyżur nie może naruszać 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego, więc pracownik, który odebrał telefon o 19:50, nie zacznie następnego dnia o 7:00.
Policzyliśmy to na przykładzie firmy z pięcioma wieczornymi telefonami dziennie we wpisie dyżur telefoniczny pracownika czy sekretarka po godzinach. Wynik zależy od liczby rozmów, ale przy każdej liczbie zostaje ta sama różnica: sekretarka nie zmęczy się dyżurami, a pracownik, który ma wolne wieczory, rzadziej szuka innej pracy.
Wieczorna linia nie jest osobną infolinią z przypadkowym konsultantem. Twoją firmę prowadzi stała sekretarka, a wieczorne i sobotnie godziny przejmuje zastępca, który zna ten sam scenariusz, cennik i listę spraw pilnych. Klient, który zadzwonił we wtorek o 18:30, w czwartek rano usłyszy, że jego termin jest potwierdzony.
Jeśli wolisz, żeby w godzinach biura odbierał Twój zespół, przekieruj na nas tylko połączenia po zamknięciu albo te nieodebrane. Wtedy w praktyce kupujesz recepcję telefoniczną dla firm na wieczory i soboty, a za dnia sekretarka zajmuje się zadaniami biurowymi z pakietu.
Biuro, jeśli wystarczy Ci linia do 18:00. Sekretariat, jeśli klienci dzwonią do 20:00 i w soboty.
W formularzu wdrożenia: co klienci zwykle chcą po godzinach, jakie terminy można dawać i kogo budzić w pilnej sprawie.
Według harmonogramu w centrali, ręcznie o zamknięciu firmy albo tylko dla połączeń nieodebranych.
Po każdej rozmowie albo zbiorczo: kto dzwonił, w jakiej sprawie, co umówione i co czeka na Twoją decyzję.
Klimatyzacja, hydraulika, naprawy. Klient dzwoni z domu wieczorem, gdy zobaczy usterkę.
Zobacz zakresPacjenci zapisują się po pracy, a recepcja kończy o 16:00 razem z ostatnią wizytą.
Zobacz zakresRezerwacje na sobotę przychodzą w piątek wieczorem, gdy cały zespół jest przy klientkach.
Zobacz zakresKlient indywidualny ma czas na rozmowę o swojej sprawie dopiero po swojej pracy.
Zobacz zakresNajmocniej zyskują firmy, w których klientem jest osoba prywatna. Firma dzwoni do firmy w godzinach biura, ale człowiek z awarią pieca, bólem pleców czy pilną sprawą spadkową dzwoni wtedy, gdy ma chwilę. Jeśli Twoja konkurencja odbiera o 18:30, a Ty oddzwaniasz następnego dnia o 9:00, klient zwykle jest już umówiony gdzie indziej.
Firmy obsługujące głównie innych przedsiębiorców często nie potrzebują wieczorów. Dla nich lepszy jest pakiet Start z linią w dni robocze i obsługa telefoniczna i mailowa prowadzona przez jedną osobę.
Ceny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT. Połączenie ponad limit 3 zł netto, bez przerywania obsługi.
Szukasz pomocy na kilka godzin w tygodniu zamiast linii? Zobacz asystentkę na godziny, a przebieg współpracy opisujemy na stronie jak działa zdalna sekretarka.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
345zł netto / mies.
690zł netto / mies.
745zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
1 445zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii? Pakiet Firma od 2 4954 990 zł netto miesięcznie