Sekretarka medyczna - zakres obowiązków i wymagania
Sekretarka medyczna prowadzi dokumentację pacjenta i obsługuje ruch w placówce. To stanowisko z najwyższą odpowiedzialnością formalną spośród wszystkich zawodów administracyjnych, bo dotyka danych o zdrowiu.
Czym zajmuje się sekretarka medyczna
Sekretarka medyczna to osoba, która utrzymuje w ryzach papierową i elektroniczną stronę leczenia. Odpowiada za dokumentację medyczną, obieg skierowań, wyników i zaświadczeń, umawianie wizyt oraz kontakt z pacjentem, który dzwoni z pytaniem o termin, receptę albo wynik badania.
To stanowisko różni się od reszty zawodów biurowych jedną rzeczą: przetwarza dane o zdrowiu, czyli szczególną kategorię danych osobowych w rozumieniu RODO. Placówka odpowiada za to, kto ma dostęp do dokumentacji, jak długo ją przechowuje i w jaki sposób wydaje jej kopie. Dlatego rekrutacja na to stanowisko nie jest rekrutacją na zwykłą recepcję.
W mniejszych gabinetach jedna osoba łączy rolę sekretarki medycznej i rejestratorki. W przychodniach i szpitalach te dwa stanowiska są rozdzielone i mają inny zakres, co opisujemy szczegółowo w osobnym wpisie.
Co realnie robi ta osoba
- 01 Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji medycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami
- 02 Rejestracja pacjentów, umawianie i przekładanie wizyt, obsługa harmonogramu lekarzy
- 03 Przyjmowanie i wydawanie skierowań, wyników badań, zaświadczeń i kopii dokumentacji
- 04 Obsługa systemu gabinetowego i elektronicznej dokumentacji medycznej
- 05 Rozliczenia z Narodowym Funduszem Zdrowia i sprawozdawczość placówki
- 06 Kontakt telefoniczny i mailowy z pacjentami oraz z innymi placówkami
- 07 Pilnowanie terminów badań okresowych, przeglądów sprzętu i szkoleń personelu
- 08 Zachowanie tajemnicy zawodowej i zasad dostępu do danych wrażliwych
Co odróżnia dobrą kandydatkę
- Znajomość zasad prowadzenia dokumentacji medycznej i terminów jej przechowywania
- Praktyczna znajomość RODO w zakresie danych o zdrowiu
- Obsługa co najmniej jednego systemu gabinetowego
- Odporność na pracę w przerwaniach: telefon, okienko i lekarz naraz
- Terminologia medyczna na poziomie pozwalającym poprawnie zapisać rozpoznanie i skierowanie
Sekretarka medyczna - najczęstsze pytania
Rejestratorka obsługuje pacjenta na wejściu: umawia wizytę, przyjmuje, kieruje do gabinetu. Sekretarka medyczna odpowiada dodatkowo za dokumentację, jej archiwizację, wydawanie kopii i sprawozdawczość. W małej placówce to jedna osoba, w dużej dwa różne stanowiska.
Nie musi mieć wykształcenia lekarskiego ani pielęgniarskiego. Liczy się znajomość dokumentacji, terminologii i przepisów o ochronie danych. Wiele osób wchodzi na to stanowisko po kursie lub studium administracji medycznej.
W większości przypadków nie. Dostęp do dokumentacji i obsługa okienka wymagają obecności w placówce. Zdalnie da się prowadzić część zadań rozliczeniowych i telefoniczną obsługę pacjenta, jeśli placówka udostępni bezpieczny dostęp do systemu.
Inne specjalizacje w katalogu
Zakres obowiązków bywa podobny, a odpowiedzialność zupełnie inna. Sprawdź sąsiednie stanowiska, zanim wybierzesz nazwę do ogłoszenia.
Office manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Recepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Asystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Asystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Sekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Sekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Wirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury, kontakt z klientem, rozliczenie na godziny.
Sekretarka medyczna w miastach
Sekretarka medyczna - dodaj swój profil
Wypełniasz profil i płacisz kartą. Profil jest widoczny w tej specjalizacji od razu po zapłacie.