Sekretarka odbiera Twoje telefony i odpowiada na maile z firmowego adresu, według Twoich zasad. Opisz firmę, a od razu zobaczysz plan obsługi z wyceną pakietu.
W skrócie
Obsługa telefoniczna i mailowa to usługa, w której zewnętrzna sekretarka odbiera połączenia przychodzące do Twojej firmy i prowadzi firmową skrzynkę e-mail: odpowiada na typowe pytania, umawia terminy i przekazuje Ci sprawy do decyzji. W Sekretarka.pl oba kanały prowadzi jedna stała osoba z zastępcą, a płacisz abonament od 1 490 zł netto miesięcznie za do 400 połączeń, obsługę skrzynki i 20 godzin zadań biurowych.
W małej firmie te same sprawy wędrują między kanałami. Klientka dzwoni zapytać o termin dostawy, a godzinę później wysyła maila z numerem zamówienia i prośbą o fakturę na firmę. Jeśli telefon odbiera jedna osoba, a skrzynkę czyta druga, klientka opowiada wszystko dwa razy i dostaje dwie różne odpowiedzi.
Dlatego telefony i pocztę prowadzi u nas jedna sekretarka. Po rozmowie zapisuje notatkę, a gdy przychodzi mail od tej samej osoby, wie, co już ustalono. Ty dostajesz jedną listę spraw do decyzji zamiast dwóch skrzynek i nieodsłuchanej poczty głosowej.
Telefon
Odebrany z nazwą firmy
Skrzynka
Odpowiedź z Twoim podpisem
Ty
Jedna lista do decyzji
Zakres ustalasz w formularzu wdrożenia. Poniżej to, o co firmy proszą najczęściej.
Tak wygląda podział pracy między sekretarkę i Ciebie w pierwszym miesiącu. Granice przesuwasz, kiedy chcesz.
| Sprawa | Kanał | Co robi sekretarka | Co trafia do Ciebie |
|---|---|---|---|
| Pytanie o cenę albo termin | Telefon, mail | Odpowiada według cennika i kalendarza, proponuje termin | Nic, sprawa zamknięta |
| Nowe zlecenie spoza cennika | Telefon, mail | Zbiera szczegóły i obiecuje wycenę na konkretny dzień | Zapytanie z kompletem danych do wyceny |
| Status zamówienia, dostawa | Mail, telefon | Sprawdza w Twoim systemie i odpowiada klientowi | Tylko opóźnienia, które wymagają decyzji |
| Reklamacja lub zwrot | Potwierdza przyjęcie, zbiera zdjęcia i dane według Twoich zasad | Decyzja przy kwocie powyżej ustalonego progu | |
| Prośba o fakturę | Wystawia według wzoru albo przekazuje księgowej | Nic albo krótkie potwierdzenie | |
| Sprawa pilna od stałego klienta | Telefon | Przełącza albo wysyła Ci SMS od razu | Rozmowa lub SMS w kilka minut |
Chcesz oddać tylko telefony? Zobacz recepcję telefoniczną dla firm. Potrzebujesz całego biura z dokumentami i kalendarzem zarządu? Sprawdź obsługę sekretariatu.
Biuro, gdy dziennie masz kilkanaście telefonów i maili. Sekretariat, gdy potrzebujesz dłuższych godzin, sobót albo angielskiego.
Osobne konto albo dostęp delegowany do wspólnej skrzynki, na przykład biuro@. Twoje prywatne hasła zostają u Ciebie.
W formularzu wdrożenia: podpis, ton odpowiedzi, cennik, zasady zwrotów, próg kwoty reklamacji i lista spraw pilnych.
Numer firmy się nie zmienia. Obsługę uruchamiamy do 2 dni roboczych od formularza wdrożenia.
Najwięcej pracy w pierwszym tygodniu to nie telefon, tylko skrzynka. Zwykle leżą w niej setki nieprzeczytanych wiadomości, newsletterów i starych wątków. Sekretarka zaczyna od porządku: zakłada etykiety, wyłapuje sprawy bez odpowiedzi z ostatnich tygodni i pokazuje Ci listę tych, które wciąż mają znaczenie. Dopiero potem przechodzi na bieżącą obsługę.
Wytyczne rosną razem z obsługą. Kiedy na to samo pytanie trzeci raz trafia do Ciebie mail do decyzji, dopisujemy odpowiedź do wytycznych i następnym razem sprawa zamyka się bez Ciebie. Z każdym tygodniem mniej typowych maili wymaga Twojego udziału.
Trzy sposoby na to, żeby telefon i mail w firmie nie czekały. Każdy pasuje do innej skali.
| Obsługa telefoniczna i mailowa w abonamencie | Pracownik biura obsługi klienta na etacie | Contact center na zlecenie | |
|---|---|---|---|
| Kto obsługuje | Stała sekretarka i zastępca | Jedna zatrudniona osoba | Konsultanci z puli |
| Znajomość firmy | Zna Twoich klientów i historię spraw | Najlepsza, po okresie wdrożenia | Według skryptu i bazy wiedzy |
| Urlopy i choroby | Zastępstwo w cenie | Kanały stoją albo przejmuje je ktoś z zespołu | Pula konsultantów |
| Koszt | Od 1 490 zł netto miesięcznie, stały | Wynagrodzenie, składki, stanowisko i rekrutacja | Zwykle wycena indywidualna, często z minimum |
| Kiedy się sprawdza | Kilka do kilkudziesięciu spraw dziennie | Ruch na pełny etat przez cały dzień | Setki kontaktów dziennie, infolinia |
Pełne wyliczenie, ile kosztuje zatrudnienie sekretarki na etacie w porównaniu z abonamentem i automatem, znajdziesz we wpisie ile kosztuje sekretarka w firmie.
Pytania o dostawę, zwroty i faktury przychodzą mailem, a zniecierpliwieni klienci dzwonią.
Zobacz więcejKlient przysyła dokumenty mailem i dzwoni zapytać, czy dotarły. Odpowiedź ma być od razu.
Zobacz więcejZapytania o wycenę przychodzą oboma kanałami. Kto odpowie pierwszy, ten dostaje zlecenie.
Zobacz więcejZapisy przez telefon, pytania o przygotowanie do wizyty i wyniki mailem.
Zobacz więcejSkrzynka e-mail jest w pakietach Biuro i Sekretariat. Ceny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT.
Zasady dostępu do skrzynki i danych klientów opisujemy na stronie bezpieczeństwo, a pełne porównanie pakietów w cenniku.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
552zł netto / mies.
690zł netto / mies.
1 192zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
2 312zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii?