Wirtualna asystentka - co robi i jak wybrać właściwą
Zaznacz zadania, które chcesz oddać na zewnątrz, i ustaw tryb pracy na zdalny. Dostaniesz gotowy zakres współpracy, po którym obie strony wiedzą, co jest w środku.
Co wchodzi w zakres, a co nie
- Obsługa skrzynki mailowej i pierwsza segregacja spraw
- Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań
- Wystawianie faktur i pilnowanie płatności
- Porządkowanie dokumentów i kontakt z biurem rachunkowym
- Telefon na przekierowaniu lub przez wirtualną centralę
- Zestawienia, oferty i proste prezentacje
- Odbiór przesyłek i obsługa kuriera
- Praca z dokumentami papierowymi i archiwum na miejscu
- Przyjmowanie gości i obsługa recepcji
- Obecność przy kliencie w siedzibie firmy
- Dostęp do dokumentacji, której nie wolno wynosić z placówki
- Zadania wymagające podpisu odręcznego na miejscu
Cztery rzeczy, które warto ustalić przed startem
Współpraca zdalna psuje się zawsze w tym samym miejscu: przy niedopowiedzianym zakresie i niejasnej dostępności.
Zakres, nie wrażenie
Spiszcie listę zadań i to, czego w niej nie ma. Zdanie "wszystko, co potrzebne" kończy się rozbieżnością oczekiwań w trzecim tygodniu.
Dostępność i czas reakcji
Ustal godziny, w których osoba odpowiada, i maksymalny czas reakcji na pilną sprawę. To ważniejsze niż liczba godzin w pakiecie.
Dostępy i bezpieczeństwo
Osobne konta zamiast współdzielonych, menedżer haseł, dwuskładnikowe logowanie. Jeśli przekazujesz dane osobowe klientów, podpiszcie umowę powierzenia.
Sposób raportowania
Krótkie podsumowanie na koniec tygodnia rozwiązuje większość problemów zaufania w pracy zdalnej. Ustalcie jego formę od razu.
Wirtualna asystentka - pytania
Prowadzi administrację firmy zdalnie: skrzynkę mailową, kalendarz, faktury, kontakt z klientami i dostawcami oraz porządek w dokumentach. Zwykle obsługuje kilka firm naraz i rozlicza się z godzin albo z ustalonego zakresu zadań.
Stawkę ustalacie bezpośrednio ze specjalistką. My nie pośredniczymy w rozliczeniu i nie bierzemy prowizji od współpracy, więc nie narzucamy ani widełek, ani prowizji od godziny.
Formą współpracy i dostępnością. Sekretarka na etacie jest w biurze i obsługuje także sprawy fizyczne: przesyłki, gości, dokumenty papierowe. Wirtualna asystentka pracuje zdalnie, w ustalonych godzinach, i obsługuje wyłącznie to, co da się prowadzić przez systemy.
Nie odbierze przesyłki, nie przyjmie gościa, nie popracuje z dokumentami papierowymi i nie zastąpi recepcji. Tę część zakresu trzeba zostawić po stronie biura albo obsadzić osobno.
Tak, przez przekierowanie numeru albo wirtualną centralę. To najczęściej zamawiana część zakresu, którą opisujemy szerzej na stronie sekretariatu online.
Powiązane specjalizacje
Office manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Recepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Asystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Wirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury, kontakt z klientem, rozliczenie na godziny.
Jesteś wirtualną asystentką? Załóż profil
Trwały profil pod Twoim miastem i specjalizacją, bez prowizji od zlecenia. Wypełniasz go i płacisz kartą.