Obsługa sekretariatu - zakres i formy współpracy
Ta sama lista zadań w czterech różnych formach współpracy daje cztery różne stanowiska. Zaznacz, co ma być obsługiwane, i zobacz, który wariant do tego pasuje.
Etat, część etatu, godziny albo zdalnie
Wybór formy współpracy jest decyzją o kosztach i o dostępności, nie o nazwie stanowiska.
Pełny etat
Sekretariat czynny w godzinach pracy firmy, jedna osoba odpowiedzialna za całość.
Kiedy do biura wchodzą klienci, przychodzą przesyłki, a telefon dzwoni codziennie.
Część etatu
Sekretariat obsługiwany w wybranych godzinach albo w wybrane dni tygodnia.
Kiedy ruch jest przewidywalny i skupiony w określonych porach.
Na godziny
Rozliczenie z faktycznie przepracowanego czasu, bez etatu i bez stałego kosztu.
Kiedy administracji jest na kilka godzin w tygodniu i objętość się zmienia.
Zdalnie
Wirtualna asystentka prowadzi skrzynkę, kalendarz i faktury spoza biura.
Kiedy nie ma spraw fizycznych albo obsługuje je ktoś inny na miejscu.
Pełny zakres sekretariatu
Poniżej maksymalna lista. W konkretnej firmie zostaje z niej zwykle połowa, a dochodzą dwa lub trzy punkty specyficzne dla branży. Gotowy wzór do wklejenia znajdziesz we wpisie zakres obowiązków sekretarki.
- 01 Rejestracja korespondencji przychodzącej i wysyłka pism
- 02 Obsługa telefonu i kierowanie spraw do właściwych osób
- 03 Prowadzenie kalendarza i organizacja spotkań
- 04 Wstępna kontrola formalna faktur i obieg dokumentów księgowych
- 05 Zaopatrzenie biura i kontakt z dostawcami
- 06 Przygotowanie pism, notatek i zestawień
- 07 Archiwizacja dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną
- 08 Obsługa gości i przesyłek
Co decyduje o koszcie
Koszt sekretariatu to nie tylko wynagrodzenie. Składa się na niego objętość zadań, wymagana dostępność, poziom odpowiedzialności formalnej i to, ile z tych spraw wykonują dziś osoby, których godzina kosztuje wielokrotnie więcej.
Nie podajemy tu żadnych widełek, bo nie mamy danych, które moglibyśmy uczciwie zacytować dla Twojej branży i Twojego miasta. Zamiast tego jest kalkulator niżej: kwotę wpisujesz Ty, a my dokładamy ustawowe składki pracodawcy. To, co realnie przesuwa widełki, opisujemy we wpisie ile zarabia sekretarka.
Argument, który zwykle rozstrzyga: nieobsadzony sekretariat nie znika, tylko rozkłada się po zespole. Każdy tydzień otwartej rekrutacji jest kosztem, a obieg dokumentów przez przypadkową osobę jest ryzykiem przy ochronie danych.
Wtedy problemem nie jest jedna rekrutacja, tylko stały kanał i porządek w umowach. Plan Firma obejmuje umowę ramową, umowę powierzenia danych, role i uprawnienia oraz fakturę z przelewem.
Policz koszt sekretariatu w swojej formie współpracy
Etat, część etatu, godziny albo praca zdalna liczą się inaczej. Podaj kwotę, którą chcesz zaproponować, a zobaczysz składki pracodawcy i koszt roczny. Nic nie wychodzi z przeglądarki.
| Wynagrodzenie brutto | 6 000 zł |
| Składki po stronie pracodawcy | 1 229 zł |
| Koszt stanowiska | 0 zł |
| Koszt roczny | 86 746 zł |
| Prowizja katalogu od zatrudnienia | 0 zł |
Obsługa sekretariatu - pytania
Korespondencję przychodzącą i wychodzącą, telefon, kalendarz, obieg dokumentów, wstępną kontrolę faktur, zaopatrzenie biura i kontakt z dostawcami. Zakres zależy od tego, ile z tych spraw firma chce oddać jednej osobie.
Zależy od objętości. Jeżeli spraw jest na kilka godzin w tygodniu, etat się nie broni i lepszy jest model godzinowy albo zdalny. Powyżej kilkunastu godzin tygodniowo etat zwykle wychodzi prościej organizacyjnie.
Częściowo. Telefon, kalendarz, korespondencja elektroniczna i dokumenty w systemach działają zdalnie. Przesyłki, dokumenty papierowe i goście wymagają obecności.
Wybierz specjalizację
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Office manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Recepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Asystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Asystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Sekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Sekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Wirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury, kontakt z klientem, rozliczenie na godziny.
Prowadzisz sekretariat? Załóż profil
Trwały profil pod Twoim miastem i specjalizacją, bez prowizji od współpracy.