Żywa sekretarka odbiera Twoje połączenia, umawia wizyty i po każdej rozmowie wysyła notatkę. Opisz firmę w formularzu, a od razu zobaczysz plan obsługi linii z wyceną pakietu.
W skrócie
Recepcja telefoniczna dla firm to usługa, w której zewnętrzna sekretarka odbiera połączenia przychodzące w imieniu Twojej firmy, umawia wizyty w Twoim kalendarzu i przekazuje Ci notatkę po każdej rozmowie. Działa przez przekierowanie połączeń, bez zmiany numeru. W Sekretarka.pl rozliczasz ją stałym abonamentem od 690 zł netto miesięcznie za do 150 połączeń, a odbiera człowiek, nie automat.
Każda rozmowa kończy się jednym z trzech efektów: sprawa załatwiona od razu, wizyta w kalendarzu albo notatka do Twojej decyzji.
Powitanie, ton i odpowiedzi ustalamy razem. Dzwoniący słyszy Twoją firmę, a nie „centrum obsługi".
W Twoim kalendarzu albo systemie rezerwacji, z przypomnieniem dla klienta dzień wcześniej.
Mailem albo SMS-em: kto dzwonił, numer, sprawa, co ustalono i co czeka na Ciebie.
Według listy, którą podajesz: kogo łączyć od razu, a komu obiecać oddzwonienie i kiedy.
Oferty reklamowe i ankiety kończy uprzejmie, bez przełączania i bez zabierania Ci czasu.
Ile było połączeń, w jakich godzinach i sprawach. Widzisz, kiedy klienci dzwonią najczęściej.
Każda firma dostaje stałą sekretarkę prowadzącą. Przed startem przechodzi z Tobą formularz wdrożenia: godziny pracy, cennik, najczęstsze pytania klientów, zasady zapisów i listę spraw, przy których trzeba Cię od razu złapać. Dzięki temu po tygodniu rozpoznaje stałych klientów po nazwisku i wie, że pan od serwisu klimatyzacji dzwoni zawsze w poniedziałek.
Automat odpowie na pytanie o godziny otwarcia. Gorzej radzi sobie z klientem, który jest zdenerwowany, mówi niewyraźnie albo dzwoni w sprawie, której nie było w scenariuszu. Tam właśnie człowiek zatrzymuje klienta, zamiast go zgubić. Uczciwe porównanie obu podejść opisaliśmy we wpisie sekretarka AI czy człowiek.
Start, Biuro albo Sekretariat, w zależności od liczby połączeń i godzin, w których firma musi być dostępna.
Powitanie, oferta, cennik, kalendarz, sprawy pilne i lista osób do przełączania. Zajmuje około kwadransa.
Sekretarka prowadząca odzywa się do 1 dnia roboczego i dopytuje o to, czego nie ma w formularzu.
Na stałe albo tylko przy nieodebranych połączeniach. Linię uruchamiamy do 2 dni roboczych od formularza.
Cztery sposoby na to, żeby telefon w firmie był odebrany. Każdy ma sens w innej sytuacji.
| Recepcja telefoniczna w abonamencie | Automat (sekretarka AI, IVR) | Recepcjonistka na etacie | Call center na zlecenie | |
|---|---|---|---|---|
| Kto odbiera | Stała sekretarka i jej zastępca | Program głosowy | Jedna zatrudniona osoba | Konsultant z puli, często za każdym razem inny |
| Nietypowa sprawa | Rozmowa jak z pracownikiem firmy | Poza scenariuszem gubi wątek albo przełącza | Dobrze, jeśli jest na miejscu | Według skryptu kampanii |
| Umawianie wizyt | W Twoim kalendarzu lub systemie | Zwykle tylko w kalendarzu Google lub zintegrowanym systemie | Tak | Tak, przy większej skali |
| Urlopy i choroby | Zastępstwo w cenie | Nie dotyczy | Linia stoi albo ktoś z zespołu przerywa pracę | Pula konsultantów |
| Koszt | Od 690 zł netto miesięcznie, stały | Od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie za pulę minut | Pełne wynagrodzenie, składki, stanowisko | Zwykle wycena indywidualna, często z minimum |
| Dla kogo | Gabinet, kancelaria, biuro, firma usługowa | Proste pytania, duża liczba podobnych rozmów | Firma z ruchem na cały dzień i recepcją na miejscu | Infolinia, kampanie, setki połączeń dziennie |
Szukasz obsługi całego biura, a nie samej linii? Zobacz obsługę sekretariatu dla firm albo wirtualną sekretarkę online.
Lekarz przyjmuje pacjenta, a w tym czasie dzwonią trzy osoby, które chcą się zapisać.
Zobacz zakresAdwokat jest w sądzie do południa. Klient z pilną sprawą nie czeka do popołudnia.
Zobacz zakresKosmetyczka ma rękawiczki na dłoniach. Rezerwacja przez telefon przepada.
Zobacz zakresEkipa jest na budowie, właściciel na spotkaniu. Zapytania o wycenę idą do konkurencji.
Zobacz zakresWspólny mianownik jest prosty: właściciel albo specjalista pracuje z klientem i fizycznie nie może odebrać. Oddzwonienie po godzinie bywa za późno, bo osoba, która szuka gabinetu, prawnika czy hydraulika, dzwoni pod kolejny numer z listy. Recepcja telefoniczna nie sprzedaje za Ciebie. Pilnuje, żeby każdy, kto zadzwonił, usłyszał konkretną odpowiedź i miał umówiony termin albo obietnicę oddzwonienia o znanej godzinie.
Jeśli dziś odbierasz sam i nie wiesz, ile połączeń tracisz, zacznij od pakietu Start z przekierowaniem tylko nieodebranych rozmów. Po miesiącu raport pokaże, ile ich było i w jakich godzinach, a wtedy łatwo ocenić, czy przejść na przekierowanie wszystkich połączeń i wyższy pakiet.
Ceny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT. Połączenie ponad limit 3 zł netto, bez przerywania obsługi.
Więcej o przebiegu współpracy znajdziesz na stronie jak działa zdalna sekretarka, a pełne porównanie pakietów w cenniku.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
552zł netto / mies.
690zł netto / mies.
1 192zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
2 312zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii?