Wirtualna asystentka z niemieckim: zlecenia i praca zdalna z językiem niemieckim
Zaznacz, co obsługujesz po niemiecku, i zobacz gotowy opis swojej oferty dla firm pracujących z rynkiem DACH. Bez konta i bez prowizji od zlecenia.
Co robi wirtualna asystentka z niemieckim
Wirtualna asystentka z niemieckim obsługuje zdalnie całą komunikację firmy z rynkiem niemieckojęzycznym: maile i wiadomości od klientów, telefony do kontrahentów i przewoźników, zwroty i reklamacje na niemieckich marketplace’ach, korespondencję z urzędami oraz treści na rynek DE. Do obsługi pisemnej wystarcza zwykle B2, do rozmów telefonicznych klienci oczekują poziomu pewnego w mowie. Polska i Niemcy są w tej samej strefie czasowej, więc praca zdalna nie wymaga żadnego przesunięcia dnia.
- Język to narzędzie, nie usługa: firmy kupują obsłużony proces, a nie samą znajomość niemieckiego.
- Najlepiej sprzedaje się oferta opisana zadaniem i poziomem, nie hasłem "niemiecki w mowie i piśmie".
- Usługę dla niemieckiej firmy rozlicza się inaczej niż dla polskiej i ustawia się to przed pierwszą fakturą.
- Profil w katalogu kosztuje 49 zł netto miesięcznie, bez prowizji od zlecenia.
Kto szuka asystentki z językiem niemieckim
Polska firma sprzedająca do Niemiec
Sklep, producent albo hurtownia, która ma już zamówienia z rynku DE i nie wyrabia się z odpowiadaniem po niemiecku. Zleca obsługę klienta, zwroty i kontakt z przewoźnikiem. Najczęstszy i najbardziej stabilny typ zlecenia.
Niemiecka firma szukająca taniej obsługi w tej samej strefie czasowej
Zleca obsługę skrzynki, umawianie spotkań, porządkowanie dokumentów i pierwszą linię kontaktu z klientem. Wymaga pewniejszego niemieckiego i uporządkowanego rozliczenia, bo pracujesz na dokumentach niemieckiej firmy.
Polska firma z działalnością lub oddziałem w Niemczech
Potrzebuje kogoś do korespondencji z urzędami, ubezpieczycielem i biurem podatkowym oraz do pilnowania terminów. Zlecenie jest zwykle mniejsze godzinowo, ale bardzo długoterminowe i oparte na zaufaniu.
Co firmy zlecają po niemiecku i jaki poziom języka tego wymaga
| Zadanie | Kto zleca najczęściej | Poziom niemieckiego | Co musi dać klient |
|---|---|---|---|
| Maile i wiadomości od klientów z Niemiec | Polskie sklepy sprzedające na rynek DE | B2 w piśmie | Szablony odpowiedzi i granice decyzji, np. do jakiej kwoty rabat |
| Telefony do kontrahentów, dostawców i przewoźników | Producenci, hurtownie, firmy transportowe | B2 pewne w mowie lub C1 | Numery, dane zamówień, zakres decyzji |
| Zwroty i reklamacje na Amazon.de i eBay.de | Sprzedawcy na marketplace’ach | B2 | Dostęp do panelu nadany zgodnie z regulaminem serwisu |
| Opisy produktów i treści na rynek niemiecki | Sklepy wchodzące na rynek DE | C1 albo korekta osoby native | Glosariusz nazw własnych i terminów branżowych |
| Korespondencja z urzędami, ubezpieczycielem, biurem podatkowym | Polskie firmy z działalnością w Niemczech | B2 w piśmie | Pełnomocnictwo lub imienne upoważnienie do kontaktu |
| Porządkowanie i opisywanie dokumentów niemieckojęzycznych | Transport, budownictwo, handel | B1 do B2 | Dostęp do dysku i jeden ustalony sposób nazywania plików |
| Odpowiedzi i moderacja w social media po niemiecku | Marki sprzedające bezpośrednio klientom | B2 | Zasady tonu wypowiedzi i lista tematów do eskalacji |
| Tłumaczenie przysięgłe dokumentów | Nie mieści się w zakresie asystentki | Uprawnienia tłumacza przysięgłego | Zlecenie do tłumacza z listy Ministerstwa Sprawiedliwości |
Jaki poziom niemieckiego jest potrzebny do pracy jako wirtualna asystentka
Do obsługi pisemnej wystarczy zwykle solidne B2: pracujesz na powtarzalnych szablonach, masz czas sprawdzić zdanie i poprawić je przed wysłaniem. Rozmowa telefoniczna jest inną umiejętnością, bo nie daje czasu na słownik, więc przy telefonach i reklamacjach firmy oczekują B2 pewnego w mowie albo C1.
Poziomy nazywa Europejski System Opisu Kształcenia Językowego, ta sama skala od A1 do C2, którą znasz z ogłoszeń o pracę. W ofercie warto podać poziom osobno dla pisma i dla mowy, bo to jest pierwsza rzecz, którą firma sprawdza, i najczęstszy powód nieporozumień na pierwszej rozmowie. Jeśli masz certyfikat, na przykład Goethe-Institut albo telc, podaj jego nazwę i rok, a nie samą literę poziomu.
Osobno warto nazwać słownictwo branżowe, które faktycznie znasz: logistyka i przewozy, e-commerce i zwroty, budownictwo, medycyna, księgowość. Firma rzadko szuka po prostu niemieckiego. Szuka kogoś, kto rozumie jej reklamacje.
- Poziom osobno: pismo B2, mowa B2 lub C1.
- Certyfikat z nazwą i rokiem, jeśli go masz.
- Dwie lub trzy branże, których słownictwo znasz z praktyki.
- Zadania, które prowadzisz od początku do końca, np. zwrot od zgłoszenia do przelewu.
- Godziny, w których odbierasz telefon, w polskim czasie.
- Czy piszesz do klientów w formie oficjalnej, czyli Sie, i czy masz w tym praktykę.
Jak rozliczyć zlecenie od firmy z Niemiec
Usługa dla firmy z innego kraju Unii jest opodatkowana w kraju nabywcy, a nie w Polsce (art. 28b ustawy o VAT). W praktyce wystawiasz fakturę bez polskiego VAT, z numerami VAT-UE obu stron i adnotacją o odwrotnym obciążeniu, a podatek rozlicza u siebie niemiecki klient.
Zanim wystawisz pierwszą taką fakturę, trzeba zrobić trzy rzeczy: zgłosić się do transakcji unijnych na formularzu VAT-R, sprawdzić numer kontrahenta w unijnej bazie VIES i zaplanować informację podsumowującą VAT-UE, w której te usługi się wykazuje. Rejestracja do VAT-UE dotyczy też osób korzystających ze zwolnienia z VAT w obrocie krajowym, więc "jestem zwolniona" nie zamyka tematu.
To jest jedyny moment w całej tej pracy, w którym warto zapłacić księgowej za kwadrans rozmowy, zamiast czytać forum. Formę działalności rozstrzygasz wcześniej i opisujemy ją w tekście o tym, kiedy wystarczy działalność nierejestrowana, a kiedy potrzebna jest firma. Sam sposób liczenia ceny za godzinę pokazujemy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.
- Czy klient jest firmą i czy podał numer VAT-UE.
- Rejestracja do transakcji unijnych na formularzu VAT-R.
- Weryfikacja numeru kontrahenta w bazie VIES, z datą sprawdzenia.
- Waluta rozliczenia i kurs, po jakim przeliczasz przychód.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych, jeśli obsługujesz klientów firmy.
- Termin i forma raportu z wykonanych godzin.
Gdzie szukać zleceń dla wirtualnej asystentki z językiem niemieckim
Ogłoszenia i giełdy zleceń
Najszybszy start i najniższy próg wejścia. Zlecenia z niemieckim pojawiają się tam regularnie, bo polskie firmy sprzedające na rynek DE szukają właśnie tak. Minus: każde zlecenie zdobywasz od nowa, konkurujesz ceną z kilkudziesięcioma ofertami, a widoczność kończy się z ogłoszeniem.
Kontakt bezpośredni do firm
Najwyższa jakość współpracy i najdłuższe zlecenia, ale to praca handlowa: lista firm, wiadomości, follow-up, rozmowy. Skuteczna, gdy masz konkretną branżę i potrafisz nazwać proces, który przejmujesz. Bardzo czasochłonna w tygodniach, w których masz dużo zleceń.
Stały, indeksowany opis oferty
Odwraca kierunek: firma szuka po zadaniu i po języku, a znajduje Twoją ofertę sama. Wymaga jednego dobrego opisu pod stałym adresem i cierpliwości, bo działa od momentu, w którym strona wejdzie do wyników. Nie zastępuje dwóch pierwszych dróg, tylko przestaje wymagać Twojego czasu.
Trzecią drogę opisujemy dokładniej na stronie o zleceniach dla wirtualnej asystentki, a to, co dokładnie ma zawierać opis Twojej oferty, rozkładamy na części w tekście o portfolio wirtualnej asystentki. Jeśli obsługujesz sklepy, osobno prowadzimy stronę o wirtualnej asystentce e-commerce, bo rynek niemiecki i obsługa sklepu bardzo często spotykają się w jednym zleceniu.
Jak opublikować ofertę w cztery kroki
Zaznacz zadania w narzędziu
W narzędziu na górze strony wybierz to, co obsługujesz po niemiecku. Dostaniesz nazwę stanowiska i gotowy zakres, który możesz wkleić do oferty.
Dopisz poziom i branże
Podaj poziom osobno dla pisma i dla mowy oraz dwie lub trzy branże, których słownictwo znasz z praktyki. To odróżnia Cię od ogłoszeń z hasłem o mowie i piśmie.
Opublikuj profil
Profil zostaje pod Twoim miastem i specjalizacją, z językiem obcym jako osobnym filtrem. Firmy trafiają do Ciebie bez pośrednika i bez prowizji.
Odpowiadaj z jednego miejsca
Zapytania przychodzą bezpośrednio do Ciebie. Stawkę i zakres ustalasz sama, my nie bierzemy prowizji od żadnego zlecenia.
Szukasz asystentki z niemieckim do swojej firmy?
Zacznij od rozdzielenia dwóch rzeczy, które w ogłoszeniach zwykle są zlepione: ile godzin tygodniowo zajmuje pisanie po niemiecku, a ile rozmowy telefoniczne. To rozstrzyga wymagany poziom języka, a przy tym najmocniej wpływa na dostępność kandydatek. Oferta na obsługę pisemną znajduje osobę znacznie szybciej niż ta sama oferta z telefonami.
W narzędziu na górze strony przełącz zakładkę na "Szukam specjalistki", zaznacz zadania i język obcy, a dostaniesz gotowy zakres obowiązków. Profile osób pracujących zdalnie przejrzysz w specjalizacji wirtualna asystentka administracyjna, a zasady współpracy na godziny i po stronie kosztów firmy opisuje strona o wirtualnej asystentce dla firmy. Przeglądanie profili i kontakt są dla pracodawcy bezpłatne.
- Ile godzin tygodniowo to pismo, a ile telefon.
- Imienny dostęp do skrzynki i panelu, nie Twoje hasło.
- Szablony odpowiedzi na pięć najczęstszych pytań klientów z Niemiec.
- Granice decyzji: rabat, zwrot pieniędzy, wysyłka na koszt firmy.
- Kto eskaluje sprawy prawne i reklamacje sporne.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych klientów.
Wirtualna asystentka z niemieckim: pytania
Wirtualna asystentka z niemieckim prowadzi zdalnie tę część firmy, która styka się z rynkiem niemieckojęzycznym: odpisuje na maile i wiadomości klientów z Niemiec, Austrii i Szwajcarii, dzwoni do kontrahentów i przewoźników, obsługuje zwroty na niemieckich marketplace’ach, pilnuje korespondencji i umawia spotkania. Język jest tu narzędziem, a nie usługą samą w sobie.
Do obsługi pisemnej wystarczy zwykle solidne B2, bo pracujesz na powtarzalnych szablonach i masz czas sprawdzić zdanie. Do rozmów telefonicznych i reklamacji klienci oczekiwają B2 pewnego w mowie albo C1, bo rozmowa nie daje czasu na słownik. Poziomy opisuje Europejski System Opisu Kształcenia Językowego, w skrócie skala od A1 do C2.
Sama praca jest możliwa, ale rozliczenie usługi dla niemieckiej firmy jest inne niż dla polskiej i trzeba je ustawić przed pierwszą fakturą. Usługa na rzecz podatnika z innego kraju Unii jest opodatkowana w kraju nabywcy, co wymaga rejestracji do VAT-UE i faktury z odwrotnym obciążeniem. To rozstrzygnięcie zapada na starcie, nie po pierwszym przelewie.
Fakturę wystawiasz bez polskiego VAT, z numerami VAT-UE obu stron i adnotacją o odwrotnym obciążeniu, czyli reverse charge. Wcześniej rejestrujesz się do transakcji unijnych na formularzu VAT-R i sprawdzasz numer kontrahenta w unijnej bazie VIES. Takie usługi wykazujesz potem w informacji podsumowującej VAT-UE (podstawa: art. 28b ustawy o VAT).
Zlecenia pojawiają się w trzech miejscach: w ogłoszeniach polskich firm sprzedających na rynek niemiecki, na giełdach zleceń i w kontakcie bezpośrednim, gdy firma sama szuka kogoś z niemieckim. Trzecia droga wymaga, żeby Twoja oferta stała pod stałym adresem, który da się znaleźć w wyszukiwarce, bo firmy szukają po zadaniu i po języku.
Tak, i nie ma tu bariery organizacyjnej, którą znasz z rynku amerykańskiego: Polska i Niemcy są w tej samej strefie czasowej, więc dzień pracy pokrywa się godzina w godzinę. Zostają dwie rzeczy do ustalenia na starcie: forma rozliczenia oraz zasady dostępu do danych, zwykle w postaci umowy powierzenia przetwarzania.
Profil kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a plan z wyróżnieniem 149 zł netto miesięcznie. W żadnym planie nie ma prowizji od zlecenia, więc stawkę ustalasz bezpośrednio z firmą i zostaje ona w całości u Ciebie. Pełny zakres planów stoi w cenniku.
Opublikuj ofertę obsługi rynku niemieckojęzycznego
Profil zostaje pod Twoim miastem, specjalizacją i językiem obcym, a firma kontaktuje się z Tobą bezpośrednio. Bez prowizji i bez okresu wypowiedzenia.
Zobacz dalej
Wirtualna asystentka portfolio
Co musi zawierać opis Twojej oferty i gdzie go umieścić, żeby firma znalazła go sama.
Wirtualna asystentka e-commerce
Obsługa sklepu internetowego zdalnie: zamówienia, zwroty, produkty i marketplace.
Cennik profilu w katalogu
Profil, Wyróżnienie i plan dla biur: wszystkie ceny, bez prowizji od zlecenia.