Wirtualna asystentka portfolio - strona z ofertą, którą znajdują klienci
Zaznacz zadania, które obsługujesz, i zobacz gotowy opis swojej oferty, zanim cokolwiek zdecydujesz. Bez konta i bez prowizji od zlecenia.
Czym jest portfolio wirtualnej asystentki
Portfolio wirtualnej asystentki to publiczny opis tego, co obsługujesz, w jakich narzędziach pracujesz i na jakich warunkach współpracujesz. Nie jest galerią grafik ani listą przymiotników. Jego zadaniem jest doprowadzić klienta do decyzji bez jednego pytania wstępnego, dlatego najważniejsze są w nim zakres zadań, narzędzia i bezpośredni kontakt.
- Zakres zadań przekonuje klienta szybciej niż opis cech charakteru.
- Portfolio w pliku trzeba wysłać. Portfolio pod adresem bywa znalezione samo.
- Bez zleceń na koncie portfolio buduje się z kompetencji i próbek własnych.
- Profil w katalogu kosztuje 49 zł netto miesięcznie, bez prowizji od zlecenia.
prowizji od zlecenia, w każdym planie
netto miesięcznie za profil w katalogu
miast z własną stroną w katalogu
specjalizacji, w tym wirtualna asystentka
Dlaczego ładne portfolio nie przynosi zapytań
Najczęstsze wersje portfolio wirtualnej asystentki mają ten sam problem: są zrobione dobrze, ale nie da się ich znaleźć ani szybko ocenić.
Portfolio w PDF
Wygląda profesjonalnie i świetnie sprawdza się jako załącznik do zgłoszenia. Problem zaczyna się poza rekrutacją: plik istnieje tylko wtedy, gdy sama go wyślesz, a po kilku miesiącach opisuje zakres zadań, którego już nie wykonujesz.
Prezentacja w Canvie
Dużo pracy nad układem i kolorami, mało treści, na podstawie której klient podejmie decyzję. Trzy slajdy z hasłami zajmują tyle samo miejsca co jedna konkretna lista zadań i mówią o Tobie znacznie mniej.
Opis "o mnie" na Instagramie
Dobry do budowania zasięgu, słaby jako miejsce do sprawdzenia oferty. Klient, który szuka wsparcia na konkretny wtorek, nie będzie przewijał postów, żeby ustalić, czy obsługujesz fakturowanie.
Wspólny mianownik jest prosty. Każde z tych miejsc wymaga, żebyś najpierw sama dotarła do klienta, a dopiero potem pokazała mu portfolio. Odwrotny kierunek, w którym to klient trafia do Twojego opisu, działa tylko wtedy, gdy opis stoi pod stałym adresem, jest opisany Twoim miastem i Twoją specjalizacją i pozwala się zindeksować.
Co powinno zawierać portfolio wirtualnej asystentki
Sześć elementów, po których klient potrafi ocenić dopasowanie bez zadawania pytań wstępnych. Kolejność odpowiada temu, czego szuka najpierw.
Zakres zadań w obszarach
Nie jedna lista dwudziestu punktów, tylko trzy albo cztery obszary: administracja, kalendarz i skrzynka, obsługa klienta, rozliczenia. Klient szuka swojego obszaru, a nie całości.
Narzędzia, w których pracujesz
Konkretne nazwy zamiast "pakietu biurowego": arkusze, system do fakturowania, kalendarz, komunikator zespołowy, narzędzie do zarządzania zadaniami. To jest najszybszy filtr dopasowania, jaki ma klient.
Forma rozliczenia
Godzinowo, pakiet godzin czy ryczałt miesięczny. Brak tej informacji jest najczęstszym powodem pierwszego maila z pytaniem, a każdy taki mail wydłuża drogę do decyzji.
Dostępność
Liczba godzin tygodniowo i przedziały, w których odpowiadasz. Klient, który potrzebuje kogoś na poranki, odsiewa się sam i nie zajmuje Ci rozmowy.
Miasto
Nawet przy pracy w pełni zdalnej. Zapytania bardzo często zaczynają się od okolicy, bo pracodawca najpierw sprawdza, kto jest u niego, a dopiero potem rozszerza wyszukiwanie.
Bezpośredni kontakt
Telefon albo adres, pod którym faktycznie odbierasz. Formularz, który przechodzi przez skrzynkę pośrednika, dokłada krok tam, gdzie klient go najmniej toleruje.
Wszystkie sześć da się złożyć w kwadrans. Narzędzie na górze tej strony układa z zaznaczonych zadań gotowy opis stanowiska, zakresu obowiązków i narzędzi, więc pierwszy element masz przygotowany, zanim zdecydujesz, gdzie go opublikujesz.
Gdzie umieścić portfolio wirtualnej asystentki
Porównanie obejmuje także to, w czym inne rozwiązania są od nas lepsze. Nie ma sensu pisać inaczej, bo i tak sprawdzisz.
| Kryterium | Profil w katalogu | Własna strona WWW | PDF lub Canva | Profil na giełdzie zleceń |
|---|---|---|---|---|
| Czy klient znajdzie to sam | Tak, przez strony miast i specjalizacji | Tak, po zbudowaniu widoczności od zera | Nie, trzeba wysłać | Tylko wewnątrz serwisu |
| Czas do pierwszej widoczności | Od razu po opublikowaniu profilu | Miesiące pracy nad pozycjonowaniem | Nie dotyczy | Od razu, ale tylko dla ogłoszeniodawców |
| Koszt startu | 49 zł netto miesięcznie | Domena, hosting i wykonanie | Zero, poza Twoim czasem | Zwykle zero na wejściu |
| Prowizja od zlecenia | Brak w każdym planie | Brak | Brak | Zwykle procent od wartości zlecenia |
| Kontrola nad wyglądem | Jednolity szablon katalogu | Pełna, dowolny projekt | Pełna | Ograniczona szablonem serwisu |
| Kontakt od klienta | Bezpośrednio do Ciebie | Bezpośrednio do Ciebie | Bezpośrednio do Ciebie | Zwykle przez skrzynkę serwisu |
| Co się dzieje, gdy przestajesz być aktywna | Profil działa dalej | Strona działa dalej | Nic, leży w mailu | Oferta spada w rankingu |
Najsensowniejszy układ dla większości asystentek jest mieszany. Plik PDF zostaje do wysyłki w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, bo w tej roli sprawdza się najlepiej. Profil pod stałym adresem odpowiada za to, czego plik nie zrobi nigdy: za zapytania od osób, które o Tobie jeszcze nie słyszały.
Jak zbudować portfolio w cztery kroki
Pierwszy krok robisz w narzędziu na górze tej strony i nie wymaga on konta.
Spisz zadania
Zaznacz to, co faktycznie obsługujesz, zamiast tego, co teoretycznie umiesz. Narzędzie układa z zaznaczeń gotowy zakres obowiązków wraz z nazwą stanowiska.
Dopisz narzędzia i warunki
Do każdego obszaru dołóż programy, w których pracujesz, formę rozliczenia i dostępność. To są trzy rzeczy, o które klient dopytuje najczęściej.
Opublikuj pod stałym adresem
Profil ląduje na stronie Twojego miasta i na stronie specjalizacji, czyli tam, gdzie pracodawca z okolicy zagląda, szukając wsparcia w biurze.
Aktualizuj zakres, nie wygląd
Raz na kwartał sprawdź, czy lista zadań nadal opisuje to, co robisz. Zmiana zakresu zmienia zapytania, które dostajesz. Zmiana kolorów nie zmienia nic.
Portfolio wirtualnej asystentki bez doświadczenia
Brak zleceń na koncie nie oznacza braku materiału. Oznacza tylko, że portfolio budujesz z kompetencji i z próbek własnych zamiast z listy klientów. Klient, który szuka wsparcia przy skrzynce i kalendarzu, i tak nie sprawdza nazwisk poprzednich zleceniodawców. Sprawdza, czy umiesz zrobić to, czego potrzebuje.
Najmocniejszym materiałem jest zwykle poprzednia praca biurowa. Sekretariat, recepcja, obsługa klienta i administracja dają dokładnie te kompetencje, za które płaci się przy zleceniach zdalnych: pilnowanie terminów, prowadzenie dokumentacji, kontakt z klientem i porządek w kalendarzu. Nie opisuj tego jako etatu. Opisz jako zakresu zadań.
Od strony pierwszych zapytań temat rozpisujemy szerzej we wpisie o tym, jak zostać wirtualną asystentką, a same kanały docierania do klientów porównujemy na stronie o zleceniach dla wirtualnej asystentki.
- Uporządkowany kalendarz tygodnia z blokami na zadania stałe i buforem na sprawy pilne.
- Wzór miesięcznego raportu z wykonanych zadań, z podziałem na obszary i liczbę godzin.
- Opis procesu obsługi skrzynki: kategorie, priorytety i czas reakcji na każdą z nich.
- Krótka instrukcja przekazania obowiązków, przydatna przy Twoim urlopie i zastępstwie.
Portfolio działa lepiej, gdy opisuje jedną specjalizację
Ogólna asystentka konkuruje ze wszystkimi. Opis zawężony do jednego obszaru dostaje mniej zapytań, ale trafniejszych i zwykle lepiej płatnych.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Office manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Recepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Asystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Asystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Sekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Sekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Wirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury, kontakt z klientem, rozliczenie na godziny.
Zawężenie nie musi oznaczać zawodu z listy. Obsługa sklepów internetowych jest dobrym przykładem niszy, w której opis zadań i platform wygrywa z ogólnym wsparciem biura: zakres, który da się prowadzić zdalnie, rozpisujemy na stronie o wirtualnej asystentce e-commerce. Drugim takim zawężeniem jest język obcy, bo firma szuka wtedy po zadaniu i po języku naraz: co zlecają firmy pracujące z Niemcami i jaki poziom jest do tego potrzebny, opisujemy na stronie o wirtualnej asystentce z niemieckim.
Portfolio wirtualnej asystentki - pytania
Portfolio wirtualnej asystentki robi się w trzech ruchach: spisujesz zadania, które faktycznie obsługujesz, przypisujesz do nich narzędzia i efekt, a całość umieszczasz pod jednym stałym adresem, który da się wysłać i który znajdzie wyszukiwarka. Kolejność ma znaczenie, bo bez konkretnego zakresu zadań ładna grafika niczego nie sprzedaje.
Zakres zadań podzielony na obszary, narzędzia, w których pracujesz, formę rozliczenia, dostępność w godzinach tygodniowo, miasto oraz bezpośredni kontakt. To jest minimum, po którym klient potrafi ocenić dopasowanie bez zadawania pytań. Przykłady realizacji są cenne, ale bez zakresu zadań nie mają kontekstu.
Bez zleceń na koncie portfolio buduje się z kompetencji, a nie z realizacji: wypisujesz zadania, które umiesz wykonać, narzędzia, które znasz z poprzedniej pracy biurowej, i przygotowujesz dwie albo trzy próbki własne, na przykład uporządkowany kalendarz, wzór raportu i opis procesu. Doświadczenie z sekretariatu czy recepcji liczy się tu w całości.
Nie na starcie. Własna strona daje pełną kontrolę nad wyglądem, ale wymaga domeny, hostingu i pozycjonowania od zera, więc pierwsze zapytanie z wyszukiwarki potrafi przyjść po wielu miesiącach. Profil w katalogu, który już ma strony miast i specjalizacji, zaczyna być widoczny bez budowania własnej widoczności od podstaw.
Pod adresem, który jest stały, publiczny i indeksowany. Plik PDF i prezentacja w Canvie nadają się do wysłania w odpowiedzi na ogłoszenie, ale nikt ich nie znajdzie sam. Profil w katalogu, własna strona i profil zawodowy w serwisie branżowym są znajdowane, więc pracują także wtedy, gdy nikogo aktywnie nie zaczepiasz.
Opisem zadań i odpowiedzialności, nie przymiotnikami. Zdanie w rodzaju "obsługuję skrzynkę i kalendarz zarządu, pilnuję terminów płatności i przygotowuję dokumenty do księgowej" mówi klientowi więcej niż "sumienna, zorganizowana i komunikatywna". Cechy charakteru ma w opisie każdy, więc nie rozstrzygają wyboru.
Profil kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a plan z wyróżnieniem 149 zł netto miesięcznie. Nie ma prowizji od zlecenia w żadnym planie, więc stawkę ustalasz bezpośrednio z klientem i zostaje ona u Ciebie w całości. Pełny zakres planów opisuje cennik.
Opublikuj swoje portfolio pod stałym adresem
Profil zostaje pod Twoim miastem i Twoją specjalizacją. Bez prowizji, bez okresu wypowiedzenia, bez planu darmowego, którego nie mamy.
Zobacz dalej
Zlecenia dla wirtualnej asystentki
Cztery drogi do zlecenia zestawione kosztem i czasem, jaki naprawdę pochłaniają.
Wirtualna asystentka stawka godzinowa
Jak policzyć własną stawkę i czym różni się rozliczenie godzinowe od pakietu i ryczałtu.
Wirtualna asystentka i praca zdalna
Panel dla specjalistek: po co profil, czym różni się od ogłoszenia i jak wygląda karta zawodowa.