Przejdź do treści
Sekretarka.pl
Zgłoś się
Poufność i RODO

Bezpieczeństwo danych w zdalnym sekretariacie opisane na piśmie

Sekretarka.pl pomaga firmom znaleźć i wynająć sekretarkę zdalną albo do biura. Dobieramy kandydatki do zapotrzebowania, a Ty wybierasz i ustalasz współpracę bezpośrednio. Przed nadaniem dostępu do danych określ zasady poufności i odpowiedzialność stron.

Wynajmij sekretarkę Zobacz cennik dla firm
Zasady współpracy

Ustal zakres przed nadaniem dostępu

Abonament platformy dotyczy rekrutacji. Zasady pracy na danych klientów wymagają osobnych ustaleń odpowiednich do formy współpracy.

Role i odpowiedzialność

Ustal, kto odpowiada za dane i na jakiej podstawie sekretarka ma do nich dostęp. Dobierz upoważnienia i umowy do rzeczywistej formy współpracy.

Minimum dostępu

Nadaj wybranej osobie uprawnienia tylko do potrzebnych narzędzi i materiałów. Korzystaj z osobnego konta albo dostępu delegowanego.

Poufność

Zapisz zasady dotyczące danych klientów i dokumentów firmy. Ustal, gdzie wolno je przechowywać i komu można przekazywać informacje.

Zakończenie współpracy

Uzgodnij przekazanie otwartych spraw, zwrot materiałów i odebranie dostępów. Zasady przechowywania dokumentów muszą uwzględniać obowiązki prawne.

Zakres danych

Jakie dane widzi Twoja sekretarka

Zakres wynika z uzgodnionych zadań oraz nadanych uprawnień. Abonament platformy nie określa dostępu do narzędzi firmy.

ObszarJakie daneGdzie trafiają
Rozmowy telefoniczne Numer dzwoniącego, imię i nazwisko, jeśli je poda, sprawa, ustalenia Uzgodniony rejestr spraw w narzędziach firmy
Kalendarz i wizyty Termin, imię i nazwisko klienta, telefon lub e-mail do przypomnienia, cel wizyty w zakresie, który ustalisz Twój kalendarz albo system rezerwacji
Skrzynka e-mail Treść korespondencji z klientami i kontrahentami Twoja skrzynka, odpowiedzi wysyłane z Twojego adresu
Obsługa klientów Dane zamówień, zwrotów i reklamacji potrzebne do odpowiedzi Twoje narzędzia sprzedażowe i skrzynka
Dokumenty Dane z pism, ofert i faktur przygotowywanych według Twojego wzoru Twój folder albo program do faktur

Gabinety i dane o zdrowiu

Przy zapisach na wizyty sekretarka pyta tylko o to, co potrzebne do umówienia terminu. Dostęp do szczegółów leczenia i dokumentacji wymaga odpowiedniej podstawy oraz procedur placówki. Granice roli ustal przed rozpoczęciem pracy.

Kancelarie i tajemnica zawodowa

Sekretarka przyjmuje sprawę i umawia spotkanie, ale nie udziela porad i nie ocenia sprawy. Zakres informacji, które wolno przekazać dzwoniącemu, ustalasz z wybraną sekretarką.

Od rozpoczęcia do zakończenia pracy

Dostęp ma początek i koniec

Dostęp do narzędzi nadajesz wybranej sekretarce na czas wykonywania uzgodnionych zadań. Zmiana abonamentu platformy nie zastępuje zarządzania tymi uprawnieniami.

Zasady korzystania z platformy są w regulaminie. Przetwarzanie danych zgłoszenia, zapotrzebowania i konta opisuje polityka prywatności.

  1. 1

    Dobór

    W zapotrzebowaniu podaj kompetencje i zakres pracy. Nie dołączaj dokumentów klientów ani dostępów do swoich systemów.

  2. 2

    Ustalenia

    Z wybraną sekretarką uzgodnij poufność, podstawę dostępu do danych i odpowiedzialność za zadania.

  3. 3

    Praca

    Korzystaj z imiennych kont i aktualizuj uprawnienia, kiedy zmienia się zakres obowiązków.

  4. 4

    Zakończenie

    Odbierz dostępy, odbierz materiały i potwierdź przekazanie spraw zgodnie z ustaleniami i obowiązkami prawnymi.

Prawa osób

Gdy chcesz zapytać o swoje dane

Jeśli sprawa dotyczy danych w Twoim zgłoszeniu, zapotrzebowaniu lub koncie, napisz do Sekretarka.pl. Prawa przysługują w zakresie i na warunkach określonych w przepisach o ochronie danych.

  • Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii
  • Sprostowanie nieprawidłowych danych
  • Usunięcie danych
  • Ograniczenie przetwarzania
  • Przeniesienie danych
  • Sprzeciw wobec przetwarzania
  • Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Kontakt w sprawie danych

Pytania o dane na platformie, żądania dotyczące danych i zgłoszenia naruszeń kieruj na adres kontaktowy. Opisz sprawę bez przesyłania zbędnych danych innych osób.

kontakt@sekretarka.pl
Pytania

Poufność w pytaniach

Czy abonament daje dostęp do danych moich klientów?
Sam abonament platformy nie oznacza przekazania dokumentów ani skrzynki firmy. Zakres dostępu ustalasz z wybraną sekretarką przed rozpoczęciem pracy.
Jak ustalić zasady przetwarzania danych?
Ustal role stron, cel i zakres pracy. W zależności od formy współpracy potrzebne mogą być upoważnienia, zobowiązanie do poufności lub umowa powierzenia. Uwzględnij przepisy właściwe dla branży.
Czy muszę udostępniać własne konto?
Najlepiej nadać osobne konto albo uprawnienia delegowane w zakresie potrzebnym do zadań. Uzgodnij także zasady odebrania dostępu i przekazania spraw.
Kiedy profil kandydatki staje się publiczny?
Publikacja następuje po weryfikacji i zgodzie kandydatki. Samo zgłoszenie nie oznacza opublikowania profilu.
Gdzie zgłosić sprawę dotyczącą danych na platformie?
Napisz na kontakt@sekretarka.pl. Opisz, czy sprawa dotyczy zgłoszenia kandydatki, zapotrzebowania firmy czy konta. Nie dołączaj zbędnych danych klientów.

Więcej odpowiedzi znajdziesz w pytaniach i odpowiedziach.

Szukasz pracy jako sekretarka?

Zgłoś się

Znajdź sekretarkę do swojej firmy

Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiacie się bezpośrednio.

Wynajmij sekretarkę Zobacz cennik dla firm

Warunki pracy i wynagrodzenie ustalasz z wybraną sekretarką.