Wirtualna sekretarka online - jak działa zdalny sekretariat
Odbierany telefon i pilnowany kalendarz, bez etatu na recepcji. Zaznacz zadania, ustaw tryb pracy na zdalny i zobacz, jak wygląda taki zakres współpracy.
Cztery elementy zdalnego sekretariatu
Przekierowanie numeru
Numer firmowy trafia na wirtualną centralę albo bezpośrednio do specjalistki. Dzwoniący nie widzi różnicy.
Wspólny kalendarz
Terminy są umawiane w kalendarzu firmy, więc nikt nie prowadzi drugiego, równoległego grafiku.
Jedno miejsce na ustalenia
Wiadomości, notatki z rozmów i sprawy do oddzwonienia trafiają do jednego uzgodnionego miejsca, nie do prywatnej skrzynki.
Ustalone godziny
Zdalny sekretariat działa w konkretnych godzinach. To trzeba ustalić na starcie, bo od tego zależy cała wartość usługi.
Dla kogo to działa
- Gabinet i mała placówka usługowa, w której nikt nie może odebrać telefonu w trakcie wizyty
- Jednoosobowa działalność, która traci zapytania, bo telefon dzwoni w czasie pracy u klienta
- Firma z jednym biurem i zespołem w terenie
- Sezonowy wzrost liczby połączeń bez sensu zatrudniania na stałe
- Zastępstwo na czas urlopu osoby prowadzącej sekretariat
Czego nie obejmuje
Zdalny sekretariat nie zastąpi obecności. Nie przyjmie gościa, nie odbierze przesyłki i nie popracuje z dokumentami papierowymi. Jeżeli te sprawy są w Twojej firmie codziennością, potrzebujesz osoby na miejscu, czyli recepcjonistki albo asystentki biurowej.
Częsty i dobrze działający układ pośredni: osoba na miejscu obsługuje gości i dokumenty w wybrane dni, a telefon i kalendarz prowadzi zdalnie wirtualna asystentka administracyjna.
Dodaj profil w katalogu i bądź widoczna pod swoim miastem oraz specjalizacją. Bez prowizji od współpracy.
Załóż profilSekretariat online - pytania
To osoba, która obsługuje telefon i kalendarz firmy zdalnie: odbiera połączenia na przekierowaniu, umawia spotkania, przyjmuje wiadomości i przekazuje sprawy dalej. Firma ma odbierany telefon bez etatu na recepcji.
Numer firmowy jest przekierowany na wirtualną centralę albo bezpośrednio na numer specjalistki. Kalendarz i skrzynka są współdzielone, a ustalenia trafiają do jednego, uzgodnionego miejsca.
Nie w części fizycznej. Nie przyjmie gościa ani przesyłki. Zastępuje natomiast obsługę telefonu, kalendarza i pierwszego kontaktu, czyli tę część recepcji, która nie wymaga obecności.
Twój profil zawodowy pod Twoim miastem
Wypełniasz profil i płacisz kartą. Profil jest widoczny od razu po zapłacie.