Wirtualny office manager: office manager zdalnie dla kilku firm na stałym abonamencie
Zaznacz obszary biura, które prowadzisz zdalnie, i zobacz gotowy opis oferty dla firm, które nie mają nikogo od administracji. Bez konta i bez prowizji od zlecenia.
Kim jest wirtualny office manager
Wirtualny office manager prowadzi administrację firmy zdalnie i odpowiada za wynik całego obszaru, a nie za pojedyncze zadania. Pilnuje dostawców, umów, kosztów, obiegu dokumentów i wdrożenia nowych osób, zwykle dla kilku firm naraz, na stałym miesięcznym abonamencie.
Dla asystentki z kilkuletnim stażem to naturalny następny krok. Zamiast sprzedawać godziny, sprzedajesz spokój właściciela: on nie myśli o tym, kiedy kończy się umowa na internet, kto zamówi laptopa dla nowej osoby i czy faktura za sprzątanie zgadza się z umową. Taką usługę trudniej porównać z ofertą z giełdy, więc rzadziej konkuruje się nią ceną.
Dla byłej office managerki z etatu to sposób, żeby robić to samo co wcześniej, ale dla dwóch, trzech albo czterech firm, które pojedynczo nie utrzymałyby pełnego stanowiska.
- Odpowiada za obszar biura, a nie za listę zadań od właściciela.
- Pracuje zdalnie dla kilku firm, zwykle na stałym abonamencie za opisany zakres.
- Działa w ustalonym limicie wydatków, powyżej limitu przygotowuje decyzję do akceptacji.
- Na miejscu zostają przesyłki, klucze i drobne naprawy, które zleca innym.
- Dostaje imienne dostępy i podpisuje umowę powierzenia danych z art. 28 RODO.
- Profil w katalogu kosztuje 49 zł netto miesięcznie, bez prowizji od zlecenia.
Wirtualny office manager a wirtualna asystentka: kto co robi w biurze
| Obszar biura | Asystentka na godziny | Wirtualny office manager | Potrzebny dostęp |
|---|---|---|---|
| Dostawcy i umowy | Wysyła zapytania ofertowe, gdy ktoś ją o to poprosi | Prowadzi rejestr umów, pilnuje terminów wypowiedzenia i co rok porównuje oferty | Dysk z umowami, skrzynka biura |
| Zaopatrzenie i zamówienia | Zamawia to, co jest na liście | Ustala stany minimalne, wybiera dostawców i zamawia sama w ramach limitu | Konta u dostawców, limit wydatków bez akceptacji |
| Faktury kosztowe i płatności | Przekazuje faktury do księgowej | Sprawdza faktury z umową, przygotowuje przelewy do akceptacji, wyjaśnia rozbieżności | Program do fakturowania, przygotowanie przelewów w banku |
| Onboarding nowych osób | Wysyła mail powitalny według szablonu | Prowadzi listę kroków: sprzęt, konta, dostępy, dokumenty, pierwszy dzień | Panel administratora poczty, lista dostępów |
| Offboarding | Nie dotyczy | Odbiera sprzęt i dostępy w dniu odejścia, zamyka konta, archiwizuje skrzynkę | Panel administratora poczty i narzędzi |
| Kalendarz zarządu i wyjazdy | Umawia spotkania na prośbę | Planuje tydzień właściciela, rezerwuje podróże w polityce kosztów firmy | Delegowany kalendarz, konto w serwisie podróży |
| Sprzęt, licencje, abonamenty | Nie dotyczy | Prowadzi spis sprzętu i licencji, pilnuje odnowień, wypowiada nieużywane abonamenty | Rejestr sprzętu, konta administratora usług |
| Kontakt z biurem rachunkowym | Odsyła dokumenty, o które prosi księgowa | Dba, żeby komplet dokumentów za miesiąc był u księgowej przed jej terminem | Dysk z dokumentami, skrzynka biura |
Nie musisz brać wszystkich ośmiu wierszy. Oferta z trzema obszarami, które prowadzisz naprawdę dobrze, sprzedaje się łatwiej niż obietnica prowadzenia całego biura. Jeśli dziś pracujesz głównie na zadaniach zlecanych na godziny, pełny opis tego zakresu znajdziesz przy specjalizacji wirtualna asystentka administracyjna, a stacjonarne stanowisko w biurze firmy przy specjalizacji office manager.
Dla jakiej firmy opłaca się wirtualny office manager
Firma od kilku do kilkudziesięciu osób
Właściciel sam podpisuje umowy z dostawcami, zamawia sprzęt i pilnuje abonamentów. Etat office managera się nie broni, a zadania na godziny nie rozwiązują problemu, bo nadal ktoś musi pilnować całości.
Zespół pracujący w całości zdalnie
Nie ma biura, ale jest sprzęt do wysłania, konta do założenia, licencje do opłacenia i nowe osoby do wdrożenia. Office manager zdalnie pasuje tu idealnie, bo nikt i tak nie siedzi w jednym miejscu.
Firma z małym biurem hybrydowym
Kilka biurek, sala spotkań, sprzątanie, media i internet. Na miejscu wystarczy ktoś od kluczy i przesyłek, a cała reszta dzieje się w skrzynce i w umowach.
Polski oddział zagranicznej firmy
Centrala potrzebuje kogoś, kto zna polskich dostawców, polskie faktury i polskie biuro rachunkowe. Tu przydaje się też angielski albo niemiecki w zakresie oferty.
Jeśli obsługujesz oddziały firm z Niemiec, Austrii albo Wielkiej Brytanii, zawęź ofertę także po języku. Jak opisać taki zakres i jak rozliczyć usługę dla klienta z innego kraju, pokazujemy przy wirtualnej asystentce z niemieckim i wirtualnej asystentce z angielskim.
Jak rozlicza się wirtualny office manager
Najczęściej stałym miesięcznym abonamentem za opisany zakres, a nie stawką godzinową. Klient płaci za to, że obszar działa, więc w umowie zapisuje się listę obowiązków, czas reakcji, limit wydatków bez akceptacji i sposób raportowania.
Abonament ma jedną słabość: łatwo go rozciągnąć. Klient, który płaci co miesiąc tyle samo, szybko zaczyna dorzucać sprawy spoza zakresu. Dlatego lista obowiązków w umowie jest zamknięta, a wszystko poza nią, na przykład przeprowadzka biura, zmiana operatora telefonii dla całej firmy albo organizacja wyjazdu firmowego, wyceniasz osobno jako projekt.
Zanim zaproponujesz abonament, policz, ile godzin w miesiącu zajmuje Ci ten zakres u podobnego klienta, i dodaj zapas na miesiące z onboardingiem albo odnowieniem umów. Jak przeliczyć godziny na ryczałt i kiedy pakiet godzin jest lepszy niż stała kwota, rozpisaliśmy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.
- Zamknięta lista obszarów, za które odpowiadasz.
- Czas reakcji w dni robocze, na przykład do czterech godzin.
- Limit jednorazowego wydatku, który możesz zrobić bez akceptacji.
- Kto zatwierdza przelewy i w jakim terminie.
- Raport raz w miesiącu: co zrobione, co odnowione, co czeka na decyzję.
- Sposób wyceny prac spoza zakresu.
- Okres wypowiedzenia i lista dostępów do przekazania na koniec.
Czy office manager może pracować zdalnie
Tak, w większości zakresu. Dostawcy, umowy, faktury kosztowe, zamówienia, kalendarz zarządu, onboarding i porządek w dokumentach prowadzi się ze skrzynki, dysku i programu do fakturowania. Na miejscu zostaje kilka rzeczy fizycznych, które office manager zleca, a nie robi sam.
Papierowa korespondencja może trafiać do biura wirtualnego, które skanuje listy i wysyła je mailem tego samego dnia. Przesyłki odbiera recepcja budynku albo osoba z zespołu, a sprzęt dla nowych osób idzie kurierem prosto do domu. Drobne naprawy zamawiasz w lokalnym serwisie i pilnujesz terminu, tak jak każdą inną usługę.
Jeśli firma potrzebuje też kogoś, kto odbiera telefony i prowadzi recepcję w jej imieniu, to osobna usługa. Opisujemy ją przy obsłudze sekretariatu. Wiele office managerek łączy oba zakresy u jednego klienta, ale warto je wycenić oddzielnie.
- Zdalnie: dostawcy, umowy, odnowienia i wypowiedzenia.
- Zdalnie: faktury kosztowe i przelewy do akceptacji.
- Zdalnie: onboarding, konta i dostępy nowych osób.
- Zdalnie: spis sprzętu, licencji i abonamentów.
- Zlecasz na miejscu: odbiór przesyłek i poczty papierowej.
- Zlecasz na miejscu: klucze, sprzątanie, drobne naprawy.
Jak zostać wirtualnym office managerem, gdy dziś jesteś asystentką
Wybierz klienta, u którego już pilnujesz całości
Zwykle jest jeden taki klient, u którego sama przypominasz o odnowieniach i sama znajdujesz tańszego dostawcę. To jest Twój pierwszy przykład pracy office managera, nawet jeśli nikt go tak nie nazwał.
Opisz trzy obszary, nie trzydzieści zadań
Na przykład: dostawcy i umowy, faktury kosztowe, onboarding. Firma kupuje obszar, za który przestaje odpowiadać właściciel, a nie listę czynności.
Zaproponuj abonament obecnemu klientowi
Najłatwiej przejść na stałą kwotę u klienta, który zna Twoją pracę. Pokaż mu, ile godzin zajmował ten zakres przez ostatnie miesiące i co zyskuje przy stałej kwocie.
Opublikuj ofertę pod stałym adresem
Profil ze specjalizacją, trybem pracy zdalnie i trzema zdaniami o zakresie możesz wysłać każdej firmie, która zapyta, kim jesteś. Firma szukająca office managera zdalnie znajdzie go sama.
Gdzie wirtualny office manager znajdzie stałych klientów
Właściciel firmy nie szuka office managera na giełdzie zleceń, bo nie ma jednego zadania do opisania. Szuka go wtedy, gdy sam ma dość prowadzenia biura, i pyta znajomych, księgową albo wpisuje w wyszukiwarkę, kogo potrzebuje.
Najlepsze źródła to obecni klienci i ich znajomi, biura rachunkowe, które widzą, u kogo dokumenty przychodzą w chaosie, oraz LinkedIn, gdzie właściciele firm sami przeglądają profile. Jak ustawić nagłówek i sekcję usług pod takie zapytania, opisujemy we wpisie o wirtualnej asystentce na LinkedIn, a porównanie wszystkich kanałów przy zleceniach dla wirtualnej asystentki.
Każdy z tych kanałów kończy się tym samym pytaniem: gdzie mogę zobaczyć, co robisz. Stały profil z opisanym zakresem odpowiada na nie bez wysyłania CV i bez tłumaczenia, czym różnisz się od asystentki na godziny. Co w nim pokazać, gdy nie możesz ujawniać nazw klientów, opisujemy przy portfolio wirtualnej asystentki.
- Prowadzę zdalnie biuro firm od kilku do kilkudziesięciu osób: dostawców, umowy, faktury kosztowe i onboarding.
- Pracuję na stałym miesięcznym abonamencie, z raportem co miesiąc i limitem wydatków ustalonym z właścicielem.
- Odpowiadam w ciągu czterech godzin w dni robocze, bez prowizji pośredników.
Wirtualny office manager: pytania
Wirtualny office manager prowadzi administrację firmy zdalnie i odpowiada za wynik całego obszaru, a nie za pojedyncze zadania. Pilnuje dostawców, umów, kosztów biura, obiegu dokumentów i wdrożenia nowych osób. Pracuje zwykle dla kilku firm naraz, na stałym abonamencie, z ustalonym zakresem decyzji i budżetem, w którym może działać bez pytania właściciela.
Asystentka wykonuje zadania, które ktoś jej zleca, i rozlicza się zwykle z godzin. Office manager sam ustala, co trzeba zrobić w jego obszarze, pilnuje terminów i terminów odnowień, a właściciel dostaje raport i decyzje do akceptacji. Różnica leży w odpowiedzialności: asystentka zamyka zadanie, office manager zamyka temat.
Tak, w większości zakresu. Zdalnie prowadzi się dostawców, umowy, faktury kosztowe, zamówienia, kalendarz zarządu, onboarding i porządek w dokumentach. Na miejscu zostaje odbiór przesyłek, klucze, drobne naprawy i obecność przy dostawach. Te rzeczy przejmuje biuro wirtualne ze skanowaniem korespondencji, kurier albo lokalny serwis, a office manager tylko je zleca.
Najczęściej dla firmy, która ma od kilku do kilkudziesięciu osób i nie ma nikogo, kto prowadzi biuro, więc robi to właściciel po godzinach. Pełny etat office managera się tam nie broni, a pojedyncze zadania na godziny nie rozwiązują problemu, bo ktoś nadal musi pilnować całości. Dotyczy to też zespołów pracujących w całości zdalnie.
Najczęściej stałym miesięcznym abonamentem za opisany zakres, a nie stawką godzinową. Klient płaci za to, że obszar działa, więc w umowie zapisuje się listę obowiązków, czas reakcji, limit wydatków bez akceptacji i sposób raportowania. Prace spoza zakresu, na przykład przeprowadzka biura, wycenia się osobno jako projekt.
Tylko takie, jakich wymaga zakres, i zawsze imienne. Zwykle to delegowany dostęp do skrzynki i kalendarza, konto w programie do fakturowania, dostęp do dysku z umowami i uprawnienie do przygotowania przelewów, które zatwierdza właściciel. Samodzielne zlecanie płatności z konta firmy to wyjątek, który zapisuje się w umowie razem z limitem kwoty.
Tak, jeśli ma dostęp do danych osobowych pracowników, klientów albo kontrahentów firmy, a przy prowadzeniu biura ma go prawie zawsze. Firma jako administrator podpisuje z nim umowę powierzenia przetwarzania z art. 28 RODO. Wiele firm ma gotowy wzór, a jeśli go nie ma, przygotowuje go prawnik klienta.
Profil kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a plan z wyróżnieniem 149 zł netto miesięcznie. W profilu wybierasz specjalizację, miasto i tryb pracy zdalnie, a firma kontaktuje się z Tobą bezpośrednio. Żaden plan nie pobiera prowizji od zlecenia, więc cały abonament od klienta zostaje u Ciebie.
Opublikuj ofertę office managera zdalnie
Profil zostaje pod wybraną specjalizacją, miastem i trybem pracy zdalnie, a firma kontaktuje się z Tobą bezpośrednio. Bez prowizji od zlecenia.
Zobacz dalej
Office manager
Stanowisko w biurze firmy: budżet, dostawcy, onboarding.
Wirtualna asystentka administracyjna
Zadania biura zlecane zdalnie na godziny.
Stawka godzinowa
Jak policzyć stawkę, pakiet godzin i ryczałt.
Cennik profilu w katalogu
Profil, Wyróżnienie i plan dla biur, bez prowizji od zlecenia.