Dokumenty i organizacja
Przyjmowanie gości i klientów, obsługa rejestru wejść
Zawód i dobór kandydatek
Recepcjonistka i jej zakres obowiązków oraz wymagania
Recepcjonistka jest pierwszym kontaktem z firmą: przyjmuje gości, obsługuje telefon, koordynuje ruch w budynku. To stanowisko frontowe, mocno zależne od branży. Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę zdalną albo do biura. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz i umawiasz się bezpośrednio.
- Abonament Dobór 1 490 zł netto / mies. + 23% VAT
- Warunki pracy ustalasz bezpośrednio
Zawód
Czym zajmuje się recepcjonistka
Recepcjonistka odpowiada za wszystko, co dzieje się przy wejściu: gości, telefon, przesyłki, salę spotkań, informację. W biurowcu obsługuje kilka firm naraz, w hotelu prowadzi doby hotelowe i rozliczenia, w gabinecie łączy recepcję z rejestracją pacjenta.
To jedno z niewielu stanowisk administracyjnych, którego naprawdę nie da się przenieść zdalnie. Wymaga obecności, godzin i zmian, a jego jakość widać natychmiast, bo pierwsze wrażenie o firmie robi właśnie ta osoba.
Zakres obowiązków zależy tu od branży bardziej niż w jakimkolwiek innym zawodzie biurowym. Dlatego warto najpierw spisać, co dzieje się przy tej recepcji, a dopiero potem zdecydować, co wymaga osoby na miejscu, a co można prowadzić telefonicznie.
Zakres obowiązków
Co realnie robi recepcjonistka
Pełny zakres stanowiska, niezależnie od tego, czy pracuje ktoś na miejscu, czy część zadań prowadzi się zdalnie.
Obowiązki
- 01 Przyjmowanie gości i klientów, obsługa rejestru wejść
- 02 Obsługa centrali telefonicznej i przekierowywanie rozmów
- 03 Przyjmowanie i wydawanie przesyłek, obsługa kurierów
- 04 Rezerwacja i przygotowanie sal spotkań
- 05 Prowadzenie informacji o firmie i kierowanie spraw do właściwych osób
- 06 Zamawianie materiałów biurowych i zgłaszanie usterek
- 07 Obsługa systemu kontroli dostępu i wydawanie kart gościa
- 08 Wsparcie administracyjne zespołu w godzinach pracy recepcji
Wymagania
- Kultura kontaktu i spokój przy trudnym rozmówcy
- Sprawna obsługa telefonu i poczty równolegle z obsługą gościa
- Punktualność i gotowość do pracy zmianowej, jeśli recepcja pracuje dłużej
- Język obcy w kontakcie z klientem tam, gdzie firma obsługuje zagranicę
- Dbałość o poufność tego, co słychać przy recepcji
Narzędzia
Centrala telefoniczna
System rezerwacji sal
Rejestr gości
Kontrola dostępu
Poczta firmowa
System zgłoszeń
Sekretarka do tej roli
Recepcjonistka zdalnie albo w biurze
Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę do tego zakresu pracy. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiasz się bezpośrednio na pracę zdalną albo w biurze.
Terminy i obieg spraw
Obsługa centrali telefonicznej i przekierowywanie rozmów
Wymagania roli
Kultura kontaktu i spokój przy trudnym rozmówcy
Co wymaga osobnych ustaleń
Podziel zadania według miejsca pracy i wymaganych uprawnień.
- Obsługa gości, przesyłek i papierowego archiwum wymaga obecności w biurze
- Czynności wymagające uprawnień zleć osobie, która je posiada
- Decyzje finansowe i zakres pełnomocnictw ustal przed rozpoczęciem współpracy
Wymogi branży
- Spisany zakres zadań i odpowiedzialności
- Uprawnienia do narzędzi ograniczone do potrzeb pracy
- Poufność oraz zasady przetwarzania danych ustalone odpowiednio do roli stron
- Dostępność i sposób przekazywania spraw uzgodnione z kandydatką
Abonament dla firm
Wsparcie doboru kandydatek
Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki ustalasz z nią osobno.
Pakiet Dobór
1 490
zł netto / mies.
- Wszystko z pakietu Rekrutacja
- Dobieramy 3 kandydatki do każdego zapotrzebowania w 5 dni roboczych
- Rozmowa wstępna i sprawdzenie referencji przez nas
- Zastępstwo przy nieobecności
- Kontakt z kandydatkami bez limitu
Dlaczego ten pakiet
Abonament platformy dotyczy wsparcia rekrutacji. Porównaj jego zakres w cenniku dla firm. Wynagrodzenie i czas pracy sekretarki ustalacie bezpośrednio.
- Faktura VAT za każdy okres rozliczeniowy
- Bez umowy terminowej
- Rezygnacja z końcem opłaconego okresu
Zgłoś zapotrzebowanie przez Wynajmij sekretarkę oraz jak działa dobór kandydatek.
Pytania i odpowiedzi
Recepcjonistka w najczęstszych pytaniach
Czy recepcjonistka i sekretarka to to samo?
Nie. Recepcjonistka obsługuje wejście i pierwszy kontakt. Sekretarka obsługuje procesy biurowe: korespondencję, dokumenty, kalendarz przełożonego. W małej firmie te role bywają połączone, ale zakres odpowiedzialności jest inny.
Czy da się pracować na recepcji zdalnie?
Nie w klasycznym rozumieniu. Zdalnie działa natomiast obsługa telefonu i kalendarza, czyli wirtualny sekretariat. To osobna usługa: zdalna recepcja telefoniczna dla firm, którą opisujemy na osobnej stronie.
Jakie godziny pracy ma recepcja?
Najczęściej pokrywa godziny otwarcia firmy, często w dwóch zmianach. W hotelach i placówkach medycznych bywa dłuższa niż standardowe osiem godzin, dlatego stanowisko obsadza się parami.
Jak znaleźć sekretarkę do tej roli?
Opisz obowiązki, wymagane kompetencje, miasto i tryb pracy w formularzu zapotrzebowania. Dobieramy kandydatki, a Ty wybierasz i ustalasz warunki bezpośrednio.
Czy rola może być zdalna albo stacjonarna?
Tak. Zaznacz, które zadania wymagają obecności w biurze. Dopasowanie zależy od wymagań i dostępności kandydatek.
Czy abonament jest wynagrodzeniem sekretarki?
Nie. Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki, wymiar pracy i formę współpracy uzgadniacie osobno.
Inne branże
Sekretarka dla innych branż
Sprawdź obowiązki sąsiednich stanowisk i wskaż kompetencje potrzebne w Twojej firmie.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Zakres i obsługa zdalnaOffice manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Zakres i obsługa zdalnaWirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury i kontakt z klientem, w stałym abonamencie.
Zakres i obsługa zdalnaSzukasz pracy jako sekretarka?
Zgłoś sięZnajdź sekretarkę do swojej firmy
Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiacie się bezpośrednio.