Wirtualna asystentka e-commerce: obsługa sklepu internetowego zdalnie
Zaznacz, co obsługujesz w sklepie, i zobacz gotowy opis swojej oferty dla właścicieli sklepów. Bez konta i bez prowizji od zlecenia.
Co robi wirtualna asystentka e-commerce
Wirtualna asystentka e-commerce obsługuje zdalnie sklep internetowy od strony klienta i administracji: odpowiada na wiadomości, pilnuje zamówień, zwrotów i reklamacji, aktualizuje produkty, ceny i oferty na marketplace oraz wystawia faktury. Nie pakuje i nie nadaje paczek. Rozlicza się godzinowo, pakietem godzin albo ryczałtem za ustalony zakres.
- Sklep internetowy to w dużej części administracja, więc doświadczenie biurowe przenosi się tu wprost.
- Najlepiej sprzedaje się zakres opisany platformami, a nie ogólne "wsparcie e-commerce".
- Poza pracą zdalną zostaje tylko logistyka fizyczna: magazyn i pakowanie.
- Profil w katalogu kosztuje 49 zł netto miesięcznie, bez prowizji od zlecenia.
prowizji od zlecenia, w każdym planie
netto miesięcznie za profil w katalogu
zadań z tabeli poniżej da się prowadzić zdalnie
miast z własną stroną w katalogu
Obsługa sklepu internetowego: sześć obszarów, które przejmuje asystentka
Właściciel małego sklepu zwykle robi to wszystko sam, wieczorami. Każdy z tych obszarów da się opisać osobno i sprzedać osobno.
Obsługa klienta
Odpowiedzi na maile, czat i wiadomości z marketplace: dostępność produktu, termin dostawy, zmiana adresu, pytanie o rozmiar. To zadanie, które najbardziej zjada czas właściciela, bo przychodzi przez cały dzień, a klient czeka na odpowiedź w godzinach, nie w dniach.
Zamówienia i wysyłki
Sprawdzanie płatności, zmiana statusów, kontakt z kurierem przy zagubionej paczce, informowanie klienta o opóźnieniu, zanim sam zapyta. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to osobny etat, rozbity na krótkie przerwy.
Zwroty i reklamacje
Przyjęcie zgłoszenia, pilnowanie ustawowych terminów odpowiedzi, kontakt z klientem i przekazanie decyzji do właściciela. Sam towar ogląda ktoś na miejscu, cała reszta procesu toczy się w skrzynce i w panelu.
Produkty i oferty
Dodawanie nowych produktów, opisy, parametry, zdjęcia z dysku, poprawianie błędów w kartach, przenoszenie ofert między sklepem a marketplace. Praca powtarzalna, w której liczy się dokładność, a nie kreatywność.
Ceny, stany i promocje
Wprowadzanie zmian cen, ustawianie promocji na konkretne daty, pilnowanie, żeby produkt bez stanu nie wisiał jako dostępny. Dane o stanie przychodzą z magazynu, a asystentka pilnuje, żeby sklep mówił prawdę.
Faktury i dokumenty
Wystawianie faktur i korekt, zbieranie dokumentów od dostawców, comiesięczne przekazanie kompletu do biura rachunkowego. To obszar, z którym przychodzi większość asystentek po pracy biurowej, i w którym są najpewniejsze od pierwszego dnia.
Jakie zadania w e-commerce można zlecić wirtualnej asystentce
Zestawienie pokazuje także to, czego zdalnie zrobić się nie da. Taka tabela w ofercie oszczędza obu stronom rozmowy, która kończy się rozczarowaniem.
| Zadanie | Zdalnie | Gdzie się to robi | Czego potrzebuje asystentka |
|---|---|---|---|
| Wiadomości od klientów: mail, czat, komunikatory | Tak, w całości | Skrzynka sklepu, czat na stronie, wiadomości z marketplace | Szablony odpowiedzi i jasne granice decyzji, np. do jakiej kwoty rabatu |
| Statusy zamówień i kontakt z kurierem | Tak | Panel sklepu, panel przewoźnika | Dostęp do panelu i numer umowy z przewoźnikiem |
| Zwroty i reklamacje | Tak, poza oględzinami towaru | Panel sklepu, formularz zwrotu, skrzynka | Procedura: kto ogląda towar i kto zatwierdza zwrot pieniędzy |
| Dodawanie i edycja produktów, opisy, zdjęcia z dysku | Tak | Panel sklepu, arkusz produktów, dysk współdzielony | Materiały od właściciela lub producenta |
| Ceny, stany magazynowe, promocje | Tak, na danych z magazynu | Panel sklepu, arkusz, integracja z magazynem | Aktualny stan od osoby, która fizycznie widzi towar |
| Oferty i pytania kupujących na marketplace | Tak | Panel marketplace, narzędzie do wystawiania ofert | Dostęp nadany zgodnie z regulaminem serwisu |
| Faktury, korekty, dokumenty do księgowej | Tak | Program do fakturowania, dysk, skrzynka biura rachunkowego | Uzgodniony termin przekazania dokumentów |
| Kompletowanie, pakowanie i nadawanie paczek | Nie | Magazyn | Osoba na miejscu albo firma fulfillmentowa |
Ostatnia kolumna jest ważniejsza, niż wygląda. Współprace w e-commerce rzadko rozpadają się przez brak umiejętności. Rozpadają się przez brak ustaleń: kto zatwierdza zwrot pieniędzy, do jakiej kwoty można dać rabat bez pytania, skąd brać aktualny stan magazynu. Jeżeli wpiszesz te warunki do swojej oferty, sklep widzi, że wiesz, jak to działa, zanim zadzwoni.
Jak opisać ofertę wirtualnej asystentki e-commerce, żeby sklep odpisał
Właściciel sklepu nie szuka "wsparcia w e-commerce". Szuka kogoś, kto od jutra odpowie klientom na pytania o wysyłkę i ogarnie zwroty z ostatniego tygodnia. Opis oferty, który wymienia te zadania wprost, wygrywa z opisem pełnym ogólników, nawet jeśli ten drugi jest ładniej napisany.
Druga rzecz to nazwy platform. Sklep działa na konkretnym oprogramowaniu, sprzedaje w konkretnych serwisach i wysyła konkretnym przewoźnikiem. Kiedy w Twoim opisie pojawiają się te same nazwy, właściciel nie musi pytać, czy znasz jego panel. Wymieniaj wyłącznie te, w których faktycznie pracowałaś, bo pierwsze zadanie próbne szybko to zweryfikuje.
Trzecia to forma rozliczenia. Sklepy mają sezonowość: listopad i grudzień wyglądają inaczej niż luty. Pakiet godzin z możliwością dokupienia na szczyt sezonu jest dla nich czytelniejszy niż sztywny ryczałt. Jak policzyć swoją stawkę, rozpisujemy we wpisie o tym, ile wynosi stawka godzinowa wirtualnej asystentki.
- Obszary: obsługa klienta, zwroty i reklamacje, produkty i oferty.
- Platformy, w których pracowałaś: nazwa oprogramowania sklepu i marketplace.
- Dostępność: liczba godzin tygodniowo i czas odpowiedzi na wiadomość.
- Rozliczenie: pakiet godzin miesięcznie z dokupieniem w sezonie.
- Czego nie robisz: magazyn, pakowanie, nadawanie paczek.
Gdzie wirtualna asystentka e-commerce znajduje sklepy
Trzy drogi, które realnie przynoszą pierwsze sklepy. Każda ma swój koszt, a tylko jedna działa, gdy nie jesteś akurat aktywna.
Ogłoszenia i giełdy zleceń
Sklepy wystawiają tam konkretne zlecenia, na przykład obsługę zwrotów po sezonie albo dodanie kilkuset produktów. Dobre na start, ale każdą ofertę piszesz od zera, a konkurujesz głównie ceną. Kanały porównujemy we wpisie o tym, czy wybrać OLX czy Useme.
Grupy sprzedawców i polecenia
Właściciele sklepów pytają się nawzajem, kogo polecić do obsługi klienta. Jedno dobre zlecenie potrafi przynieść dwa kolejne, tyle że ta droga zależy od tego, czy ktoś akurat zapyta, i nie da się jej przyspieszyć.
Profil pod stałym adresem
Opis Twojej oferty, który klient znajduje sam, szukając asystentki w wyszukiwarce, na stronie miasta albo specjalizacji. Nie wygasa jak ogłoszenie i nie wymaga pisania ofert do każdego zlecenia. Kosztuje 49 zł netto miesięcznie, bez prowizji.
Wszystkie cztery sposoby dotarcia do klienta, wraz z czasem, jaki pochłaniają, zestawiliśmy na stronie o zleceniach dla wirtualnej asystentki. Sklepy sprzedające za granicę dokładają do tego obsługę w języku kupującego, najczęściej niemieckim: zakres takiej pracy i wymagany poziom języka zestawiamy na stronie o wirtualnej asystentce z niemieckim.
Jak zostać wirtualną asystentką e-commerce w cztery kroki
Pierwszy krok wykonujesz w narzędziu na górze tej strony i nie potrzebujesz do tego konta.
Wybierz dwa lub trzy obszary
Obsługa klienta i zwroty to najczęstszy początek, bo opierają się na komunikacji i procedurze. Produkty i faktury dołożysz, kiedy poznasz pierwszy panel sklepu.
Opisz zakres i platformy
Do każdego obszaru dopisz narzędzia, w których pracowałaś, dostępność w godzinach i to, czego nie robisz. Narzędzie na górze strony składa z zaznaczeń gotowy zakres obowiązków.
Opublikuj pod stałym adresem
Profil trafia na stronę miasta i specjalizacji. Portfolio, które sklep może sprawdzić bez rozmowy, rozpisujemy na stronie o portfolio wirtualnej asystentki.
Zacznij od zadania próbnego
Tydzień obsługi skrzynki albo dodanie pięćdziesięciu produktów pokazuje sklepowi więcej niż rozmowa. Ustal na piśmie zakres i to, co się dzieje po okresie próbnym.
Prowadzisz sklep i szukasz asystentki?
Zanim zaczniesz szukać, spisz, ile czasu tygodniowo zajmuje Ci każdy z sześciu obszarów opisanych wyżej. To zwykle rozstrzyga, czy potrzebujesz kilku godzin w tygodniu, czy pakietu na pół etatu, i od razu daje zakres, który wkleisz do ogłoszenia albo wyślesz asystentce.
W narzędziu na górze strony przełącz zakładkę na "Szukam specjalistki", zaznacz zadania i dostaniesz gotowy zakres obowiązków. Profile asystentek pracujących zdalnie przejrzysz w specjalizacji wirtualna asystentka administracyjna, a to, jak wygląda współpraca na godziny i ile kosztuje po stronie firmy, opisuje strona o wirtualnej asystentce dla firmy. Przeglądanie profili i kontakt są dla pracodawcy bezpłatne.
- Osobne dostępy do panelu sklepu i marketplace, nie Twoje hasło.
- Szablony odpowiedzi na pięć najczęstszych pytań klientów.
- Granice decyzji: rabat, zwrot pieniędzy, wysyłka na koszt sklepu.
- Kto na miejscu ogląda zwrócony towar i w jakim terminie.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych klientów sklepu.
Wirtualna asystentka e-commerce: pytania
Wirtualna asystentka w sklepie internetowym prowadzi to, co dzieje się między złożeniem zamówienia a zadowolonym klientem: odpowiada na wiadomości, pilnuje statusów zamówień, obsługuje zwroty i reklamacje, aktualizuje karty produktów, wystawia faktury i przekazuje dokumenty do księgowej. Wszystko zdalnie, na dostępach nadanych przez właściciela sklepu.
Zdalnie da się zlecić obsługę klienta, zamówień, zwrotów i reklamacji, edycję i dodawanie produktów, pilnowanie cen i stanów, obsługę ofert na marketplace, fakturowanie oraz kontakt z dostawcami i firmą kurierską. Poza zasięgiem zostaje wszystko, co wymaga rąk w magazynie: kompletowanie, pakowanie i nadawanie paczek.
Koszt zależy od liczby zamówień i kanałów sprzedaży, a nie od samej branży, dlatego stawkę ustala się bezpośrednio z asystentką. Najczęściej spotykane formy to rozliczenie godzinowe, miesięczny pakiet godzin i ryczałt za określony zakres. W katalogu pracodawca nie płaci nic za przeglądanie profili ani za kontakt.
Najkrócej: wybierz dwa lub trzy obszary obsługi sklepu, które umiesz poprowadzić od razu, opisz je z nazwami platform i narzędzi, w których pracujesz, i opublikuj ten opis pod stałym adresem. Doświadczenie z obsługi klienta, biura albo sprzedaży jest tu w pełni przydatne, bo sklep internetowy to w dużej części administracja.
Tak, o ile właściciel konta nada jej dostęp w sposób dopuszczony przez zasady serwisu i nie przekazuje własnego hasła. Asystentka zwykle odpowiada na pytania kupujących, pilnuje wysyłek i ocen, obsługuje zwroty i aktualizuje oferty. Zasady nadawania dostępu sprawdza się w regulaminie danego marketplace, bo różnią się między serwisami.
W przeważającej części tak. Panel sklepu, skrzynka, czat, marketplace, system do faktur i komunikacja z kurierem działają w przeglądarce. Wyjątkiem jest logistyka fizyczna, czyli magazyn i pakowanie, oraz sklepy bez uporządkowanych dostępów, w których część wiedzy siedzi wyłącznie w głowie właściciela.
Profil kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a plan z wyróżnieniem 149 zł netto miesięcznie. W żadnym planie nie ma prowizji od zlecenia, więc stawkę ustalasz bezpośrednio ze sklepem i zostaje ona w całości u Ciebie. Pełny zakres planów stoi w cenniku.
Opublikuj ofertę obsługi sklepu pod stałym adresem
Profil zostaje pod Twoim miastem i Twoją specjalizacją, a sklep kontaktuje się z Tobą bezpośrednio. Bez prowizji i bez okresu wypowiedzenia.
Zobacz dalej
Wirtualna asystentka portfolio
Co musi zawierać opis Twojej oferty i gdzie go umieścić, żeby klient znalazł go sam.
Zlecenia dla wirtualnej asystentki
Cztery drogi do zlecenia zestawione kosztem i czasem, jaki naprawdę pochłaniają.
Cennik profilu w katalogu
Profil, Wyróżnienie i plan dla biur: wszystkie ceny, bez prowizji od zlecenia.