Wirtualna asystentka - co to jest i jak działa katalog
Wirtualna asystentka to osoba, która prowadzi administrację firmy zdalnie i rozlicza się z godzin albo z zakresu. Katalog łączy ją z firmą, która wie już, kogo szuka. Poniżej obie ścieżki, krok po kroku.
Szukasz specjalistki
-
1
Zaznacz zadania
Telefony, kalendarz, faktury, korespondencja, recepcja, dokumentacja medyczna, kadry, zamówienia, język obcy. Zaznaczasz to, co faktycznie ma robić ta osoba.
-
2
Wybierz miasto i tryb
Miasto, tryb pracy i wymiar zmieniają wynik. Sekretariat stacjonarny i wsparcie zdalne na godziny to dwa różne stanowiska, mimo tej samej listy zadań.
-
3
Odbierz dokument
Nazwa stanowiska, zakres obowiązków, kompetencje i narzędzia, pięć pytań na rozmowę i gotowy tekst ogłoszenia do skopiowania. Plus linki do właściwej specjalizacji i miasta w katalogu.
Jesteś specjalistką
-
1
Opisz, co obsługujesz
Zaznacz swoje zadania, miasto, tryb pracy i lata doświadczenia. To ten sam zestaw pól, którego używa pracodawca, więc od razu mówicie tym samym językiem.
-
2
Zobacz podgląd profilu
Dostajesz kartę profilu w docelowym szablonie katalogu: opis zawodowy, specjalizacje, zakres obowiązków, narzędzia i miejsce na dane kontaktowe.
-
3
Zapisz profil
Zostaw adres e-mail i potwierdź go kodem. Napiszemy z linkiem do uzupełnienia profilu i listą rzeczy, które warto przygotować.
Sześć sytuacji, w których to działa
Ta sama lista zadań w innej organizacji oznacza inne stanowisko. Poniżej najczęstsze przypadki z rynku.
Kancelaria prawna
Obieg pism, terminy sądowe, akta spraw i kontakt z klientem. Tu liczy się data wpływu, a nie ogólna sprawność biurowa.
ZobaczPrzychodnia
Dokumentacja medyczna, rejestracja i rozliczenia z płatnikiem. Dochodzi odpowiedzialność za dane o zdrowiu.
ZobaczJednoosobowa firma usługowa
Kilka godzin w tygodniu na telefony, faktury i kalendarz. Etat się nie broni, wsparcie zdalne tak.
ZobaczFirma trzydziestoosobowa
Biuro, zaopatrzenie, dostawcy i wdrożenie nowych osób. To już rola z własnym budżetem.
ZobaczSzkoła lub przedszkole
Rekrutacja uczniów, dokumentacja przebiegu nauczania i kontakt z rodzicami, w rytmie roku szkolnego.
ZobaczPowrót na rynek pracy
Profil zamiast rozsyłania CV. Trwała wizytówka pod swoim miastem i swoją specjalizacją.
ZobaczKtóre stanowisko opisujesz
Zanim wybierzesz nazwę do ogłoszenia, sprawdź, za co realnie ma odpowiadać ta osoba.
| Stanowisko | Za co odpowiada | Trzon zadań | Komu podlega | Co je wyróżnia |
|---|---|---|---|---|
| Sekretarka | Sekretariat i obieg formalny | Korespondencja, dokumenty, telefon, kalendarz | Dyrekcja lub biuro | Utrzymuje ustalony obieg spraw |
| Asystentka biurowa | Wsparcie całego zespołu | Dokumenty, zamówienia, kalendarze, zestawienia | Zespół lub kierownik | Najszerszy i najmniej doprecyzowany zakres |
| Office manager | Biuro jako zasób | Budżet, dostawcy, umowy, onboarding | Zarząd lub kadry | Podejmuje decyzje zakupowe |
| Asystentka zarządu | Osoby decyzyjne | Kalendarz zarządu, materiały, protokoły, poufność | Zarząd | Filtruje sprawy i ustala priorytety |
| Recepcjonistka | Wejście i pierwszy kontakt | Goście, telefon, przesyłki, sale | Biuro lub obiekt | Jedyne stanowisko wyłącznie stacjonarne |
Jak to działa - pytania
Nie. Narzędzie działa bez konta i bez karty. Konto jest potrzebne dopiero specjalistce, która chce mieć własny profil w katalogu.
Z zaznaczonych zadań, trybu pracy i wymiaru. Dopasowanie nazwy stanowiska jest deterministyczne, więc te same zadania zawsze prowadzą do tego samego wyniku i do tej samej strony w katalogu.
Tak, po to powstał. Tekst ogłoszenia kopiujesz jednym kliknięciem, a zakres obowiązków możesz wkleić do dokumentów wewnętrznych.
Twój profil zawodowy pod Twoim miastem
Wypełniasz profil i płacisz kartą. Narzędzie i katalog pozostają bezpłatne dla pracodawcy.