Telefony i maile od klientów, pytania o zamówienia, zwroty i terminy prowadzi stała osoba z zastępcą, w imieniu Twojej firmy. Opisz firmę, a plan z wyceną zobaczysz od razu.
W skrócie
Outsourcing obsługi klienta dla małej firmy to oddanie telefonów i maili od klientów zewnętrznej osobie, która odpowiada w imieniu Twojej firmy według Twoich zasad. Call center liczą zwykle 25 do 50 zł za godzinę albo 5 do 15 zł za zgłoszenie i są budowane pod duży wolumen. W abonamencie Sekretarka.pl klientów prowadzi stała osoba z zastępcą: telefony od 690 zł netto, a telefony, skrzynka i obsługa klientów razem w pakiecie Biuro za 1 490 zł netto miesięcznie.
W małej firmie obsługa klienta zwykle nie ma właściciela. Telefon dzwoni, gdy pakujesz zamówienia albo siedzisz u klienta, maile z pytaniem o przesyłkę czekają do wieczora, a zwrot sprzed tygodnia wraca dopiero jako zła opinia. Każda z tych spraw to kilka minut, ale ich suma zabiera właścicielowi dwie, trzy godziny dziennie.
Duże firmy oddają to call center. Mała firma zwykle tam nie pasuje, bo ma kilkanaście spraw dziennie, a nie kilka tysięcy miesięcznie, i potrzebuje kogoś, kto zna jej ofertę, a nie odczytuje skrypt. Dlatego u nas klientów prowadzi jedna stała osoba, która po tygodniu wie, jak nazywają się Twoje produkty, ile trwa realizacja i co zwykle psuje się w dostawie.
Sprawy rutynowe zamykamy sami: podajemy numer przesyłki, potwierdzamy termin, wysyłamy instrukcję zwrotu, odpowiadamy na pytanie o rozmiar albo dostępność. Odpowiedzi bierzemy z Twojego cennika, regulaminu i notatki, którą spisujemy razem przy starcie.
To, czego nie wolno nam rozstrzygnąć, na przykład uznanie reklamacji czy rabat poza cennikiem, trafia do Ciebie jako jedna wiadomość z opisem, zdjęciami od klienta i proponowaną odpowiedzią. Odpisujesz jednym zdaniem, my kończymy rozmowę z klientem.
Osiem rodzajów spraw, które małe firmy oddają najczęściej. Przy każdej widać, co robimy sami i skąd bierzemy odpowiedź.
| Sprawa klienta | Co robimy | Co zostaje u Ciebie | Skąd bierzemy odpowiedź |
|---|---|---|---|
| Pytanie o ofertę i cenę | Odpowiadamy przez telefon i mailem, wysyłamy cennik albo link do produktu | Wyceny niestandardowe | Twój cennik i opis oferty |
| Status zamówienia i przesyłki | Sprawdzamy w panelu sklepu, podajemy numer i przewidywany termin | Nic, sprawa zamknięta | Panel sklepu, imienne konto |
| Termin realizacji i dostępność | Potwierdzamy termin, zapisujemy na listę, przypominamy klientowi | Zmiana terminów produkcji | Kalendarz, notatka startowa |
| Zwrot w terminie ustawowym | Przyjmujemy zgłoszenie, wysyłamy instrukcję i formularz, pilnujemy terminu | Zatwierdzenie zwrotu pieniędzy | Twój regulamin sklepu |
| Reklamacja | Zbieramy opis, zdjęcia i dowód zakupu, przygotowujemy odpowiedź | Uznanie albo odrzucenie | Regulamin i Twoja decyzja |
| Umówienie wizyty lub usługi | Zapisujemy, przekładamy i odwołujemy, wysyłamy przypomnienie | Grafik i dostępność | Twój kalendarz lub system rezerwacji |
| Faktura i dane do faktury | Przyjmujemy dane, przekazujemy do wystawienia, odsyłamy dokument | Korekty faktur | Program do faktur |
| Skarga lub trudna rozmowa | Wysłuchujemy, notujemy, oddzwaniamy w ustalonym terminie | Decyzja o rekompensacie | Twoje wytyczne na takie sytuacje |
Jeśli w Twojej firmie klienci przede wszystkim dzwonią, a maili jest mało, wystarczy recepcja telefoniczna dla firm w pakiecie Start. Gdy telefon i skrzynka są równie ważne, zobacz obsługę telefoniczną i mailową.
Ceny netto. Dane rynku z publicznych źródeł, sprawdzone w październiku 2026.
| Model | Cena rynku | Dla jakiej skali | Kto odpowiada klientowi | Co przy urlopie |
|---|---|---|---|---|
| Abonament Sekretarka.pl | 690 zł telefony, 1 490 zł z obsługą klientów | Od kilku do kilkudziesięciu spraw dziennie | Stała osoba, która zna ofertę | Zastępca na tych samych notatkach |
| Call center (BPO) | 25 do 50 zł za godzinę albo 5 do 15 zł za zgłoszenie | Tysiące kontaktów miesięcznie | Konsultant z zespołu, według skryptu | Zastępowalność w zespole |
| Freelancerka | 40 do 80 zł za godzinę, średnio 60 zł | Kilka godzin w tygodniu | Jedna osoba | Przerwa w obsłudze |
| Pracownik na etat | około 5 790 zł kosztu firmy przy płacy minimalnej | Kilka tysięcy zapytań miesięcznie | Twój pracownik | 20 lub 26 dni urlopu, L4 bez zastępstwa |
Źródło stawek rynkowych: zestawienie kosztów obsługi klienta w e-commerce na imker.pl z kwietnia 2026. Według tego samego zestawienia własny etat zaczyna się opłacać przy około 3 000 do 5 000 zapytań miesięcznie. Koszt pracownika liczymy od płacy minimalnej 4 806 zł brutto obowiązującej w 2026 roku.
Uczciwie: call center wygrywa, gdy potrzebujesz obsługi całą dobę, kampanii telefonicznych do klientów albo zespołu na kilkanaście stanowisk. My nie dzwonimy sprzedażowo i nie pracujemy w nocy. Wygrywamy tam, gdzie liczy się znajomość firmy, a spraw jest za mało, żeby call center w ogóle przyjęło zlecenie. Pełny rachunek etatu ze składkami i urlopem jest we wpisie ile kosztuje sekretarka w firmie.
Obsługa klienta to wizytówka firmy. Dlatego ton, granice i dostęp ustalamy przed pierwszą rozmową, nie po pierwszej skardze.
Odbieramy z nazwą Twojej firmy, odpisujemy z Twojej skrzynki. Ty decydujesz, czy mówimy na Ty, czy na Pan i Pani.
Spisujemy najczęstsze pytania, terminy, zasady zwrotów i to, czego nie wolno nam obiecać. Uzupełniamy ją co tydzień.
Reklamacje, rabaty i sprawy sporne trafiają do Ciebie z opisem i propozycją odpowiedzi. Nic nie utknie bez właściciela.
Podpisujemy ją przed startem, zgodnie z art. 28 RODO. Dane klientów zostają w Twoich systemach.
Pracujemy na własnych kontach w skrzynce i panelu sklepu. Nie potrzebujemy Twojego hasła i nie widzimy płatności.
Ile spraw, jakie tematy wracają, co czeka na Twoją decyzję. Widać, które pytanie warto dopisać do strony sklepu.
Pełny opis kont, dostępów i umowy powierzenia jest na stronie bezpieczeństwo.
Branża, liczba telefonów i obszary do przejęcia. Plan z wyceną pakietu widzisz od razu, bez konta.
Najczęstsze sprawy klientów, zasady zwrotów i reklamacji, ton rozmowy i to, co zawsze wraca do Ciebie.
Przekierowanie numeru, imienne konto w skrzynce i panelu sklepu, umowa powierzenia danych.
Obsługa rusza do 2 dni roboczych od formularza wdrożenia. Raport dostajesz co tydzień.
Pytania o przesyłki, zwroty i rozmiary. Najwięcej spraw rutynowych, które da się zamknąć bez właściciela.
Zobacz więcejZapisy, przełożenia i pytania o przygotowanie do wizyty, bez odrywania lekarza od pacjenta.
Zobacz więcejKlienci pytający o etap sprawy i termin spotkania, z zachowaniem tajemnicy zawodowej.
Zobacz więcejSerwis, montaże i naprawy. Przyjmujemy zgłoszenia, umawiamy terminy i informujemy o opóźnieniach.
Zobacz więcejObsługa klienta często idzie w parze z resztą administracji: fakturami dla księgowości, zamówieniami u dostawców i terminami. Jeśli to też zabiera Ci czas, zobacz obsługę administracyjną biura, którą łączymy z obsługą klientów w jednym pakiecie.
Obsługa klientów i skrzynki e-mail zaczyna się od pakietu Biuro. Ceny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT. Przy płatności za rok cena miesięczna jest o połowę niższa.
Pełne porównanie pakietów jest w cenniku, a przebieg współpracy na stronie jak to działa.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
345zł netto / mies.
690zł netto / mies.
745zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
1 445zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii?