Asystentka zarządu - zakres obowiązków i wymagania
Asystentka zarządu pracuje bezpośrednio z osobami decyzyjnymi. Prowadzi kalendarz, przygotowuje materiały na posiedzenia i pilnuje spraw, których nie da się delegować niżej.
Czym zajmuje się asystentka zarządu
Asystentka zarządu to stanowisko zaufania. Osoba na nim zna terminy, treści dokumentów i sprawy, które nie wychodzą poza gabinet. Prowadzi kalendarz członków zarządu, przygotowuje materiały na posiedzenia, protokołuje ustalenia i pilnuje, żeby decyzje miały ciąg dalszy.
Od klasycznej sekretarki różni ją zakres samodzielności. Asystentka zarządu filtruje sprawy, ustala priorytety w kalendarzu i rozmawia w imieniu przełożonego z partnerami zewnętrznymi. To rola koordynacyjna, nie wykonawcza.
W spółkach z organami kolegialnymi dochodzi warstwa formalna: zwoływanie posiedzeń, kompletowanie dokumentów, obieg uchwał i pilnowanie terminów korporacyjnych. Ta część zakresu jest tym, co najczęściej ginie w ogłoszeniach i potem zaskakuje obie strony.
Co realnie robi ta osoba
- 01 Prowadzenie kalendarza zarządu i priorytetyzacja spotkań
- 02 Przygotowanie materiałów i agend na posiedzenia oraz protokołowanie ustaleń
- 03 Obieg dokumentów korporacyjnych, uchwał i pełnomocnictw
- 04 Kontakt z partnerami zewnętrznymi w imieniu przełożonego
- 05 Organizacja podróży służbowych i ich rozliczanie
- 06 Nadzór nad terminami spraw zleconych przez zarząd
- 07 Przygotowanie zestawień i prezentacji na potrzeby spotkań
- 08 Zachowanie poufności informacji zarządczych i finansowych
Co odróżnia dobrą kandydatkę
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej i cudzej
- Umiejętność pisania krótkich, jednoznacznych podsumowań
- Dyskrecja i rozumienie, które informacje nie opuszczają gabinetu
- Język obcy w kontakcie z partnerami, jeśli spółka działa poza Polską
- Odporność na zmienny plan dnia i pracę pod terminem
Asystentka zarządu - najczęstsze pytania
Sekretarka obsługuje sekretariat: korespondencję, telefony, dokumenty wchodzące i wychodzące. Asystentka zarządu pracuje z konkretnymi osobami decyzyjnymi, filtruje sprawy i koordynuje ich terminy. Ma większą samodzielność i wyższy poziom poufności.
Częściowo. Kalendarz, materiały i korespondencję da się prowadzić zdalnie, ale obecność przy posiedzeniach i przy dokumentach papierowych zwykle wymaga bycia na miejscu. Najczęściej spotykany układ to praca hybrydowa.
Zwykle kilka lat pracy w sekretariacie albo w administracji, plus doświadczenie w prowadzeniu kalendarza wielu osób naraz. Znajomość dokumentów korporacyjnych jest atutem, którego brakuje najczęściej.
Inne specjalizacje w katalogu
Zakres obowiązków bywa podobny, a odpowiedzialność zupełnie inna. Sprawdź sąsiednie stanowiska, zanim wybierzesz nazwę do ogłoszenia.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Office manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Recepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Asystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Sekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Sekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Wirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury, kontakt z klientem, rozliczenie na godziny.
Asystentka zarządu w miastach
Asystentka zarządu - dodaj swój profil
Wypełniasz profil i płacisz kartą. Profil jest widoczny w tej specjalizacji od razu po zapłacie.