Dokumenty i organizacja
Prowadzenie kalendarza zarządu i priorytetyzacja spotkań
Zawód i dobór kandydatek
Asystentka zarządu i jej obowiązki na miejscu oraz zdalnie
Asystentka zarządu pracuje bezpośrednio z osobami decyzyjnymi. Prowadzi kalendarz, przygotowuje materiały na posiedzenia i pilnuje spraw, których nie da się delegować niżej. Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę zdalną albo do biura. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz i umawiasz się bezpośrednio.
- Abonament Dobór 1 490 zł netto / mies. + 23% VAT
- Warunki pracy ustalasz bezpośrednio
Zawód
Czym zajmuje się asystentka zarządu
Asystentka zarządu to stanowisko zaufania. Osoba na nim zna terminy, treści dokumentów i sprawy, które nie wychodzą poza gabinet. Prowadzi kalendarz członków zarządu, przygotowuje materiały na posiedzenia, protokołuje ustalenia i pilnuje, żeby decyzje miały ciąg dalszy.
Od klasycznej sekretarki różni ją zakres samodzielności. Asystentka zarządu filtruje sprawy, ustala priorytety w kalendarzu i rozmawia w imieniu przełożonego z partnerami zewnętrznymi. To rola koordynacyjna, nie wykonawcza.
W spółkach z organami kolegialnymi dochodzi warstwa formalna: zwoływanie posiedzeń, kompletowanie dokumentów, obieg uchwał i pilnowanie terminów korporacyjnych. Ta część zakresu najczęściej ginie w opisie stanowiska i potem zaskakuje obie strony.
Zakres obowiązków
Co realnie robi asystentka zarządu
Pełny zakres stanowiska, niezależnie od tego, czy pracuje ktoś na miejscu, czy część zadań prowadzi się zdalnie.
Obowiązki
- 01 Prowadzenie kalendarza zarządu i priorytetyzacja spotkań
- 02 Przygotowanie materiałów i agend na posiedzenia oraz protokołowanie ustaleń
- 03 Obieg dokumentów korporacyjnych, uchwał i pełnomocnictw
- 04 Kontakt z partnerami zewnętrznymi w imieniu przełożonego
- 05 Organizacja podróży służbowych i ich rozliczanie
- 06 Nadzór nad terminami spraw zleconych przez zarząd
- 07 Przygotowanie zestawień i prezentacji na potrzeby spotkań
- 08 Zachowanie poufności informacji zarządczych i finansowych
Wymagania
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej i cudzej
- Umiejętność pisania krótkich, jednoznacznych podsumowań
- Dyskrecja i rozumienie, które informacje nie opuszczają gabinetu
- Język obcy w kontakcie z partnerami, jeśli spółka działa poza Polską
- Odporność na zmienny plan dnia i pracę pod terminem
Narzędzia
Kalendarz zespołowy
Repozytorium dokumentów zarządu
Narzędzie do prezentacji
System obiegu umów
Rozliczenie delegacji
Komunikator firmowy
Sekretarka do tej roli
Asystentka zarządu zdalnie albo w biurze
Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę do tego zakresu pracy. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiasz się bezpośrednio na pracę zdalną albo w biurze.
Terminy i obieg spraw
Przygotowanie materiałów i agend na posiedzenia oraz protokołowanie ustaleń
Wymagania roli
Bardzo dobra organizacja pracy własnej i cudzej
Co wymaga osobnych ustaleń
Podziel zadania według miejsca pracy i wymaganych uprawnień.
- Obsługa gości, przesyłek i papierowego archiwum wymaga obecności w biurze
- Czynności wymagające uprawnień zleć osobie, która je posiada
- Decyzje finansowe i zakres pełnomocnictw ustal przed rozpoczęciem współpracy
Wymogi branży
- Spisany zakres zadań i odpowiedzialności
- Uprawnienia do narzędzi ograniczone do potrzeb pracy
- Poufność oraz zasady przetwarzania danych ustalone odpowiednio do roli stron
- Dostępność i sposób przekazywania spraw uzgodnione z kandydatką
Abonament dla firm
Wsparcie doboru kandydatek
Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki ustalasz z nią osobno.
Pakiet Dobór
1 490
zł netto / mies.
- Wszystko z pakietu Rekrutacja
- Dobieramy 3 kandydatki do każdego zapotrzebowania w 5 dni roboczych
- Rozmowa wstępna i sprawdzenie referencji przez nas
- Zastępstwo przy nieobecności
- Kontakt z kandydatkami bez limitu
Dlaczego ten pakiet
Abonament platformy dotyczy wsparcia rekrutacji. Porównaj jego zakres w cenniku dla firm. Wynagrodzenie i czas pracy sekretarki ustalacie bezpośrednio.
- Faktura VAT za każdy okres rozliczeniowy
- Bez umowy terminowej
- Rezygnacja z końcem opłaconego okresu
Zgłoś zapotrzebowanie przez Wynajmij sekretarkę oraz jak działa dobór kandydatek.
Pytania i odpowiedzi
Asystentka zarządu w najczęstszych pytaniach
Czym asystentka zarządu różni się od sekretarki?
Sekretarka obsługuje sekretariat: korespondencję, telefony, dokumenty wchodzące i wychodzące. Asystentka zarządu pracuje z konkretnymi osobami decyzyjnymi, filtruje sprawy i koordynuje ich terminy. Ma większą samodzielność i wyższy poziom poufności.
Czy asystentka zarządu może pracować zdalnie?
Częściowo. Kalendarz, materiały i korespondencję da się prowadzić zdalnie, ale obecność przy posiedzeniach i przy dokumentach papierowych zwykle wymaga bycia na miejscu. Dlatego zdalną sekretarkę firmy łączą z osobą w biurze albo z zarządem, który sam obsługuje dokumenty papierowe.
Jakie doświadczenie jest tu potrzebne?
Zwykle kilka lat pracy w sekretariacie albo w administracji, plus doświadczenie w prowadzeniu kalendarza wielu osób naraz. Znajomość dokumentów korporacyjnych jest atutem, którego brakuje najczęściej.
Jak znaleźć sekretarkę do tej roli?
Opisz obowiązki, wymagane kompetencje, miasto i tryb pracy w formularzu zapotrzebowania. Dobieramy kandydatki, a Ty wybierasz i ustalasz warunki bezpośrednio.
Czy rola może być zdalna albo stacjonarna?
Tak. Zaznacz, które zadania wymagają obecności w biurze. Dopasowanie zależy od wymagań i dostępności kandydatek.
Czy abonament jest wynagrodzeniem sekretarki?
Nie. Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki, wymiar pracy i formę współpracy uzgadniacie osobno.
Inne branże
Sekretarka dla innych branż
Sprawdź obowiązki sąsiednich stanowisk i wskaż kompetencje potrzebne w Twojej firmie.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Zakres i obsługa zdalnaOffice manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Zakres i obsługa zdalnaRecepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Zakres i obsługa zdalnaWirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury i kontakt z klientem, w stałym abonamencie.
Zakres i obsługa zdalnaSzukasz pracy jako sekretarka?
Zgłoś sięZnajdź sekretarkę do swojej firmy
Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiacie się bezpośrednio.