Wirtualna asystentka beauty: obsługa salonu kosmetycznego, rezerwacji i klientek zdalnie
Zaznacz, co obsługujesz dla salonów, i zobacz gotowy opis oferty: rezerwacje, telefony, wiadomości i kalendarz. Bez konta i bez prowizji od zlecenia.
Co robi wirtualna asystentka w salonie beauty
Wirtualna asystentka beauty prowadzi zdalnie wszystko, co w salonie dzieje się poza fotelem: rezerwacje i zmiany terminów, wiadomości z Instagrama, telefony, przypomnienia o wizytach, odpowiedzi na opinie i zamówienia kosmetyków. Salon kupuje od niej pełny kalendarz i szybką odpowiedź dla klientki, która pisze wieczorem, gdy kosmetyczka jest jeszcze przy zabiegu. Zabiegi i porady zostają w salonie.
- Salon płaci za odpowiedź w kilka minut, bo klientka bez odpowiedzi umawia się gdzie indziej.
- Do kalendarza wchodzisz przez imienne konto z ograniczonymi uprawnieniami, bez hasła właścicielki.
- Karta klientki z informacjami o zdrowiu wymaga umowy powierzenia i ostrożnego dostępu.
- Profil w katalogu kosztuje 49 zł netto miesięcznie, bez prowizji od zlecenia.
Które zadania salonu kosmetycznego da się prowadzić zdalnie
| Zadanie w salonie | Zdalnie | Jaki dostęp | Co ustalić na starcie |
|---|---|---|---|
| Rezerwacje, zmiany i odwołania wizyt | Tak, w całości | Imienne konto w systemie rezerwacji z ograniczonymi uprawnieniami | Lista zabiegów z czasem trwania i przerwami między klientkami |
| Wiadomości z Instagrama i Facebooka | Tak, w całości | Rola w narzędziu do zarządzania kontem firmowym, bez hasła właścicielki | Szablony odpowiedzi na pytania o cenę, termin i przeciwwskazania |
| Telefony salonu | Tak, w ustalonych godzinach | Przekierowanie numeru albo wirtualna centrala | Komunikat poza godzinami z linkiem do rezerwacji online |
| Potwierdzenia wizyt i klientki, które nie przyszły | Tak | Kalendarz i historia wizyt klientki | Zasady zadatku i odwoływania wizyt spisane przez salon |
| Odpowiedzi na opinie w Google i w systemie rezerwacji | Tak, według ustalonego tonu | Rola menedżera w Profilu Firmy w Google | Opinie krytyczne przed publikacją odpowiedzi idą do właścicielki |
| Zamówienia kosmetyków i faktury kosztowe | Tak | Lista stałych hurtowni i progów zamówień | Kto zatwierdza zamówienie powyżej ustalonej kwoty |
| Karty klientek i zgody na zabieg | Częściowo, tylko porządek w dokumentach | Umowa powierzenia i dostęp ograniczony do potrzeb zadania | Informacje o zdrowiu to dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) |
| Dobór zabiegu i porada pielęgnacyjna | Nie | Nie dotyczy | Zostaje u kosmetyczki lub kosmetologa, który odpowiada za zabieg |
Pierwsze cztery wiersze to zlecenie, które salon kupuje najszybciej, bo odciąża go od razu i nie wymaga zmiany sposobu pracy. Opinie, zamówienia i porządek w kartach klientek dochodzą zwykle po kilku tygodniach, kiedy właścicielka zobaczy, jak prowadzisz jej kalendarz.
Czy wirtualna asystentka może obsługiwać Booksy?
Tak. Systemy rezerwacji dla salonów, w tym Booksy, pozwalają dodać pracownika z osobnym kontem i przypisać mu poziom uprawnień. Asystentka widzi kalendarz i klientki, umawia i przesuwa wizyty, a nie ma dostępu do rozliczeń salonu, jeśli właścicielka tego nie włączy.
To samo dotyczy mediów społecznościowych i wizytówki w Google. Konto firmowe na Instagramie i Facebooku obsługuje się przez narzędzie do zarządzania stroną, w którym salon nadaje Ci rolę, a w Profilu Firmy w Google możesz być menedżerem bez praw właściciela. Za każdym razem wniosek jest ten sam: nie bierz hasła właścicielki. Imienne konto chroni salon, bo może Ci odebrać dostęp jednym kliknięciem, i chroni Ciebie, bo widać, co zrobiłaś Ty, a co ktoś inny.
Dla gabinetów medycyny estetycznej działających jako podmiot leczniczy Booksy ma dodatkowe ustawienia tego, jakie dane widzi konkretny pracownik. Przy takim kliencie zakres pracy jest bliższy rejestracji w gabinecie, którą opisujemy w specjalizacji sekretarka medyczna.
- Imienne konto w systemie rezerwacji z opisanym poziomem uprawnień.
- Rolę w narzędziu do zarządzania kontami na Instagramie i Facebooku.
- Rolę menedżera w Profilu Firmy w Google, jeśli odpowiadasz na opinie.
- Listę zabiegów z czasem trwania, ceną i przeciwwskazaniami.
- Zasady zadatków, odwołań i spóźnień spisane w jednym miejscu.
- Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych klientek.
Kto w branży beauty zleca pracę wirtualnej asystentce
Salon kosmetyczny z kilkoma stanowiskami
Najwięcej pracy przy kalendarzu: kilka kosmetyczek, różne zabiegi, przerwy między klientkami. Kupuje rezerwacje, telefony i przypomnienia, często w pakiecie na popołudnia i soboty.
Stylistka paznokci lub rzęs pracująca sama
Nie odbiera telefonu, bo ma klientkę na fotelu. Kupuje kilka godzin tygodniowo na wiadomości z Instagrama i umawianie wizyt. Małe zlecenie, ale stałe i łatwe do powtórzenia u kolejnych stylistek.
Salon fryzjerski i barber
Dużo wizyt krótkich i powtarzalnych, więc liczy się szybkie przesuwanie terminów i pilnowanie klientów, którzy nie przychodzą. Dobrze reaguje na ofertę z jasnymi godzinami dostępności.
Gabinet kosmetologii i medycyny estetycznej
Konsultacje, karty klientek, zgody na zabieg i dane o zdrowiu. Wymaga najwięcej ostrożności i daje najwyższą stawkę. Bez umowy powierzenia nie ma tu czego zaczynać.
Szkoła i akademia kursów beauty
Zapisy na szkolenia, faktury dla kursantek, korespondencja i materiały. Zadania bliskie pracy biura, z sezonowym szczytem przed terminami kursów.
Sklep z kosmetykami przy salonie
Zamówienia, zwroty i pytania o produkty. Jeśli salon sprzedaje online, zakres jest bliższy obsłudze sklepu, którą opisujemy osobno.
Jeśli salon ma własny sklep internetowy, zamówienia, zwroty i karty produktów to zakres, który rozpisujemy przy wirtualnej asystentce e-commerce. Pracę przy recepcji na miejscu, z telefonem i kalendarzem jako głównym zadaniem, opisuje specjalizacja recepcjonistka.
Co z danymi klientek salonu i RODO
Salon jest administratorem danych klientek, a Ty przetwarzasz je w jego imieniu. Dlatego przed pierwszym dostępem do kalendarza podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mówi art. 28 RODO.
W salonie beauty łatwo przeoczyć jedną rzecz. Karta klientki przed zabiegiem często zawiera informacje o alergiach, lekach, ciąży albo chorobach skóry. To dane dotyczące zdrowia, które RODO zalicza do szczególnych kategorii danych (art. 9). Jeśli do umówienia wizyty wystarczy Ci imię, telefon i rodzaj zabiegu, to na tym poprzestań i poproś salon o dostęp bez kart zdrowotnych.
Większość asystentek zostawia ten temat właścicielce. Lepiej przyjść z gotowym wzorem umowy powierzenia, uzgodnionym z prawnikiem, i z trzema zdaniami o tym, jak zabezpieczasz komputer i telefon, na który przychodzą wiadomości klientek. To odpowiada na obawę, której właścicielka często nie umie nazwać, a która blokuje decyzję.
- Gotowy wzór umowy powierzenia przetwarzania danych.
- Dostęp do kart zdrowotnych tylko wtedy, gdy wymaga tego zadanie.
- Imienne konta we wszystkich systemach salonu, bez wspólnych haseł.
- Blokada ekranu i szyfrowanie dysku na komputerze roboczym.
- Osobny numer lub profil w telefonie do wiadomości klientek.
- Zasada: zdjęcia z zabiegów tylko za zgodą klientki, zapisaną przez salon.
Jak opisać ofertę wirtualnej asystentki dla salonów beauty
Zadanie zamiast ogólnika
"Odpowiadam na wiadomości z Instagrama i umawiam wizyty w Twoim systemie rezerwacji, od 16:00 do 21:00 i w soboty" sprzedaje się lepiej niż "wsparcie administracyjne dla branży beauty".
Godziny, w których salon jest zajęty
Salony pracują popołudniami, wieczorami i w soboty, czyli wtedy, gdy kosmetyczka nie ma rąk wolnych do telefonu. Dostępność w tych godzinach to Twój najmocniejszy argument, więc podaj ją wprost.
Systemy, które znasz
Wymień system rezerwacji, w którym już pracowałaś, narzędzie do obsługi kont firmowych w mediach społecznościowych i sposób przekierowania telefonu. Dwa lub trzy konkretne narzędzia mówią więcej niż lista dziesięciu.
Salony rozliczają się najczęściej stałym pakietem godzin w miesiącu. Jak policzyć pakiet, w którym wieczory i soboty nie zjadają Ci zysku, pokazuje wpis o stawce godzinowej wirtualnej asystentki. Co wpisać do opisu oferty i jakie przykłady pracy pokazać, rozkładamy przy portfolio wirtualnej asystentki, a gdzie salony szukają pomocy poza katalogiem, zestawia strona o zleceniach dla wirtualnej asystentki. Jeśli zaczynasz od jednej stylistki i nie masz jeszcze firmy, sprawdź, kiedy wystarcza działalność nierejestrowana wirtualnej asystentki.
Jak opublikować ofertę dla salonów w cztery kroki
Zaznacz zadania w narzędziu
W narzędziu na górze strony wybierz kalendarz, telefony i korespondencję. Dostaniesz nazwę stanowiska i uporządkowany zakres, który wklejasz do oferty.
Dopisz godziny i systemy
Godziny, w których odbierasz wiadomości i telefony, oraz system rezerwacji, który znasz. Tych dwóch informacji brakuje w większości ofert.
Opublikuj profil
Profil zostaje pod Twoim miastem i specjalizacją, więc salon z okolicy znajdzie Cię, także gdy szuka pomocy na miejscu. Kontakt jest bezpośredni, bez pośrednika.
Wysyłaj link zamiast CV
Jeden stały adres z ofertą podajesz w wiadomościach do salonów i w poleceniach od stylistek, które już obsługujesz. Stawkę ustalasz sama, bez prowizji od zlecenia.
Prowadzisz salon i szukasz wirtualnej asystentki?
Zanim napiszesz ogłoszenie, policz, ile wiadomości i telefonów zostaje bez odpowiedzi w tygodniu i w jakich godzinach. Zwykle okazuje się, że problemem nie jest cały dzień, tylko dwa lub trzy popołudnia i sobota. Takie zlecenie łatwiej obsadzić niż etat recepcjonistki, a asystentka pracująca zdalnie nie potrzebuje stanowiska w salonie.
W narzędziu na górze strony przełącz zakładkę na "Szukam specjalistki", zaznacz zadania, a dostaniesz gotowy zakres obowiązków. Profile osób pracujących zdalnie znajdziesz w specjalizacji wirtualna asystentka administracyjna, a zasady współpracy po stronie firmy opisuje strona o wirtualnej asystentce dla firmy. Przeglądanie profili i kontakt są dla salonu bezpłatne.
- Godziny obsługi wiadomości i telefonów, w tym soboty.
- Imienne konto w systemie rezerwacji, bez przekazywania hasła.
- Cennik i lista zabiegów z czasem trwania w jednym dokumencie.
- Wzory odpowiedzi na pięć najczęstszych pytań klientek.
- Co asystentka decyduje sama, a co przekazuje kosmetyczce.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych klientek.
Wirtualna asystentka beauty: pytania
Wirtualna asystentka w branży beauty prowadzi zdalnie to, co w salonie dzieje się poza fotelem: rezerwacje i zmiany terminów, wiadomości z Instagrama i Facebooka, telefony, przypomnienia o wizytach, odpowiedzi na opinie, zamówienia kosmetyków i faktury kosztowe. Zabiegi i porady zostają w salonie, a asystentka pilnuje, żeby kalendarz był pełny.
Tak. Systemy rezerwacji dla salonów, w tym Booksy, pozwalają nadać pracownikowi osobne konto z ograniczonym poziomem uprawnień. Asystentka dostaje własny login do kalendarza i klientów, a właścicielka nie przekazuje swojego hasła. Zakres uprawnień ustawia salon i może go zmienić albo odebrać w każdej chwili.
Może, jeśli salon przekieruje numer na jej telefon albo korzysta z wirtualnej centrali. Asystentka odbiera w ustalonych godzinach, umawia i przesuwa wizyty w kalendarzu salonu, a sprawy wymagające kosmetyczki zapisuje i przekazuje dalej. Poza tymi godzinami klientka słyszy komunikat z linkiem do rezerwacji online.
Stawkę ustala asystentka, a salony najczęściej kupują stały pakiet godzin w miesiącu, bo praca przy rezerwacjach i wiadomościach jest powtarzalna. Cenę podnosi obsługa w godzinach wieczornych i w soboty oraz praca na danych o zdrowiu klientek. Jak policzyć taki pakiet, pokazujemy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.
Nie musi ich wykonywać, ale musi znać ofertę salonu na tyle, żeby dobrze umówić wizytę: ile trwa zabieg, jakie są przeciwwskazania i co klientka ma przygotować. Salon daje jej listę zabiegów z czasem trwania i zasadami, a pytania o dobór zabiegu przekazuje kosmetyczce.
Salon jest administratorem danych klientek, a asystentka przetwarza je w jego imieniu, więc strony podpisują umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Karta klientki z informacjami o alergiach, ciąży czy chorobach skóry zawiera dane o zdrowiu, które RODO chroni szczególnie (art. 9). Dostęp do nich asystentka dostaje tylko wtedy, gdy wymaga tego zadanie.
Najkrótsza droga prowadzi przez doświadczenie z recepcji salonu albo z obsługi klienta i znajomość jednego systemu rezerwacji. Potem potrzebujesz formy rozliczenia, wzoru umowy powierzenia danych i opisu oferty, który salon znajdzie w wyszukiwarce. Zlecenie wygrywa oferta nazwana zadaniem, na przykład obsługa wiadomości i rezerwacji wieczorami.
Profil kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a plan z wyróżnieniem 149 zł netto miesięcznie. Żaden plan nie pobiera prowizji od zlecenia, więc stawkę ustalasz bezpośrednio z salonem i zostaje ona w całości u Ciebie. Pełny zakres planów jest w cenniku.
Opublikuj ofertę dla salonów beauty
Profil zostaje pod Twoim miastem i specjalizacją, a salon kontaktuje się z Tobą bezpośrednio. Bez prowizji i bez okresu wypowiedzenia.