Ile kosztuje sekretarka w firmie, etat, pół etatu, abonament czy automat

W skrócie: sekretarka na pełnym etacie kosztuje firmę w 2026 roku co najmniej 5 790,28 zł miesięcznie (płaca minimalna 4 806 zł brutto plus 20,48% składek pracodawcy), a przy rynkowej medianie 6 220 zł brutto około 7 494 zł. Do tego dochodzą stanowisko, sprzęt, rekrutacja i miesiąc urlopu, w którym ktoś musi ją zastąpić. Zdalna sekretarka w abonamencie kosztuje u nas od 690 zł netto miesięcznie, a automat AI od kilkudziesięciu złotych. Etat opłaca się dopiero wtedy, gdy pracy wystarcza na cały dzień i potrzebujesz kogoś fizycznie w biurze.

Ile kosztuje zatrudnienie sekretarki na etat

Wynagrodzenie brutto to dopiero początek. Pracodawca dopłaca do niego własne składki: emerytalną 9,76%, rentową 6,5%, wypadkową (dla większości małych firm 1,67%), na Fundusz Pracy 2,45% i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10%. Razem to 20,48% ponad pensję brutto. Jeśli pracownik oszczędza w PPK, dochodzi jeszcze wpłata podstawowa pracodawcy 1,5%.

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł brutto. Rynkowe stawki sekretarek są wyższe: według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń (wynagrodzenia.pl, aktualizacja ze stycznia 2026) mediana to 6 220 zł brutto, a połowa sekretarek zarabia od 5 410 do 7 670 zł brutto. Szczegóły o samych zarobkach zebraliśmy we wpisie ile zarabia sekretarka. Z punktu widzenia firmy liczy się jednak pełny koszt:

Wyliczenie nie obejmuje PPK, premii ani trzynastki. Stopa składki wypadkowej zależy od firmy, więc Twoja kwota może się różnić o kilkadziesiąt złotych.

Koszty, których nie widać na liście płac

Właściciele, którzy liczą tylko pensję i składki, zaniżają pełny koszt etatu. Pozostałe pozycje wyglądają tak:

• Urlop i zwolnienia. Pracownik ma 20 albo 26 dni płatnego urlopu rocznie, czyli około miesiąca, w którym płacisz, a telefon odbiera ktoś inny albo nikt. Do tego dochodzą zwolnienia lekarskie, z których pierwsze 33 dni w roku opłaca pracodawca.
• Stanowisko pracy. Biurko w biurze, komputer, telefon, licencje programów, badania wstępne i okresowe, szkolenie BHP.
• Rekrutacja i wdrożenie. Ogłoszenia, rozmowy i kilka tygodni, zanim nowa osoba pozna klientów, cennik i sposób pracy firmy. Przy każdej zmianie pracownika cały proces zaczyna się od nowa.
• Obsługa kadrowa. Listy płac, deklaracje ZUS, PIT-11, ewidencja czasu pracy. Zwykle płacisz za to biuru rachunkowemu od pracownika.

Jeśli mimo to planujesz rekrutację, zacznij od uporządkowania zgłoszeń. Przy stanowisku sekretarki ogłoszenie potrafi ściągnąć kilkadziesiąt CV w kilka dni, a porządny system do prowadzenia rekrutacji oszczędza sporo godzin na przeglądaniu i odpisywaniu kandydatom.

Ile kosztuje zdalna sekretarka w abonamencie

Zdalna sekretarka to człowiek, który obsługuje Twoją firmę z zewnątrz: odbiera telefony z nazwą firmy, umawia wizyty, prowadzi kalendarz i skrzynkę. Płacisz stały abonament, a urlopy, zastępstwa, sprzęt i szkolenia zostają po stronie dostawcy. W Sekretarka.pl pakiety kosztują:

• Start, 690 zł netto miesięcznie: telefony w dni robocze od 8:00 do 17:00, do 150 połączeń, umawianie wizyt, kalendarz i 5 godzin zadań biurowych.
• Biuro, 1 490 zł netto miesięcznie: telefony do 18:00, do 400 połączeń, obsługa skrzynki e-mail i klientów, 20 godzin zadań.
• Sekretariat, 2 890 zł netto miesięcznie: telefony do 20:00 i w soboty, do 1 000 połączeń, obsługa po angielsku, 50 godzin zadań.

Kwoty są netto. Firma, która jest czynnym podatnikiem VAT, odlicza podatek z faktury, więc realny koszt to kwota netto. Nawet najwyższy pakiet kosztuje mniej niż pół etatu przy medianie rynkowej, a obejmuje dłuższe godziny niż jedna osoba na etacie jest w stanie pokryć.

Ile kosztuje automat, czyli sekretarka AI

Najtańsza opcja to program głosowy, który odbiera telefon, odpowiada na proste pytania i zapisuje wiadomość albo wizytę. Ceny w Polsce zaczynają się od kilkudziesięciu złotych miesięcznie za pulę minut i dochodzą do około półtora tysiąca złotych netto przy dużych pakietach. Automat dobrze znosi powtarzalne pytania. Gorzej rozmowę ze zdenerwowanym klientem, sprawę spoza scenariusza i wszystko, co wymaga decyzji. Szczegółowe porównanie cen i możliwości opisaliśmy we wpisie sekretarka AI czy człowiek.

Porównanie kosztu sekretarki w trzech wariantach

Kiedy etat się opłaca, a kiedy abonament

Etat ma sens, gdy sekretarka jest potrzebna fizycznie: przyjmuje gości, odbiera przesyłki, pilnuje dokumentów papierowych i ma zajęcie przez pełne osiem godzin. Tak jest w firmach z recepcją, kilkunastoma pracownikami na miejscu i stałym ruchem klientów w biurze.

Abonament wygrywa, gdy większość pracy to telefony, kalendarz i maile, a ruchu jest na kilka godzin dziennie. To typowa sytuacja gabinetu, kancelarii, biura rachunkowego, sklepu internetowego i firmy usługowej, w której właściciel pracuje z klientem i nie może odebrać. Płacenie pełnego etatu za trzy godziny realnej pracy dziennie to częsty błąd małych firm.

Automat wystarcza tam, gdzie rozmowy są krótkie, podobne do siebie i mało warte, na przykład pytania o godziny otwarcia. Jeśli pojedynczy klient przynosi kilkaset złotych i więcej, jeden rozłączony przez automat telefon kosztuje więcej niż różnica w abonamencie.

Jak policzyć, której opcji potrzebuje Twoja firma

Zanim porównasz ceny, sprawdź trzy liczby. Po pierwsze, ile połączeń dziennie przychodzi i ile z nich przepada. Wystarczy tydzień zapisywania nieodebranych w telefonie. Po drugie, ile czasu dziennie zajmują Ci maile od klientów i kalendarz. Po trzecie, ile wart jest jeden nowy klient.

Przykład: gabinet z 15 telefonami dziennie, z których trzy przepadają, bo lekarz przyjmuje. To około 60 straconych rozmów w miesiącu. Jeśli choć co piąta kończyłaby się wizytą za 250 zł, gabinet traci około 3 000 zł miesięcznie, czyli ponad czterokrotność pakietu Start. Na etat takiego ruchu jest za mało, na automat pacjenci z pytaniami o przygotowanie do zabiegu są zbyt wymagający.

Jeśli po tym rachunku wychodzi Ci abonament, zacznij od przekierowania tylko nieodebranych połączeń. Po miesiącu raport pokaże, ile telefonów przejęła sekretarka i w jakich godzinach. Wtedy wiesz, czy zostać przy tym zakresie, czy przejść na pełną obsługę sekretariatu. Samo odbieranie telefonów opisujemy na stronie recepcji telefonicznej dla firm, a wszystkie pakiety w cenniku.

Najczęstsze pytania o koszt sekretarki

Ile kosztuje sekretarka na pół etatu?

Przy płacy minimalnej sekretarka na pół etatu kosztuje firmę 2 895,13 zł miesięcznie: 2 403 zł brutto plus 492,13 zł składek pracodawcy. Do tego dochodzą urlop, stanowisko i obsługa kadrowa, tak jak przy pełnym etacie. Pół etatu oznacza też, że przez drugą połowę dnia telefon nie jest odbierany.

Czy sekretarka na umowie zleceniu jest tańsza?

Zwykle niewiele. Od 2026 roku umowę zlecenia obowiązuje minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto, a jeśli to jedyny tytuł do ubezpieczeń, płacisz podobne składki jak przy etacie. Oszczędzasz na urlopie, bo zleceniobiorcy nie przysługuje płatny, ale tracisz stałość: zleceniobiorca nie ma obowiązku pracować w godzinach, które wyznaczysz.

Ile kosztuje wirtualna sekretarka?

Wirtualna sekretarka, czyli człowiek pracujący zdalnie, kosztuje w abonamencie od kilkuset do kilku tysięcy złotych netto miesięcznie, zależnie od liczby połączeń, godzin i zakresu. U nas od 690 zł netto za pakiet Start. Jak wygląda współpraca, opisujemy na stronie wirtualnej sekretarki online.