Sekretarka AI czy człowiek, ile kosztuje każda i kiedy która się opłaca
Sekretarka AI kosztuje od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, człowiek w abonamencie od kilkuset. Różnica w cenie jest oczywista. Mniej oczywiste jest to, ile kosztuje klient, który rozłączył się po rozmowie z automatem.
W skrócie: sekretarka AI to program głosowy, który odbiera telefon, odpowiada na proste pytania i zapisuje wizyty. Kosztuje od kilkudziesięciu do kilkuset złotych netto miesięcznie za pulę minut. Żywa sekretarka w abonamencie kosztuje więcej, u nas od 690 zł netto miesięcznie, ale radzi sobie z rozmową spoza scenariusza, zdenerwowanym klientem i sprawą, której nikt nie przewidział. Automat wystarcza przy wielu powtarzalnych rozmowach o niskiej wartości. Człowiek się opłaca tam, gdzie jeden stracony klient jest wart więcej niż miesięczny abonament.
Chcesz zobaczyć, jak wyglądałaby obsługa Twojej linii? Opisz firmę w formularzu na stronie głównej, a od razu dostaniesz plan obsługi telefonów z powitaniem, scenariuszami rozmów i wyceną pakietu. Bez zakładania konta. Jeśli wiesz już, że chodzi Ci o samą linię, zobacz recepcję telefoniczną dla firm.
Ile kosztuje sekretarka AI
Dostawcy sekretarek AI w Polsce sprzedają abonament z pulą minut rozmów. Ceny sprawdziliśmy na stronach dostawców 28 września 2026 roku, więc traktuj je jako punkt odniesienia, a przed decyzją zajrzyj do aktualnego cennika u źródła:
- BizVoice podaje na stronie głównej cenę od 69 zł miesięcznie, a pakiet Starter za 99 zł miesięcznie ze 100 minutami rozmów. Sekretarka umawia wizyty w Kalendarzu Google, wysyła raport mailem i w ważnych sprawach przełącza rozmowę do właściciela.
- Smart Asystenci ma trzy plany: Starter za 499 zł netto z 500 minutami, Pro za 899 zł netto z 1 000 minut i Pro+ za 1 499 zł netto z 2 000 minut miesięcznie.
Rozpiętość jest duża, bo pod nazwą „sekretarka AI" sprzedaje się dwie różne rzeczy. Tańsze usługi to zwykle inteligentna poczta głosowa: odbierają, zapisują wiadomość i wysyłają ją jako tekst. Droższe prowadzą pełną rozmowę, sprawdzają wolne terminy i wpisują wizytę do kalendarza. Przy porównywaniu ofert pytaj więc nie o cenę, tylko o to, co automat robi po drugim zdaniu klienta.
Ile kosztuje żywa sekretarka w abonamencie
Zdalna sekretarka, która jest człowiekiem, kosztuje wyraźnie więcej, bo za każdą godziną linii stoi czas konkretnej osoby. W Sekretarka.pl abonament wygląda tak:
- Start: 690 zł netto miesięcznie, linia w dni robocze od 8:00 do 17:00, do 150 połączeń i 5 godzin zadań biurowych.
- Biuro: 1 490 zł netto miesięcznie, linia do 18:00, do 400 połączeń, 20 godzin zadań, do tego skrzynka e-mail i obsługa klientów.
- Sekretariat: 2 890 zł netto miesięcznie, linia do 20:00 i w soboty, do 1 000 połączeń, 50 godzin zadań i obsługa po angielsku.
Połączenie ponad limit kosztuje 3 zł netto, bez przerywania obsługi. Inne firmy z żywymi asystentkami liczą zwykle pakiety godzin. Na przykład Brella na stronie cennika podaje 10 godzin miesięcznie za 1 190 zł netto, 20 godzin za 2 190 zł netto i 30 godzin za 2 950 zł netto. To model dobry do zadań biurowych, gorzej pasuje do odbierania telefonów, bo telefony nie przychodzą w równych blokach godzinowych. Pełne porównanie naszych pakietów jest w cenniku.
Sekretarka AI i człowiek w jednej tabeli
| Sytuacja | Człowiek w abonamencie | Sekretarka AI | Recepcjonistka na etacie |
|---|---|---|---|
| Pytanie o godziny i cennik | Tak | Tak, szybko i bez kolejki | Tak |
| Zapis na wizytę | Tak, w Twoim kalendarzu lub systemie | Tak, jeśli system ma integrację | Tak |
| Zdenerwowany klient, reklamacja | Uspokaja, notuje, przekazuje pilnie | Najsłabszy punkt automatu | Tak |
| Sprawa spoza scenariusza | Dopytuje i decyduje, komu przekazać | Zwykle wiadomość albo przełączenie | Tak |
| Starsza osoba, słaba linia, akcent | Tak | Ryzyko błędnie zapisanych danych | Tak |
| Noc i święta | Tylko w godzinach pakietu | Całą dobę | Tylko w godzinach pracy |
| Urlop i choroba | Zastępstwo w cenie | Nie dotyczy | Linia stoi |
Tabela pokazuje uczciwie jedną rzecz, w której automat wygrywa: dostępność całą dobę. Jeśli Twoi klienci naprawdę dzwonią o 23:00 i to są pilne sprawy, człowiek w rozsądnej cenie tego nie zapewni.
Kiedy sekretarka AI wystarczy
Automat ma sens, gdy większość telefonów to te same trzy pytania, a pojedyncza rozmowa nie jest warta dużo. Dobry przykład to punkt usługowy, do którego ludzie dzwonią głównie po to, żeby zapytać, czy jest otwarty, i zapisać się na standardową usługę. Kiedy nikt nie odbierze, klient i tak zadzwoni jutro, bo nie ma dużego wyboru.
Sprawdzi się też jako warstwa po godzinach. Jeśli firma ma dobrze obsłużone godziny pracy, a problemem są tylko wieczorne telefony, automat zbierający wiadomości na noc jest tańszy niż wydłużanie dyżuru człowieka.
Kiedy potrzebny jest człowiek
Rachunek zmienia się, kiedy jeden klient jest wart dużo. Pacjent, który zapisuje się na leczenie ortodontyczne. Klient kancelarii z nową sprawą. Inwestor, który pyta o wycenę remontu całego domu. Taka osoba dzwoni zwykle do dwóch, trzech firm z listy i wybiera tę, w której ktoś z nią porozmawiał. Automat, który nie zrozumie pytania o termin rozprawy albo o ból zęba od wczoraj, oddaje tego klienta konkurencji.
Człowiek jest też potrzebny tam, gdzie rozmowa dotyczy spraw poufnych. W gabinecie i kancelarii dzwoniący mówią o zdrowiu i o swoich problemach prawnych. Część z nich nie zechce tego mówić programowi, a część rozłączy się, słysząc syntetyczny głos. Tego nie widać w żadnym raporcie, bo rozmowa, której nie było, nie zostawia śladu.
Jak policzyć, co się opłaca w Twojej firmie
Nie potrzebujesz do tego danych rynkowych. Wystarczą trzy liczby z Twojej firmy:
- Ile połączeń tracisz. Sprawdź w telefonie lub panelu operatora nieodebrane połączenia z ostatniego miesiąca, bez tych, do których oddzwoniłeś i się dodzwoniłeś.
- Ile z nich to nowi klienci. Wystarczy szacunek. Jeśli nie wiesz, przyjmij ostrożnie co piąte.
- Ile wart jest nowy klient. Przychód z pierwszej usługi, a jeśli klienci wracają, przychód z roku.
Przykład, a nie dane z rynku: gabinet traci 40 połączeń miesięcznie, co piąte to nowy pacjent, czyli 8 osób. Jeśli pierwsza wizyta z planem leczenia jest warta 600 zł, to 4 800 zł przychodu, który co miesiąc idzie gdzie indziej. Przy takim wyniku różnica między automatem za kilkaset złotych a człowiekiem za 690 zł nie jest pytaniem o cenę, tylko o to, która opcja zatrzyma więcej z tych ośmiu osób.
Czy sekretarka AI musi mówić, że jest programem
Tak, w praktyce powinna. Unijny akt o sztucznej inteligencji w art. 50 wymaga, żeby systemy AI przeznaczone do rozmowy z ludźmi informowały ich, że rozmawiają z AI, chyba że jest to oczywiste. Do tego dochodzi RODO: dzwoniący musi wiedzieć, kto przetwarza jego dane i w jakim celu, a jeśli rozmowa jest nagrywana i przepisywana na tekst, trzeba go o tym uprzedzić. Przy wyborze dostawcy zapytaj, gdzie są przechowywane nagrania i transkrypcje oraz kto ma do nich dostęp.
Przy żywej sekretarce obowiązki wobec danych są te same, tylko spisane inaczej: umowa powierzenia przetwarzania danych i zobowiązanie do poufności każdej osoby z zespołu. Nasze zasady opisaliśmy na stronie o bezpieczeństwie danych.
Czy można połączyć automat i człowieka
Można, i przy części firm to rozsądne. Człowiek odbiera w godzinach, w których dzwonią klienci warci najwięcej, a poza nimi połączenia trafiają na pocztę głosową albo do automatu, który zbiera wiadomości. Rano sekretarka oddzwania według listy. Ważne tylko, żeby klient, który zadzwonił wieczorem, dostał odpowiedź następnego dnia przed południem, a nie po trzech dniach.
Jedna uwaga, żeby nie pomylić usług: sekretarka, ludzka czy AI, odbiera telefony przychodzące. Jeśli potrzebujesz, żeby ktoś dzwonił do potencjalnych klientów i umawiał spotkania handlowe, to jest inna usługa, czyli telemarketing i umawianie spotkań na zlecenie, rozliczana zupełnie inaczej.
Trzy pytania przed wyborem
- Ile wart jest jeden nowy klient? Jeśli mniej niż kilkadziesiąt złotych, automat wystarczy. Jeśli kilkaset lub więcej, policz stracone połączenia, zanim wybierzesz najtańszą opcję.
- Jak wygląda typowa rozmowa? Trzy pytania na krzyż to teren automatu. Rozmowa, w której klient opisuje problem, to teren człowieka.
- Kiedy dzwonią klienci? W godzinach pracy wystarczy człowiek w abonamencie. Jeśli ważne telefony przychodzą w nocy, potrzebujesz automatu albo dyżuru, który kosztuje więcej.
Jeśli po tych pytaniach wychodzi Ci człowiek, zacznij od pakietu Start z przekierowaniem tylko nieodebranych połączeń. Po miesiącu raport pokaże, ile telefonów przejęła sekretarka i w jakich godzinach. Wtedy łatwo ocenić, czy zostać przy tym zakresie, czy przejść na pełną obsługę sekretariatu. Jak wygląda współpraca od zamówienia do pierwszej rozmowy, opisujemy na stronie wirtualnej sekretarki online.