Faktury dla księgowości, korespondencja, terminy i zamówienia prowadzi stała osoba z zastępcą, zdalnie i za stałą kwotę. Opisz firmę, a plan z wyceną zobaczysz od razu.
W skrócie
Obsługa administracyjna biura to przejęcie spraw, które zabierają właścicielowi godziny, a nie przynoszą przychodu: dokumentów dla księgowości, korespondencji, terminów, zamówień i pism według wzoru. Na rynku płaci się za nią zwykle 50 do 150 zł za godzinę albo 700 do 1 200 zł miesięcznie w małej firmie. W abonamencie Sekretarka.pl prowadzi ją stała osoba z zastępcą, od 690 zł netto miesięcznie, razem z odbieraniem telefonów i umową powierzenia danych.
W małej firmie administracja nie ma właściciela. Faktury od dostawców leżą w trzech skrzynkach, o przeglądzie auta przypomina dopiero mandat, a aneks do umowy najmu czeka, aż ktoś znajdzie wolną godzinę. Każda z tych spraw zajmuje kwadrans, ale razem zjadają właścicielowi jeden dzień w tygodniu.
W abonamencie każda sprawa ma status. Rzeczy rutynowe zamykamy sami według Twoich wytycznych, terminy pilnujemy w kalendarzu, a to, co wymaga Twojego podpisu albo decyzji, trafia do Ciebie zebrane w jednym miejscu. W piątek dostajesz raport: co zrobione, co czeka i na co.
Osiem obszarów, które firmy oddają najczęściej. Przy każdym widać, co robimy sami, a co zostaje po Twojej stronie.
| Obszar | Co robimy | Co zostaje u Ciebie | Potrzebny dostęp |
|---|---|---|---|
| Dokumenty dla księgowości | Zbieramy faktury kosztowe z maili i portali dostawców, nazywamy pliki i przekazujemy do biura rachunkowego w terminie | Księgowanie i deklaracje robi biuro rachunkowe | Skrzynka faktur, folder w chmurze |
| Korespondencja e-mail | Porządkujemy skrzynkę, odpowiadamy na typowe pytania według wzoru, resztę opisujemy do decyzji | Odpowiedzi w sprawach spornych i cenowych | Dostęp delegowany do skrzynki |
| Terminy i przypomnienia | Prowadzimy kalendarz umów, przeglądów, ubezpieczeń, licencji i płatności cyklicznych | Decyzja, czy przedłużyć | Kalendarz firmowy |
| Pisma i oferty | Przygotowujemy pisma, oferty i aneksy według Twojego wzoru | Treść merytoryczna i podpis | Wzory dokumentów |
| Zamówienia i dostawcy | Porównujemy oferty, zamawiamy materiały, pilnujemy dostaw i reklamacji | Limit kwoty bez pytania | Konta w sklepach dostawców |
| Organizacja kadr | Przypominamy o badaniach okresowych i szkoleniach BHP, zbieramy wnioski urlopowe | Umowy, płace i ZUS u kadrowej lub w biurze | Lista terminów pracowników |
| Rezerwacje i spotkania | Rezerwujemy sale, podróże i noclegi, wysyłamy zaproszenia | Akceptacja kosztu | Kalendarz, dane do faktur |
| Telefony z nazwą firmy | Odbieramy według Twojego powitania i po każdej rozmowie wysyłamy notatkę | Rozmowy, które przekazujemy dalej | Przekierowanie numeru |
Gdy w firmie najwięcej pracy daje telefon i skrzynka, a dokumentów jest mało, lepiej pasuje obsługa telefoniczna i mailowa. Gdy potrzebujesz jednej osoby, która koordynuje całe biuro, zobacz wirtualny office manager.
Ceny netto. Dane rynku z publicznych cenników, sprawdzone we wrześniu i październiku 2026.
50 do 150 zł
za godzinę, najczęściej 60 do 120 zł (zleca.pl, 2026). Mała firma płaci zwykle 700 do 1 200 zł miesięcznie.
125 do 210 zł
miesięcznie za adres, odbiór i skanowanie listów (sekretariat24.pl). Bez prowadzenia spraw i bez telefonów.
1 190 zł
za 10 godzin w miesiącu, umowa na minimum 4 miesiące (brella.pl). Bez odbierania telefonów w cenie.
od 690 zł
miesięcznie z telefonami i 5 godzinami zadań. Pakiet Biuro 1 490 zł z 20 godzinami i skrzynką.
Najtańsza godzina nie oznacza najtańszego miesiąca. Wykonawca rozliczany godzinowo liczy też czas na wdrożenie się w sprawę, a każda przerwa w zleceniach oznacza, że po urlopie zaczyna od nowa. Wirtualne biuro jest tanie, bo obsługuje papierowe listy, a nie sprawy. Abonament ma stałą kwotę i stałą osobę, która zna Twoich dostawców i Twoje wzory.
Szczegółowe wyliczenie dla firmy jedno, pięcio i piętnastoosobowej, razem z kosztem pracownika biurowego na etat, jest we wpisie ile kosztuje obsługa administracyjna firmy.
Obsługa administracyjna oznacza wgląd w faktury, umowy i dane klientów. Dlatego zasady ustalamy przed pierwszym zadaniem, nie po nim.
Podpisujemy ją przed startem, zgodnie z art. 28 RODO. Określa, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy.
Każda osoba pracuje na własnym koncie w Twoich narzędziach. Nie potrzebujemy Twojego hasła do poczty ani do banku.
Przygotowujemy przelewy do akceptacji albo listę płatności na dany dzień. Zlecenie przelewu zostaje po Twojej stronie.
Gdy osoba prowadząca ma urlop, sprawy przejmuje zastępca, który pracuje na tych samych notatkach i wzorach.
Dokumenty zostają w Twojej chmurze, nie na naszych dyskach. Po rezygnacji niczego nie trzeba odzyskiwać.
Konto wyłączasz jednym kliknięciem. Rezygnacja działa z końcem okresu, bez umowy terminowej.
Pełny opis kont, dostępów i umowy powierzenia jest na stronie bezpieczeństwo.
Branża, liczba telefonów i obszary do przejęcia. Plan z wyceną pakietu widzisz od razu, bez konta.
Lista dostawców, terminów i wzorów dokumentów. Ustalamy, co zamykamy sami, a co wraca do Ciebie.
Imienne konta w skrzynce, kalendarzu i folderze. Podpisujemy umowę powierzenia danych.
Obsługa rusza do 2 dni roboczych od formularza wdrożenia, raport dostajesz co tydzień albo co miesiąc.
Właściciel sam pilnuje faktur i terminów, bo na etat w administracji jest za wcześnie.
Zobacz więcejPisma według wzoru, terminy i klienci pytający o etap sprawy, pod tajemnicą zawodową.
Zobacz więcejRejestracja, przypomnienia o wizytach i dokumenty od dostawców sprzętu.
Zobacz więcejFaktury z platform sprzedażowych, zwroty, reklamacje i kontakt z kurierami.
Zobacz więcejNajczęściej zaczynają firmy, w których właściciel liczył już koszt pracownika biurowego i wyszło mu, że pół etatu to za mało, a cały za drogo. Pełny koszt zatrudnienia ze składkami i urlopem pokazujemy we wpisie ile kosztuje sekretarka w firmie. Jeśli wciąż rozważasz pojedynczą osobę z ogłoszenia, zobacz, gdzie szukać wirtualnej asystentki i co sprawdzić przed startem.
Ceny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT. Przy płatności za rok cena miesięczna jest o połowę niższa.
Pełne porównanie pakietów jest w cenniku, a przebieg współpracy na stronie jak to działa.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
345zł netto / mies.
690zł netto / mies.
745zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
1 445zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii?