Zatrudnienie na zastępstwo sekretarki albo abonament na czas urlopu

W skrócie: zatrudnienie na zastępstwo sekretarki to umowa o pracę na czas określony, zawarta na czas nieobecności pracownicy, najczęściej na urlop macierzyński i rodzicielski, czyli nawet 52 tygodnie. Kosztuje firmę tyle co zwykły etat, przy płacy minimalnej 5 790,28 zł miesięcznie, i wymaga rekrutacji przed odejściem sekretarki. Jeśli sekretariat to głównie telefony, poczta i kalendarz, na ten czas wystarczy abonament zdalnej sekretarki od 690 zł netto, który kończysz z końcem okresu po jej powrocie.

Na jak długo potrzebujesz zastępstwa sekretarki

Najpierw policz okres, bo od niego zależy wybór. Urlop macierzyński przy urodzeniu jednego dziecka trwa 20 tygodni. Po nim przysługuje urlop rodzicielski, 41 tygodni na oboje rodziców, z czego 9 tygodni jest zarezerwowane dla drugiego rodzica. Matka może więc wykorzystać sama do 52 tygodni nieobecności. Często dochodzi do tego zaległy urlop wypoczynkowy, który pracownica bierze bezpośrednio po rodzicielskim.

Na tym nie musi się skończyć. Pracownik z co najmniej 6-miesięcznym stażem ma prawo do urlopu wychowawczego do 36 miesięcy, do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat (art. 186 Kodeksu pracy). Wniosek składa się z wyprzedzeniem, ale w praktyce o tym, czy sekretarka wróci po roku, czy po trzech latach, dowiadujesz się w trakcie. Zastępstwo powinno więc dać się przedłużyć albo skrócić bez kosztów.

Inne sytuacje to długie zwolnienie lekarskie, urlop bezpłatny albo kilkutygodniowy urlop wypoczynkowy latem. Przy kilku tygodniach nikt nie rekrutuje na umowę. Przy roku i dłużej pytanie o formę zastępstwa jest już sprawą budżetu.

Na jak długo można zatrudnić pracownika na zastępstwo?

Na cały czas usprawiedliwionej nieobecności zastępowanej osoby, bez górnego limitu. Umowa na zastępstwo to umowa na czas określony z art. 25 Kodeksu pracy, ale nie wlicza się do limitu 33 miesięcy i trzech umów terminowych, bo art. 25¹ § 4 wyłącza ją z tych ograniczeń. Termin wpisuje się zwykle jako dzień powrotu pracownicy do pracy.

Co Kodeks pracy mówi o zatrudnieniu na zastępstwo

Umowa na zastępstwo jest odmianą umowy na czas określony. W treści wskazujesz, że pracownik jest zatrudniony w celu zastępstwa konkretnej osoby w czasie jej usprawiedliwionej nieobecności. Ten zapis ma znaczenie: bez niego umowa liczy się do limitu umów terminowych, a przy kolejnej może przekształcić się w umowę na czas nieokreślony.

Od 26 kwietnia 2023 roku umowa na zastępstwo nie ma już osobnego, trzydniowego okresu wypowiedzenia. Obowiązują te same okresy co przy innych umowach: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, miesiąc po 6 miesiącach i 3 miesiące po 3 latach. Wypowiadając umowę, musisz też podać przyczynę, tak jak przy umowie bezterminowej. Jeśli sekretarka wraca wcześniej, umowa zastępcy kończy się z dniem jej powrotu, o ile tak zapisano termin.

Czy umowę na zastępstwo można wypowiedzieć?

Tak. Obie strony mogą ją wypowiedzieć z zachowaniem okresu wypowiedzenia zależnego od stażu u pracodawcy, od 2 tygodni do 3 miesięcy. Pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia na piśmie. Jeśli powód to powrót zastępowanej osoby, wystarczy termin zapisany w umowie, bez wypowiedzenia.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika na zastępstwo

Zastępca to pełnoprawny pracownik na etacie, więc koszt miesięczny jest taki sam jak przy każdej umowie o pracę. Przy płacy minimalnej 4 806 zł brutto obowiązującej w 2026 roku firma płaci 5 790,28 zł miesięcznie, razem ze składkami pracodawcy. Rozpisaliśmy to krok po kroku we wpisie ile kosztuje sekretarka w firmie. Jeśli rozważasz zastępstwo w niepełnym wymiarze, rachunek dla pół etatu jest we wpisie o koszcie zatrudnienia pracownika na pół etatu.

Do pensji dochodzą koszty, które przy zastępstwie bolą bardziej niż przy stałym etacie, bo rozkładają się na krótszy czas:

• Rekrutacja przed odejściem sekretarki. Ogłoszenie, rozmowy i wybór trwają zwykle kilka tygodni, a kandydaci na umowę terminową odpowiadają chętniej, gdy mają lepszą ofertę na stałe.
• Nakładka na wdrożenie. Najlepiej, żeby zastępca przez tydzień lub dwa pracował razem z sekretarką. Przez ten czas płacisz dwie pensje.
• Badania, szkolenie BHP i stanowisko. Tak samo jak przy stałym pracowniku, niezależnie od długości umowy.
• Urlop zastępcy. Zastępca nabywa urlop proporcjonalnie, za rok pracy 20 dni. Na czas jego urlopu sekretariat znów zostaje pusty.
• Choroba zastępcy. Przez pierwsze 33 dni zwolnienia w roku wynagrodzenie chorobowe płaci pracodawca, a zastępstwa dla zastępcy zwykle już nie ma.

Umowa na zastępstwo, agencja czy abonament

Pracownik tymczasowy może pracować u jednego pracodawcy użytkownika do 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy, ale przy zastępstwie nieobecnego pracownika ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych dopuszcza dłuższy okres, do 36 miesięcy. Marżę agencji ustala się indywidualnie, więc o kwotę trzeba zapytać przed podpisaniem umowy.

Kiedy zatrudnienie na zastępstwo ma sens, a kiedy abonament

Umowa na zastępstwo wygrywa tam, gdzie sekretarka musi być fizycznie w biurze: wita gości w recepcji, przyjmuje kurierów, wydaje dokumenty, obsługuje pocztę papierową i drukarkę. Zdalny sekretariat tego nie zrobi. Wygrywa też, gdy w firmie jest dość pracy na pełne 8 godzin dziennie przez cały rok nieobecności.

Abonament wygrywa, gdy większość pracy sekretariatu dzieje się w telefonie i w komputerze. Odbieranie połączeń z nazwą firmy, umawianie spotkań, porządek w skrzynce, faktury według wzoru i korespondencja przechodzą do zdalnej sekretarki bez rekrutacji. Sam telefon przejmuje recepcja telefoniczna dla firm w pakiecie Start, a cały sekretariat z pocztą i dokumentami opisujemy na stronie o obsłudze sekretariatu dla firm. Jeśli zadań biurowych jest kilka godzin w tygodniu, zobacz, jak działa asystentka na godziny w pakiecie, gdzie telefony liczymy osobno od godzin pracy.

Często najlepszy jest wariant mieszany. Ktoś z zespołu przejmuje na rok drobne sprawy na miejscu, na przykład pocztę papierową i gości, a telefony i skrzynka idą do abonamentu. Nie rekrutujesz nikogo, a sekretariat działa w pełnych godzinach.

Jak przekazać sekretariat na czas urlopu

Niezależnie od tego, kto przejmie obowiązki, przekazanie zaczyna się kilka tygodni przed ostatnim dniem sekretarki. Najwięcej problemów robią rzeczy, które ma tylko w głowie:

1. Lista stałych spraw z terminami: co dzieje się co tydzień, co miesiąc i raz w roku, łącznie z przeglądami, ubezpieczeniami i umowami z dostawcami.
2. Kontakty i zasady: kto jest ważnym klientem, kogo łączyć z szefem od razu, a komu proponować termin.
3. Dostępy na imienne konta, nie na hasło sekretarki: skrzynka, kalendarz, program do faktur, system rezerwacji.
4. Dokumenty w jednym miejscu. Segregatory w szafie sekretarki są niewidoczne dla zastępcy pracującego zdalnie. Jeśli firma i tak przenosi papiery do elektronicznego archiwum dokumentów firmy, urlop jest dobrym momentem, żeby to zrobić.
5. Wzory pism i powitanie telefoniczne, żeby klienci nie odczuli zmiany.

W abonamencie spisujemy to razem w notatce startowej, a dostęp do danych klientów zabezpiecza umowa powierzenia z art. 28 RODO, opisana na stronie bezpieczeństwo.

Co po powrocie sekretarki

Pracownica wracająca z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego ma prawo do dopuszczenia do pracy na dotychczasowym stanowisku albo równorzędnym (art. 183¹ Kodeksu pracy). Często wraca jednak w obniżonym wymiarze, bo może o to wnioskować w czasie, gdy przysługuje jej urlop wychowawczy. Wtedy przez część dnia sekretariat znów stoi pusty.

Przy umowie na zastępstwo problem wraca w całości, bo zastępca odchodzi. Przy abonamencie masz wybór: rezygnujesz z końcem okresu rozliczeniowego albo zostajesz przy niższym pakiecie, który odbiera telefony, gdy sekretarka pracuje na pół etatu. Pakiety i warunki są w cenniku.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika na zastępstwo?

Tyle co zwykły etat: przy płacy minimalnej w 2026 roku 5 790,28 zł miesięcznie razem ze składkami pracodawcy, a przy medianie wynagrodzeń sekretarki odpowiednio więcej. Do tego dochodzą rekrutacja, tydzień lub dwa podwójnej pensji przy wdrożeniu, badania i stanowisko pracy. Przy zastępstwie na rok same pensje i składki to około 69,5 tysiąca złotych, a rekrutacja i wdrożenie podnoszą tę kwotę.