Dokumenty i organizacja
Przygotowanie, opisywanie i archiwizacja dokumentów zespołu
Zawód i dobór kandydatek
Asystentka biurowa i zadania, które można oddać na zewnątrz
Asystentka biurowa wspiera cały zespół, nie jedną osobę. Prowadzi dokumenty, kalendarze, zamówienia i wszystko, co inaczej rozpłynęłoby się między ludźmi. Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę zdalną albo do biura. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz i umawiasz się bezpośrednio.
- Abonament Dobór 1 490 zł netto / mies. + 23% VAT
- Warunki pracy ustalasz bezpośrednio
Zawód
Czym zajmuje się asystentka biurowa
Asystentka biurowa to najszersze i najczęściej niedoprecyzowane stanowisko administracyjne. Wspiera zespół, a nie jedną osobę: przygotowuje dokumenty, pilnuje terminów, zamawia to, czego brakuje, obsługuje korespondencję i wspiera każdy dział, który akurat tego potrzebuje.
Dokładnie ta szerokość jest źródłem nieporozumień. Ogłoszenie na asystentkę biurową w dwóch firmach potrafi oznaczać dwie zupełnie różne prace: raz obsługę dokumentów projektowych, raz recepcję z fakturowaniem.
Dlatego przy tym stanowisku warto zacząć od spisania zadań, a dopiero potem nadać im nazwę. Często okazuje się wtedy, że firma potrzebuje office managera albo asystentki zarządu, a część zadań, zwłaszcza telefony, kalendarz i korespondencję, da się prowadzić zdalnie.
Zakres obowiązków
Co realnie robi asystentka biurowa
Pełny zakres stanowiska, niezależnie od tego, czy pracuje ktoś na miejscu, czy część zadań prowadzi się zdalnie.
Obowiązki
- 01 Przygotowanie, opisywanie i archiwizacja dokumentów zespołu
- 02 Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- 03 Prowadzenie kalendarzy zespołowych i rezerwacja spotkań
- 04 Zamówienia biurowe i drobne zakupy
- 05 Wsparcie przy fakturach i rozliczeniach kosztów
- 06 Przygotowanie zestawień i raportów wewnętrznych
- 07 Kontakt z dostawcami i podwykonawcami w sprawach bieżących
- 08 Wsparcie organizacyjne przy projektach i wydarzeniach firmy
Wymagania
- Dobra organizacja i umiejętność przełączania się między sprawami
- Sprawne pisanie i redagowanie krótkich pism
- Praktyczna znajomość arkusza kalkulacyjnego
- Samodzielność w domykaniu spraw bez przypominania
- Dokładność przy dokumentach i terminach
Narzędzia
Pakiet biurowy
Dysk firmowy i repozytorium
System obiegu faktur
Kalendarz zespołowy
Narzędzie do zadań
Poczta firmowa
Sekretarka do tej roli
Asystentka biurowa zdalnie albo w biurze
Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę do tego zakresu pracy. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiasz się bezpośrednio na pracę zdalną albo w biurze.
Terminy i obieg spraw
Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Wymagania roli
Dobra organizacja i umiejętność przełączania się między sprawami
Co wymaga osobnych ustaleń
Podziel zadania według miejsca pracy i wymaganych uprawnień.
- Obsługa gości, przesyłek i papierowego archiwum wymaga obecności w biurze
- Czynności wymagające uprawnień zleć osobie, która je posiada
- Decyzje finansowe i zakres pełnomocnictw ustal przed rozpoczęciem współpracy
Wymogi branży
- Spisany zakres zadań i odpowiedzialności
- Uprawnienia do narzędzi ograniczone do potrzeb pracy
- Poufność oraz zasady przetwarzania danych ustalone odpowiednio do roli stron
- Dostępność i sposób przekazywania spraw uzgodnione z kandydatką
Abonament dla firm
Wsparcie doboru kandydatek
Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki ustalasz z nią osobno.
Pakiet Dobór
1 490
zł netto / mies.
- Wszystko z pakietu Rekrutacja
- Dobieramy 3 kandydatki do każdego zapotrzebowania w 5 dni roboczych
- Rozmowa wstępna i sprawdzenie referencji przez nas
- Zastępstwo przy nieobecności
- Kontakt z kandydatkami bez limitu
Dlaczego ten pakiet
Abonament platformy dotyczy wsparcia rekrutacji. Porównaj jego zakres w cenniku dla firm. Wynagrodzenie i czas pracy sekretarki ustalacie bezpośrednio.
- Faktura VAT za każdy okres rozliczeniowy
- Bez umowy terminowej
- Rezygnacja z końcem opłaconego okresu
Zgłoś zapotrzebowanie przez Wynajmij sekretarkę oraz jak działa dobór kandydatek.
Pytania i odpowiedzi
Asystentka biurowa w najczęstszych pytaniach
Czym asystentka biurowa różni się od sekretarki?
Sekretarka jest przypisana do sekretariatu i do obiegu formalnego: pism, korespondencji, dokumentów wchodzących. Asystentka biurowa wspiera zespół szerzej, także projektowo i zakupowo. Granica bywa płynna i zależy od firmy.
Czy asystentka biurowa może pracować zdalnie?
Część zakresu tak: dokumenty, kalendarze, zestawienia, korespondencja elektroniczna. Zamówienia, przesyłki i dokumenty papierowe wymagają obecności, więc typowy układ to praca hybrydowa.
Jak opisać to stanowisko?
Zacznij od listy konkretnych zadań, a nie od nazwy. Podziel ją na to, co wymaga obecności w biurze, i to, co da się zrobić zdalnie. Wzór takiej listy pokazujemy we wpisie o zakresie obowiązków sekretarki.
Jak znaleźć sekretarkę do tej roli?
Opisz obowiązki, wymagane kompetencje, miasto i tryb pracy w formularzu zapotrzebowania. Dobieramy kandydatki, a Ty wybierasz i ustalasz warunki bezpośrednio.
Czy rola może być zdalna albo stacjonarna?
Tak. Zaznacz, które zadania wymagają obecności w biurze. Dopasowanie zależy od wymagań i dostępności kandydatek.
Czy abonament jest wynagrodzeniem sekretarki?
Nie. Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki, wymiar pracy i formę współpracy uzgadniacie osobno.
Inne branże
Sekretarka dla innych branż
Sprawdź obowiązki sąsiednich stanowisk i wskaż kompetencje potrzebne w Twojej firmie.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Zakres i obsługa zdalnaOffice manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Zakres i obsługa zdalnaRecepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Zakres i obsługa zdalnaWirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury i kontakt z klientem, w stałym abonamencie.
Zakres i obsługa zdalnaSzukasz pracy jako sekretarka?
Zgłoś sięZnajdź sekretarkę do swojej firmy
Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiacie się bezpośrednio.