Wirtualna recepcja dla firm, ile kosztuje automat, bot i człowiek
Wirtualna recepcja kosztuje od kilkudziesięciu złotych miesięcznie za bota do kilkuset i ponad tysiąca złotych za człowieka. Porównujemy pięć wariantów z cenami ze stron dostawców i podpowiadamy, który pasuje do jakiej firmy.
W skrócie: wirtualna recepcja dla firm to zewnętrzna obsługa połączeń i zapisów, za którą płacisz abonament zamiast pensji recepcjonistki. Najtańsze są automaty: poczta głosowa i menu w centrali telefonicznej, a także boty do rezerwacji online od około 59 zł miesięcznie. Recepcjonistka AI, która rozmawia przez telefon, kosztuje od 499 zł netto za 500 minut. Człowiek, który odbiera z nazwą Twojej firmy, kosztuje w abonamencie od 690 zł netto miesięcznie. Wybór zależy od tego, jak trudne są rozmowy i ile kosztuje Cię jeden stracony klient.
Chcesz wycenę dla swojej firmy od razu? Opisz firmę w formularzu na stronie głównej: branżę, godziny i liczbę telefonów dziennie. Plan obsługi z wyceną pakietu zobaczysz bez zakładania konta. Szczegóły samej usługi są na stronie recepcja telefoniczna dla firm.
Co firmy nazywają wirtualną recepcją
Pod tą samą nazwą sprzedaje się dziś kilka różnych rzeczy i to jest główny powód, dla którego ceny w wyszukiwarce wahają się od kilkudziesięciu do kilku tysięcy złotych. Zanim porównasz oferty, sprawdź, o który rodzaj chodzi dostawcy:
- Automat w centrali telefonicznej. Nagrane powitanie, menu „wciśnij 1” i poczta głosowa. Nikt nie rozmawia z klientem, połączenie trafia do wybranej osoby albo na nagranie.
- Bot do rezerwacji. Czat na stronie i kalendarz online, który zapisuje klientów bez telefonu. Dobrze działa tam, gdzie klient sam wie, na jaką usługę się umawia.
- Recepcjonistka AI na telefon. Syntezator mowy prowadzi rozmowę, odpowiada na pytania z bazy wiedzy i wpisuje wizyty do kalendarza.
- Człowiek na zewnątrz. Sekretarka albo recepcjonistka z firmy zewnętrznej odbiera połączenia z nazwą Twojej firmy, umawia, przekazuje sprawy i pisze notatkę po rozmowie.
- System dla gości w biurowcu. Tablet albo kiosk, na którym gość melduje się sam, a system powiadamia gospodarza. To rozwiązanie dla budynków z ruchem gości, nie dla telefonów.
Firmy, które szukają wirtualnej recepcji dlatego, że tracą telefony, porównują zwykle trzy środkowe warianty. Automat w centrali mają często już teraz i to on jest powodem szukania.
Ile kosztuje wirtualna recepcja
Poniżej ceny ze stron dostawców, sprawdzone we wrześniu 2026 roku. Cenniki zmieniają się często, więc przed zakupem potwierdź kwotę u źródła.
| Wariant | Przykładowa cena | Co dostajesz | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Człowiek w abonamencie (Sekretarka.pl) | od 690 zł netto miesięcznie, do 150 połączeń | Odbieranie z nazwą firmy, umawianie wizyt, notatka po rozmowie, zastępstwo w cenie | Połączenia ponad limit płatne osobno |
| Bot do rezerwacji (BizVoice, Wirtualna Recepcja + Widget) | 59 zł miesięcznie plus 299 zł jednorazowo | Czat 24/7, zapisy online zsynchronizowane z kalendarzem, SMS z potwierdzeniem | Nie odbiera telefonu, obsługuje tylko proste zapisy |
| Recepcjonistka AI na telefon (Smart Asystenci) | 499 zł netto za 500 min, 899 zł za 1 000 min, 1 499 zł za 2 000 min | Rozmowy 24/7, zapisy w kalendarzu, SMS z potwierdzeniem | Płacisz za minuty, trudniejsze sprawy i tak wracają do Ciebie |
| Asystentka na godziny w agencji (Brella) | 1 190 zł netto za 10 godzin, umowa na minimum 4 miesiące | Zadania administracyjne rozliczane co 30 minut | Liczy się czas pracy, a nie gotowość do odebrania telefonu |
Automat w centrali telefonicznej jest zwykle częścią abonamentu centrali u operatora, więc jego koszt trudno wydzielić. Recepcja w biurowcu w modelu outsourcingu to z kolei usługa wyceniana indywidualnie, bo wymaga osoby na miejscu przez cały dzień.
Którą wirtualną recepcję wybrać
Najprościej zacząć od tego, jakie rozmowy prowadzą Twoi klienci. Jeśli dzwonią głównie po to, żeby zapisać się na znaną usługę w wolnym terminie, bot do rezerwacji albo recepcjonistka AI wykonają to taniej niż człowiek. Salon z cennikiem zabiegów albo warsztat z przeglądami to dobre przykłady.
Jeśli klient dzwoni z problemem, który trzeba zrozumieć, automat zaczyna kosztować więcej, niż oszczędza. Kancelaria, do której dzwoni ktoś z pismem z sądu, firma remontowa wyceniająca nietypowe zlecenie, gabinet, w którym pacjent pyta o przygotowanie do zabiegu: tu rozmowę prowadzi człowiek, który zna Twoje zasady i umie powiedzieć „przekażę to dziś właścicielowi i oddzwonimy do 15:00”. Pełne porównanie obu podejść, z rachunkiem straconych połączeń, jest we wpisie sekretarka AI czy człowiek.
Trzecie kryterium to liczba połączeń. Przy kilku telefonach dziennie abonament z limitem połączeń jest przewidywalny i nie wymaga liczenia minut. Przy setkach połączeń dziennie, na przykład na infolinii sklepu, lepiej sprawdzi się contact center albo automat z człowiekiem w tle dla trudniejszych spraw.
Jak policzyć, ile połączeń potrzebujesz
Zanim kupisz pakiet, sprawdź dwa tygodnie historii połączeń w telefonie firmowym albo w panelu centrali. Policz trzy liczby: ile połączeń przychodzi dziennie, ile z nich było nieodebranych i w jakich godzinach jest ich najwięcej. Nieodebrane połączenia są najważniejsze, bo to one są powodem zakupu.
Przykład z praktyki: firma usługowa ma średnio 8 połączeń dziennie w dni robocze, czyli około 170 w miesiącu, z czego większość między 9:00 a 12:00. Pakiet Start obejmuje do 150 połączeń w godzinach od 8:00 do 17:00, a każde kolejne kosztuje 3 zł netto. Przy takim ruchu firma albo dopłaca za około 20 połączeń, albo przekierowuje do nas tylko te, których nie odbierze sama w ciągu kilku sygnałów. Drugi sposób jest częstszy i tańszy.
Wirtualna recepcja a RODO i informowanie klienta
Każda wirtualna recepcja przetwarza dane Twoich klientów: imiona, numery telefonów, powód wizyty, czasem dane o zdrowiu. Dlatego z dostawcą podpisujesz umowę powierzenia przetwarzania danych z art. 28 RODO, zanim przekierujesz pierwsze połączenie. Sprawdź w niej, kto ma dostęp do notatek, jak długo są przechowywane i co dzieje się z nimi po zakończeniu umowy.
Jeśli rozmowy są nagrywane, klient musi o tym usłyszeć na początku połączenia. Przy recepcjonistce AI dochodzi obowiązek z art. 50 unijnego aktu o sztucznej inteligencji: osoba, która rozmawia z systemem AI, ma zostać o tym poinformowana, chyba że jest to oczywiste. U nas rozmowy prowadzą ludzie, więc tego komunikatu nie ma, a zasady dostępu do danych opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
Czy wirtualna recepcja to to samo co wirtualne biuro
Nie. Wirtualne biuro to przede wszystkim adres do rejestracji firmy i obsługa korespondencji papierowej. Część centrów biurowych dodaje do niego odbieranie telefonów, zwykle jako płatny dodatek, i wtedy nazywa to wirtualną recepcją. Jeśli potrzebujesz tylko telefonów i kalendarza, nie musisz kupować adresu, a jeśli masz już adres, recepcję możesz wziąć od innego dostawcy.
Firma bez własnego biura czasem potrzebuje też miejsca na spotkanie z klientem. Wtedy zamiast wynajmować biuro na stałe, wystarczy zarezerwować salę konferencyjną na spotkanie z klientem na kilka godzin, a telefony dalej odbiera recepcja zdalna.
Jak uruchomić wirtualną recepcję w firmie
- Wybierasz pakiet według liczby połączeń i godzin. Start obejmuje telefony w dni robocze od 8:00 do 17:00, Biuro dodaje skrzynkę e-mail i obsługę klientów, Sekretariat dłuższe godziny, soboty i angielski.
- Spisujesz wytyczne: powitanie, cennik, zasady umawiania, listę spraw pilnych i osób, do których przełączać połączenia.
- Włączasz przekierowanie na numer recepcji: wszystkich połączeń albo tylko nieodebranych. Numer Twojej firmy się nie zmienia.
- Dostajesz notatki po każdej rozmowie i raport z liczbą połączeń. Obsługę uruchamiamy do 2 dni roboczych od formularza wdrożenia.
Jeśli oprócz telefonów chcesz oddać także firmową skrzynkę, zobacz obsługę telefoniczną i mailową. Porównanie wszystkich pakietów jest w cenniku, a pełny koszt zatrudnienia recepcjonistki albo sekretarki na etat policzyliśmy we wpisie ile kosztuje sekretarka w firmie.
Tracisz telefony w trakcie pracy z klientem? Recepcja w abonamencie odbiera z nazwą Twojej firmy od 690 zł netto miesięcznie, z notatką po każdej rozmowie i zastępstwem w cenie. Opisz firmę i zobacz wycenę, bez zakładania konta.