Zakres obowiązków sekretarki - gotowy wzór

Zakres obowiązków sekretarki jest dokumentem, który wykonuje trzy zadania naraz: opisuje pracę w ogłoszeniu, porządkuje ustalenia przy zatrudnieniu i rozstrzyga późniejsze spory o to, kto miał co robić. Jeżeli jest napisany ogólnikami, żadne z tych trzech zadań nie zostaje wykonane. Poniżej wzór, który można wziąć w całości i skrócić do swojej sytuacji.

Wzór zakresu obowiązków

1. Obsługa korespondencji i obiegu dokumentów

• Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji przychodzącej, z odnotowaniem daty wpływu.
• Przygotowanie i wysyłka korespondencji wychodzącej, w tym przesyłek poleconych.
• Prowadzenie rejestru pism i dziennika podawczego.
• Archiwizacja dokumentów zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną.

2. Obsługa telefoniczna i kontakt zewnętrzny

• Odbieranie połączeń, kierowanie ich do właściwych osób i przyjmowanie wiadomości.
• Udzielanie informacji o firmie w zakresie ustalonym z przełożonym.
• Kontakt z kontrahentami, dostawcami i urzędami w sprawach bieżących.

3. Kalendarz i organizacja spotkań

• Prowadzenie kalendarza przełożonego lub zespołu i umawianie spotkań.
• Rezerwacja sal, przygotowanie materiałów i obsługa gości.
• Organizacja podróży służbowych i ich rozliczanie.

4. Dokumenty i rozliczenia

• Przygotowanie pism, notatek, zestawień i prezentacji.
• Wstępna kontrola formalna faktur i przekazywanie ich do obiegu księgowego.
• Prowadzenie ewidencji wskazanych przez przełożonego.

5. Zaopatrzenie i sprawy biurowe

• Zamawianie materiałów biurowych i kontrola stanów.
• Zgłaszanie usterek i kontakt z obsługą techniczną obiektu.

6. Poufność i ochrona danych

• Przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w zakresie posiadanego upoważnienia.
• Zachowanie w tajemnicy informacji, do których pracownik ma dostęp w związku z pracą.

Cztery błędy, które psują ogłoszenie

Błąd pierwszy: nazwa zamiast zakresu. Ogłoszenie na sekretarkę, które opisuje pracę office managera, przyciąga kandydatki o innym profilu i marnuje czas obu stron. Zacznij od zadań, nazwę dobierz na końcu.

Błąd drugi: worek na wszystko. Punkt o treści "inne zadania zlecone przez przełożonego" jest w porządku jako jedno zdanie zamykające. Nie jest w porządku jako połowa zakresu.

Błąd trzeci: brak informacji o narzędziach. Praca w systemie obiegu faktur, w dzienniku elektronicznym albo w systemie gabinetowym to konkretna kompetencja. Jej pominięcie oznacza rekrutację, w której obie strony odkrywają problem w drugim tygodniu.

Błąd czwarty: brak trybu pracy. Napisz wprost, czy praca jest stacjonarna, hybrydowa czy zdalna, i jaki jest wymiar. Bez tego zgłoszenia przychodzą od osób szukających czegoś innego.

Jak dopasować ten wzór do siebie w trzydzieści sekund

Wzór wyżej jest maksymalny. W prawdziwej firmie zostaje z niego mniej więcej połowa i dochodzą dwa lub trzy punkty specyficzne dla branży. Zamiast skreślać ręcznie, zaznacz zadania, które faktycznie występują, w narzędziu na stronie głównej. Dostaniesz nazwę stanowiska dopasowaną do zaznaczonych zadań, zakres obowiązków, listę kompetencji, pytania na rozmowę i gotowy tekst ogłoszenia do skopiowania.

Jeżeli okaże się, że Twoje zadania to asystentka zarządu albo asystentka biurowa, użyj tej nazwy zamiast sekretarki. Zwrotność ogłoszenia zmienia się natychmiast, bo ludzie szukają pod nazwą, która opisuje ich pracę.