Zamiast ogłoszeń i rozmów opisz, czego potrzebujesz. Od razu zobaczysz plan pracy asystentki z wyceną, a obsługę uruchamiamy do 2 dni roboczych od formularza wdrożenia.
W skrócie
Jeśli szukasz wirtualnej asystentki dla firmy, masz pięć dróg: grupy asystentek na Facebooku, portale zleceń i ogłoszeń, bazy asystentek, agencję na godziny albo abonament sekretariatu. Pierwsze cztery wymagają rekrutacji i sprawdzenia osoby, a zastępstwo w czasie urlopu zależy od tego, na kogo trafisz. W abonamencie Sekretarka.pl dostajesz stałą asystentkę z zastępcą od 690 zł netto miesięcznie, z umową powierzenia danych i startem do 2 dni roboczych.
Właściciel, który pisze w grupie „szukam wirtualnej asystentki”, zwykle dostaje w pierwszej dobie więcej odpowiedzi, niż jest w stanie przeczytać. Każda kandydatka ma inną stawkę, inne godziny i inny pomysł na zakres. Porównanie ich wymaga rozmów, a rozmowy wymagają czasu, którego właśnie brakuje, skoro szukasz pomocy.
Druga pułapka przychodzi po miesiącu. Asystentka pracująca w pojedynkę ma urlop, chorobę albo nowego klienta, który zajmuje jej przedpołudnia. Wtedy telefony i skrzynka wracają do Ciebie. Dlatego zanim wybierzesz drogę, sprawdź nie tylko cenę godziny, ale też to, kto przejmie Twoje sprawy, gdy tej osoby nie będzie.
Pięć dróg, którymi firmy znajdują asystentkę. Każda pasuje do innej sytuacji.
| Abonament sekretariatu | Grupy na Facebooku | Portale zleceń i ogłoszeń | Agencja na godziny | |
|---|---|---|---|---|
| Jak to wygląda | Opisujesz firmę, dostajesz plan i stałą osobę | Post z opisem zadań, odpowiedzi w komentarzach | Ogłoszenie i oferty od wykonawców | Opiekun przydziela osobę z zespołu |
| Rekrutacja po Twojej stronie | Brak | Pełna: przegląd, rozmowy, próba | Pełna, z porównaniem ofert | Krótka rozmowa z agencją |
| Zastępstwo w czasie urlopu | W cenie, zastępca zna wytyczne | Zależy od osoby | Zależy od osoby | Zwykle zapewnia agencja |
| Rozliczenie | Stały abonament od 690 zł netto, faktura VAT | Stawka ustalana z osobą | Stawka z oferty, dokument zależy od portalu | Pakiety godzin, często z minimalnym okresem |
| Telefony z nazwą firmy | Tak, w każdym pakiecie | Rzadko, zwykle zadania mailowe | Rzadko | Zależy od agencji |
Bazy i katalogi asystentek działają podobnie jak portale: sam wybierasz osobę i sam ją sprawdzasz. Jak wypada abonament wobec etatu i freelancerki w liczbach, pokazujemy na stronie wirtualna asystentka w abonamencie.
Ta sama lista działa przy freelancerce, agencji i abonamencie. Jeśli na któreś pytanie nie dostajesz konkretnej odpowiedzi, szukaj dalej.
Jaka umowa, jaki zakres i czy dostaniesz fakturę, rachunek, czy rozliczenie przez portal. Od tego zależy, jak zaksięgujesz koszt.
Asystentka czyta maile i dane Twoich klientów, więc potrzebujesz umowy powierzenia przetwarzania danych z art. 28 RODO, zanim dasz dostęp.
Kto odbiera telefony i czyta skrzynkę, gdy ona choruje albo ma urlop. Odpowiedź „nikt” oznacza, że sprawy wracają do Ciebie.
W jakich godzinach odbiera telefon i jak szybko odpowiada na maila. Asystentka dostępna wieczorami nie obsłuży klientów o 9:00.
Osobne konto albo dostęp delegowany zamiast Twojego hasła. Dzięki temu widzisz jej pracę i odbierasz dostęp jednym kliknięciem.
Trzy prawdziwe maile od klientów albo tydzień w kalendarzu do ułożenia. Pokazuje więcej niż portfolio i rozmowa razem.
Jak u nas wyglądają konta, dostępy i umowa powierzenia, opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
Zadania wybierasz w formularzu planu. Najczęściej firmy zaczynają od telefonów i poczty, a kalendarz i dokumenty dokładają po pierwszym miesiącu.
Odbieramy w imieniu Twojej firmy, według Twojego powitania i scenariusza. Po każdej rozmowie dostajesz notatkę.
Zapisy, przełożenia i odwołania w Twoim kalendarzu albo systemie rezerwacji. Przypomnienia dla klientów.
Porządkujemy skrzynkę, odpowiadamy na typowe pytania według Twoich wytycznych i przekazujemy sprawy do decyzji.
Planujemy Twój dzień, pilnujemy terminów, rezerwujemy sale i przypominamy o tym, co ważne.
Odpowiadamy na pytania o ofertę, ceny, dostępność, status zamówienia i zwroty. Uprzejmie i na czas.
Pisma, oferty i faktury według Twojego wzoru, korespondencja i porządek w dokumentach firmy.
Różnica wobec freelancerki na godziny jest w telefonach. Większość asystentek szukanych w ogłoszeniach pracuje na zadaniach mailowych i w dokumentach, bo odbieranie połączeń wymaga stałej dostępności w godzinach pracy firmy. W abonamencie telefon jest w każdym pakiecie: odbieramy z nazwą Twojej firmy, a po każdej rozmowie dostajesz notatkę. Jeśli chodzi Ci głównie o telefon, zobacz recepcję telefoniczną dla firm, a jeśli o telefon i skrzynkę naraz, obsługę telefoniczną i mailową.
Przy większej liczbie zadań biurowych, zamówieniach, fakturach i koordynacji dostawców lepiej sprawdzi się obsługa całego sekretariatu albo wirtualny office manager.
Branża, godziny, liczba telefonów i zadania do przejęcia. Plan z wyceną pakietu widzisz od razu, bez konta.
Start dla telefonów i kalendarza, Biuro z pocztą i obsługą klientów, Sekretariat z dłuższymi godzinami i angielskim.
Powitanie, cennik, lista spraw pilnych, zasady odpowiedzi na maile. Podpisujemy umowę powierzenia danych.
Do 2 dni roboczych od formularza wdrożenia. Numer firmy się nie zmienia, włączasz tylko przekierowanie.
Doradca, trener, architekt. Telefon dzwoni w trakcie spotkania, a maile czekają do wieczora.
Zobacz więcejPytania o dostawę, zwroty i faktury. Klient chce odpowiedzi tego samego dnia.
Zobacz więcejTerminy, pisma i klienci, którzy dzwonią zapytać o etap sprawy. Wszystko pod tajemnicą zawodową.
Zobacz więcejRezerwacje, przełożenia i przypomnienia, gdy obie ręce są zajęte klientką.
Zobacz więcejCeny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT. Przy płatności za rok cena miesięczna jest o połowę niższa.
Pełny koszt zatrudnienia sekretarki na etat, ze składkami i urlopem, policzyliśmy we wpisie ile kosztuje sekretarka w firmie.
Pełne porównanie pakietów jest w cenniku, a przebieg współpracy na stronie jak to działa.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
345zł netto / mies.
690zł netto / mies.
745zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
1 445zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii?