Oddajesz biuro, nie zatrudniasz biura. Korespondencję, faktury dla księgowości, terminy i telefony prowadzi stała osoba z zastępcą, za stałą kwotę miesięcznie. Opisz firmę, a plan z wyceną zobaczysz od razu.
W skrócie
Outsourcing usług biurowych to przekazanie zewnętrznej firmie pracy, którą wykonywałby pracownik biurowy: korespondencji, dokumentów dla księgowości, terminów, zamówień i telefonów. Na rynku płaci się za to około 100 zł za godzinę, a mała firma wydaje zwykle 800 do 1 500 zł miesięcznie za 8 do 12 godzin (zleca.pl, 2026). W abonamencie Sekretarka.pl pakiet Biuro daje 20 godzin zadań i 400 połączeń za 1 490 zł netto, ze stałą osobą, zastępcą i umową powierzenia danych.
Dobry outsourcing zaczyna się od listy, nie od umowy. Na zewnątrz idzie praca powtarzalna, którą da się opisać jednym zdaniem i jednym wzorem: zebrać faktury z trzech skrzynek, przypomnieć o przeglądzie floty, odpisać klientowi o terminie dostawy, zamówić tonery do limitu kwoty. Takich spraw jest na biurku właściciela zwykle najwięcej i to one zjadają dzień.
W firmie zostaje to, co wymaga podpisu, pieniędzy albo oceny: zlecanie przelewów, rabaty poza cennikiem, sprawy sporne i decyzje kadrowe. Te sprawy też do Ciebie trafiają, ale już opisane, z dokumentami w jednym miejscu, więc decyzja zajmuje minutę zamiast popołudnia.
Przejmujemy
faktury dla księgowości, skrzynkę, kalendarz terminów, pisma według wzoru, zamówienia, rezerwacje, telefony
Zostaje u Ciebie
podpisy, przelewy, ceny i rabaty, reklamacje sporne, umowy z pracownikami
Ceny netto z publicznych cenników, sprawdzone w październiku 2026. Kolumna z nami stoi pierwsza, ale opisujemy ją tak samo krytycznie jak resztę.
| Model | Abonament Sekretarka.pl | Wykonawca na godziny | Agencja z pakietem godzin | Wirtualne biuro | Pracownik na etat |
|---|---|---|---|---|---|
| Koszt miesięczny | 690 zł (5 h), 1 490 zł (20 h), 2 890 zł (50 h) | 50 do 150 zł za godzinę, zwykle około 100 zł | od 1 190 zł za 10 h (brella.pl) | około 125 do 210 zł za adres i skany (sekretariat24.pl) | od 5 790 zł przy płacy minimalnej |
| Telefony z nazwą firmy | Tak, 150 do 1 000 połączeń w pakiecie | Rzadko, osobna stawka | Zwykle poza pakietem | Czasem numer i przekierowanie | Tak, w godzinach pracy |
| Kto zastępuje na urlopie | Stały zastępca zna Twoje wytyczne | Nikt, przerwa w obsłudze | Inna osoba z zespołu | Nie dotyczy | Ty albo pracownik z innego działu |
| Umowa | Bez okresu, rezygnacja z końcem okresu | Zlecenie, zwykle bez okresu | Często minimum kilka miesięcy | Zwykle 6 lub 12 miesięcy | Umowa o pracę i okres wypowiedzenia |
| Prowadzi sprawy, nie tylko papier | Tak | Tak | Tak | Nie, tylko listy i adres | Tak |
| Gdzie wypada słabiej | Nie przyjmie gości i listów poleconych na miejscu | Rozliczanie każdej godziny i brak ciągłości | Wyższa stawka za godzinę, minimalny okres | Nie odpowiada na maile i telefony | Najdroższy przy pracy poniżej etatu |
Jeśli w Twojej firmie przeważają telefony i pytania klientów, a nie dokumenty, zobacz outsourcing obsługi klienta. Pełny zakres spraw papierowych i cyfrowych z podziałem odpowiedzialności rozpisaliśmy na stronie obsługa administracyjna biura.
Przedziały rynku według cennika zleca.pl z 2026 roku i pakiet, który najczęściej wybiera firma tej wielkości.
800 do 1 500 zł
za 8 do 12 godzin na rynku
Pakiet Biuro, 1 490 zł za 20 godzin i 400 połączeń
2 500 do 4 500 zł
za 25 do 40 godzin na rynku
Pakiet Sekretariat, 2 890 zł za 50 godzin i 1 000 połączeń
6 500 do 10 000 zł
za 80 do 120 godzin na rynku
Pakiet Firma, wycena według liczby spraw i lokalizacji
Porównując oferty, licz koszt miesiąca, a nie stawkę za godzinę. Wykonawca za 70 zł liczy też czas na przypomnienie sobie, jak wygląda Twój obieg faktur, a po dwóch tygodniach przerwy wdraża się od nowa. Godzina ponad nasz pakiet kosztuje 69 zł netto i widzisz ją w raporcie, zanim trafi na fakturę.
Wyliczenie dla firmy jedno, pięcio i piętnastoosobowej, razem z pełnym kosztem pracownika biurowego na etat, jest we wpisie ile kosztuje obsługa administracyjna firmy, a podział godzin zadań w każdym pakiecie na stronie asystentka na godziny.
Usługi biurowe zleca się zwykle na podstawie umowy o świadczenie usług (art. 750 Kodeksu cywilnego). Te punkty decydują, czy po roku będziesz zadowolony.
Lista spraw, które wykonawca zamyka sam, i tych, które wracają do Ciebie. Bez niej każda nowa prośba staje się negocjacją o dopłatę.
W jakich godzinach ktoś odbiera telefon i w ile godzin odpowiada na maila. U nas godziny obsługi wybierasz w planie, a pilne sprawy idą od razu.
Ile kosztuje godzina albo połączenie ponad pakiet i kiedy się o tym dowiadujesz. Najlepiej w raporcie, przed fakturą.
Art. 28 RODO wymaga jej zawsze, gdy wykonawca widzi dane klientów i pracowników. Brak tego dokumentu to sygnał ostrzegawczy.
Część agencji wymaga kilku miesięcy z góry. U nas rezygnacja działa z końcem opłaconego okresu, bez kar.
Dokumenty zostają w Twojej chmurze, dostępy wyłączasz od ręki, wykonawca nie zatrzymuje kopii. Zapisz to wprost.
Jak wyglądają konta, dostępy i umowa powierzenia u nas, opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
Bez dnia, w którym nikt nie odbiera telefonu i nikt nie wie, gdzie są faktury.
Opisujesz firmę w formularzu. Plan z wyceną pakietu widzisz od razu, zamówienie składasz online.
Spisujemy dostawców, terminy i wzory dokumentów. Dostajemy imienne konta, podpisujemy umowę powierzenia danych.
Przejmujemy sprawy rutynowe: faktury, skrzynkę, kalendarz. Telefony przekierowujesz wtedy, kiedy jesteś gotowy.
Pierwszy raport miesięczny: co zamknięte, co czeka na Ciebie, ile godzin zajęło. Na tej podstawie korygujemy pakiet.
Najczęściej przychodzą do nas firmy od 3 do 20 osób, w których administracją zajmuje się właściciel albo ktoś z zespołu „przy okazji”. Sygnał jest zawsze podobny: faktura kosztowa dotarła do księgowości po terminie, polisa samochodu wygasła w weekend, a klient trzeci raz pyta o tę samą ofertę.
Gdy potrzebujesz kogoś, kto koordynuje całe biuro, łącznie z dostawcami usług i najmem, zobacz wirtualny office manager. Jeśli właściciel potrzebuje przede wszystkim kogoś do swojego kalendarza i skrzynki, przeczytaj wpis o tym, jak działa asystentka właściciela firmy zdalnie.
Ceny netto, do kwoty doliczamy 23% VAT. Przy płatności za rok cena miesięczna jest o połowę niższa.
Wszystkie pakiety porównujemy w cenniku, a przebieg współpracy opisujemy na stronie jak to działa.
Wybierz pakiet, opłać abonament i wypełnij krótki formularz wdrożenia. Startujemy do 2 dni roboczych.
Pełny plan i zdalny sekretariat
345zł netto / mies.
690zł netto / mies.
745zł netto / mies.
1 490zł netto / mies.
1 445zł netto / mies.
2 890zł netto / mies.
Ceny netto, doliczamy 23% VAT. Rezygnacja z końcem okresu, bez kar. Kilka lokalizacji albo linii? Pakiet Firma od 2 4954 990 zł netto miesięcznie