Techniczna wirtualna asystentka: które specjalizacje dają stałe zlecenia

W skrócie: techniczna wirtualna asystentka obsługuje narzędzia, na których stoi firma klienta, a nie tylko jego kalendarz i skrzynkę. Najbardziej opłacalne są te specjalizacje, które wymagają stałej obecności: opieka nad stroną, wysyłka mailingów, porządek w systemie do zarządzania sprzedażą i raporty. Jednorazowe wdrożenia płacą jednorazowo i trzeba je zdobywać od nowa co miesiąc. Wejście w zadania techniczne nie wymaga zmiany zawodu, tylko zawężenia oferty do dwóch narzędzi, które znasz na tyle dobrze, żeby odpowiadać za efekt.

Ten tekst jest dla osoby, która prowadzi już zlecenia administracyjne i zastanawia się, w którą stronę rozwijać ofertę, żeby zlecenia były większe i nie kończyły się po miesiącu. Nie jest to lista kursów do zrobienia, tylko rozstrzygnięcie, które specjalizacje budują stałą współpracę.

Co klient naprawdę kupuje, zlecając zadania techniczne

Kupuje spokój o coś, co ma działać każdego dnia, a czego on sam nie chce dotykać. Właściciel firmy nie zleca "obsługi WordPressa". Zleca to, że jego strona jest aktualna, nie wyrzuca błędu i że nowy wpis ukazuje się we wtorek. Ta różnica ma bardzo praktyczny skutek dla Twojej oferty: opisujesz rezultat i regularność, a nie listę programów, które znasz.

Dlatego techniczne zlecenia dzielą się na dwie grupy, które zupełnie inaczej wyglądają w kalendarzu i w rachunku. Pierwsza to obsługa, czyli powtarzalna praca co tydzień lub co miesiąc. Druga to wdrożenie, czyli jednorazowe ustawienie czegoś od zera. Wdrożenie bywa lepiej płatne w jednym przelewie, ale po jego zakończeniu wracasz do szukania klienta.

Sześć specjalizacji technicznych i to, czy wracają co miesiąc

Poniższa tabela zestawia obszary, które najczęściej pojawiają się w zleceniach dla asystentek w Polsce. Kolumna o typie zlecenia jest tu najważniejsza, bo to ona decyduje o tym, czy budujesz dochód powtarzalny, czy ciągle zaczynasz od zera.

Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.

Trzy pierwsze wiersze to fundament stałej współpracy. Jeśli dziś masz jedno albo dwa zlecenia jednorazowe w miesiącu, przesunięcie oferty w stronę obsługi zmienia nie tylko dochód, ale i sposób planowania tygodnia.

Dlaczego opieka nad stroną jest najłatwiejszym wejściem

Bo próg wiedzy jest niski, a odpowiedzialność łatwa do nazwania. Dodanie wpisu, poprawienie podstrony, podmiana zdjęcia, wgranie wtyczki i sprawdzenie, czy formularz kontaktowy nadal wysyła wiadomości, to zadania, których nauczysz się na własnej stronie w kilka tygodni. Klient natomiast odkłada je miesiącami, bo ma je nisko na liście i nie chce psuć czegoś, co działa.

Do tego dochodzi część, o której większość ofert milczy, a która najbardziej uspokaja właściciela firmy: kopia zapasowa przed każdą zmianą, aktualizacje robione w ustalonym oknie i jedno miejsce, w którym wiadomo, kto ma dostęp. Sama strona klienta stoi zwykle na hostingu z polskim wsparciem technicznym, więc przy poważniejszej awarii zgłoszenie robi się tam, a Twoją rolą jest wiedzieć, kiedy sprawa jest już poza panelem strony. Warto to zapisać w zakresie wprost, bo oszczędza obu stronom nerwów w dniu, w którym coś przestaje działać.

Jakie zadania techniczne zlecają najczęściej małe firmy

Najczęściej te, które mają termin. Wysyłka newslettera przed premierą, opublikowanie wpisu w dniu kampanii, raport sprzedaży na poniedziałkowe spotkanie, uporządkowanie kontaktów przed sezonem. Zadanie z terminem jest pierwsze do oddania na zewnątrz, bo jego niewykonanie widać natychmiast.

Firmy handlujące w internecie dokładają do tego własną warstwę: opisy produktów, integracje z przewoźnikiem, porządek w zamówieniach i obsługa paneli sprzedażowych. Jeżeli to jest kierunek, który Cię interesuje, zakres tej pracy rozkładamy osobno na stronie o wirtualnej asystentce e-commerce, razem z tabelą tego, co da się prowadzić zdalnie, a co zostaje w magazynie.

Druga naturalna nadbudowa to język obcy. Ta sama praca techniczna wykonana dla firmy sprzedającej na rynek niemiecki jest wyżej wyceniana, bo łączy dwie rzadkie rzeczy naraz. Jak wygląda ten rynek i jaki poziom języka jest realnie potrzebny, opisujemy na stronie o wirtualnej asystentce z niemieckim.

Od czego zacząć, mając doświadczenie wyłącznie biurowe

Od jednego narzędzia, nie od trzech. Najczęstszy błąd na starcie to oferta wymieniająca siedem programów poznanych po łebkach. Klient nie jest w stanie tego zweryfikować, więc traktuje taką listę jako brak specjalizacji i wraca do pytania o cenę.

1. Wybierz narzędzie, które i tak już obsługujesz. Arkusze kalkulacyjne, program do fakturowania albo panel strony. Doświadczenie biurowe daje tu ogromną przewagę: umiesz pracować na cudzych danych i rozumiesz, po co powstaje raport.
2. Zrób w nim coś własnego od początku do końca. Własna strona, własny arkusz rozliczeń, własna lista mailingowa. To jest materiał, który pokażesz zamiast certyfikatu.
3. Opisz zadanie jako proces, nie jako program. Zamiast "znajomość WordPressa" napisz, co robisz co miesiąc i czego klient dzięki temu nie musi pilnować.
4. Ustal granice odpowiedzialności. Co robisz sama, co zgłaszasz do hostingu albo do programisty, a czego nie dotykasz. To buduje zaufanie szybciej niż lista umiejętności.
5. Policz stawkę od nowa. Zadania techniczne mają dłuższy czas przygotowania i większe ryzyko, więc nie przenosi się do nich stawki administracyjnej wprost. Sposób liczenia rozkładamy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.

Jak opisać kompetencje techniczne, żeby klient je zrozumiał

Najlepiej działa opis złożony z trzech elementów: co przejmujesz, jak często i po czym poznamy, że jest zrobione. "Publikuję dwa wpisy w miesiącu na stronie klienta, razem z ustawieniem zdjęcia, opisu i linków wewnętrznych, po każdej zmianie robię kopię zapasową" mówi więcej niż zdanie o zaawansowanej znajomości systemów zarządzania treścią.

Ten opis musi stać w miejscu, które firma znajdzie sama, a nie tylko w wiadomości wysłanej w odpowiedzi na ogłoszenie. Co dokładnie powinien zawierać i gdzie go umieścić, rozkładamy na części w tekście o portfolio wirtualnej asystentki. Same kanały zdobywania zleceń, z uczciwym porównaniem tego, ile czasu każdy z nich zjada, zestawiamy na stronie o zleceniach dla wirtualnej asystentki.

Czego lepiej nie obiecywać

Trzech rzeczy. Po pierwsze, pisania kodu i naprawy poważnych awarii, bo to jest praca programisty i klient prędzej czy później to zweryfikuje. Po drugie, wyników sprzedażowych: możesz odpowiadać za to, że mailing wyszedł zgodnie z planem i został poprawnie ustawiony, ale nie za to, ile osób kupi. Po trzecie, obsługi dostępów na cudzym haśle. Imienne konto z odpowiednimi uprawnieniami jest standardem, który chroni obie strony, i warto się przy nim upierać nawet wtedy, gdy klient proponuje inaczej.

Uczciwie postawiona granica prawie nigdy nie kosztuje zlecenia. Kosztuje je natomiast obietnica, której nie da się dotrzymać w trzecim miesiącu współpracy.

Co zrobić z tym dzisiaj

Wybierz z tabeli jeden wiersz z kolumny ze stałą obsługą i napisz do niego trzy zdania oferty według wzoru: co przejmujesz, jak często, po czym poznać, że zrobione. Potem opublikuj to pod stałym adresem, żeby firma szukająca akurat tej pomocy mogła Cię znaleźć bez pośrednika. Profil w katalogu kosztuje 49 zł netto miesięcznie, nie ma w nim prowizji od zlecenia, a stawkę ustalasz bezpośrednio z klientem. Pełne warunki stoją w cenniku, a to, jak wygląda profil od środka, pokazuje strona dla specjalistek.