Wirtualna asystentka stawka godzinowa i jak policzyć cenę godziny

W skrócie: stawka godzinowa wirtualnej asystentki to koszt jej miesiąca (życie, składki, podatek, narzędzia) podzielony przez liczbę godzin, za które ktoś faktycznie zapłaci, a nie przez wszystkie przepracowane. Część czasu zajmują także organizacja pracy i pozyskiwanie zleceń. Uwzględnij je we własnej kalkulacji. Przy pakiecie godzin lub ryczałcie ustal zakres i sposób płatności. Taki model wymaga jasnych zasad zmiany liczby zadań. Poniżej rozpisujemy sposób liczenia, porównanie modeli i to, co realnie przesuwa cenę w górę.

Ten tekst jest napisany dla dwóch osób naraz. Dla asystentki, która ustala albo podnosi własną stawkę, i dla właściciela firmy, który dostał trzy różne wyceny i chce zrozumieć, skąd się biorą. Obie strony liczą to samo, tylko z innej strony stołu.

Skąd bierze się stawka, czyli trzy liczby zamiast zgadywania

Większość początkujących asystentek ustala stawkę metodą "sąsiadki": patrzy, co wpisały inne osoby w grupie na Facebooku, i wybiera coś ze środka. To najgorsza możliwa metoda, bo cudza stawka wynika z cudzych kosztów i cudzego zakresu. Własną stawkę liczy się z trzech wielkości.

1. Koszt miesiąca. Kwota, którą chcesz mieć do dyspozycji po opłaceniu wszystkiego, plus składki na ubezpieczenia, plus rezerwa na podatek, plus koszty działalności: księgowa, narzędzia, telefon, sprzęt, część czynszu. To jest przychód, który musi wpłynąć, żeby miesiąc się zamknął.
2. Godziny płatne. Z miesiąca pracy część czasu przeznaczasz na pozyskiwanie klientów, wyceny, faktury, naukę i rozmowy wstępne. Policz płatny czas na podstawie własnej ewidencji, zamiast zakładać stałą proporcję.
3. Model rozliczenia. Ta sama praca rozliczona godzinowo, pakietem godzin i ryczałtem daje inny przychód, bo inaczej rozkłada ryzyko przestoju. Do tego wracamy w tabeli.

Stawka godzinowa, pakiet godzin czy ryczałt

Nie ma obowiązkowej zależności między stawką godzinową, pakietem godzin i ryczałtem. Każdy model wyceń na podstawie zakresu, dostępności i ryzyka zmiany zadań. Ryczałt ma sens dopiero wtedy, gdy zakres jest spisany punkt po punkcie. Ryczałt za "wszystko, co potrzebne" kończy się pracą na etat rozliczaną jak dorywcza.

Wirtualna asystentka a stawka ryczałtu w podatku

Fraza "stawka ryczałtu" ma w tym zawodzie drugie znaczenie, podatkowe, i warto ich nie mylić. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania, w której płacisz procent od przychodu bez odliczania kosztów. Wysokość procentu zależy od klasyfikacji usługi (PKWiU), a nie od nazwy zawodu, więc usługi czysto administracyjne i na przykład usługi reklamowe albo związane z obsługą księgową mogą trafić do różnych stawek. Stawki określa ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, a spór o klasyfikację rozstrzyga interpretacja indywidualna. Jeśli robisz dla klientów różne rzeczy, spisz je i sprawdź każdą grupę osobno z księgową, zanim wybierzesz formę rozliczenia na rok.

Co realnie podnosi stawkę godzinową

W wycenach, które klienci porównują, powtarza się pięć rzeczy, za które płaci się więcej. Żadna z nich nie jest certyfikatem z kursu.

• Odpowiedzialność za wynik, nie za czynność. "Odbieram telefony" i "prowadzę kalendarz tak, że nic nie ginie, a klient dostaje w piątek podsumowanie tygodnia" to dwie różne usługi. Druga jest droższa, bo zdejmuje z właściciela nadzór.
• Pieniądze i dokumenty. Fakturowanie, pilnowanie płatności, przygotowanie dokumentów dla księgowej, obsługa systemu do faktur. Im bliżej pieniędzy klienta, tym wyżej wyceniana godzina.
• Język obcy w piśmie. Nie "komunikatywny", tylko taki, w którym samodzielnie prowadzisz korespondencję z zagranicznym kontrahentem.
• Systemy. Samodzielna obsługa CRM, narzędzia do zadań, programu do fakturowania i kalendarza rezerwacji. Klient nie chce Cię uczyć swojego systemu.
• Dostępność i czas reakcji. Gwarancja odpowiedzi w ciągu godziny w ustalonych porach kosztuje więcej niż "odpiszę w ciągu dnia", bo blokuje Twój czas także wtedy, gdy nic się nie dzieje.

Jest też rzecz, która stawkę obniża, choć wygląda niewinnie: praca na współdzielonych kontach i przesyłanie haseł mailem. Poważniejsi klienci, zwłaszcza kancelarie i gabinety, płacą więcej osobie, która sama proponuje menedżer haseł, osobne dostępy i umowę powierzenia danych.

Ile kosztuje wirtualna asystentka dla firmy i jak czytać wycenę

Jeśli jesteś po stronie zamawiającej, porównuj nie stawki, tylko koszt miesiąca za konkretny zakres. Trzy pytania, które warto zadać przed podpisaniem czegokolwiek:

1. Co dokładnie wchodzi w cenę, a co jest poza zakresem? Lista zadań na piśmie. Bez niej niższa stawka godzinowa zwykle kończy się większą liczbą godzin.
2. Jak rozliczane są godziny? Ewidencja czasu, zaokrąglenie (do 15 minut czy do godziny), sposób raportowania. Tu ukrywa się różnica między dwiema podobnymi wycenami.
3. Jaki jest czas reakcji i w jakich godzinach? Tani pakiet z odpowiedzią "w ciągu dwóch dni" nie zastąpi sekretariatu, który ma odbierać telefon.

Wycena od osoby pracującej samodzielnie i wycena od agencji różnią się zwykle nie tylko kwotą, ale też tym, kto po drugiej stronie faktycznie wykonuje pracę i czy ta osoba się zmienia. Czym wirtualna asystentka różni się od osoby na miejscu i kiedy praca zdalna w ogóle się sprawdza, opisaliśmy na stronie wirtualna asystentka: co robi i jak ją wybrać.

Jak obronić stawkę w rozmowie z klientem

Stawkę broni się przed rozmową, nie w jej trakcie. Klient, który trafia na Twoją ofertę i widzi spisany zakres, narzędzia, staż i specjalizację, zaczyna rozmowę od pytania "czy weźmiesz nas", a nie od pytania "ile bierzesz". Klient, który znalazł Cię w ogłoszeniu z gotową stawką, zaczyna od targowania. To jest praktyczna różnica między opisaną ofertą a ogłoszeniem i powód, dla którego wpis na giełdzie zleceń kończy się zwykle licytacją w dół.

Zanim wpiszesz kwotę gdziekolwiek, przygotuj więc trzy rzeczy: opisany zakres z podziałem na to, co robisz i czego nie robisz, listę narzędzi, które obsługujesz samodzielnie, oraz model rozliczenia, który proponujesz jako pierwszy. Jakie zadania firmy zlecają najczęściej, pokazujemy przy zleceniach dla wirtualnej asystentki. Gotowy opis zadań i kompetencji w typowym zakresie znajdziesz też na stronie wirtualnej asystentki administracyjnej.

Wysoka stawka bez stałego dopływu zapytań i tak nie zamknie miesiąca, dlatego po policzeniu kwoty zajmij się widocznością: opisem oferty pod stałym adresem, który klient może przesłać dalej.

Czy podnosić stawkę obecnym klientom?

Tak, ale z wyprzedzeniem i z uzasadnieniem w zakresie, nie w kosztach życia. Zapowiedz zmianę na 30 dni przed, pokaż, co doszło do zakresu od początku współpracy, i zaproponuj alternatywę: tę samą kwotę za węższy zakres albo przejście na pakiet godzin. Klient, który odejdzie przy podwyżce policzonej z kosztów, był i tak poniżej progu opłacalności.

Czy podawać stawkę publicznie w ofercie?

Zamiast jednej kwoty lepiej pokazać model rozliczenia i próg wejścia, na przykład "pakiety od 20 godzin miesięcznie" albo "rozliczenie godzinowe lub ryczałt, wycena po spisaniu zakresu". To filtruje osoby szukające najtańszej godziny i zostawia tych, którzy kupują zakres. Ewidencję czasu i stawkę doprecyzowujesz już w rozmowie.

Wirtualna asystentka na godziny czy na stałe?

Na godziny zaczynasz, na stałe zostajesz. Pierwszy miesiąc rozliczany godzinowo pokazuje obu stronom realną pracochłonność. Po nim przejście na pakiet albo ryczałt jest naturalne, bo obie strony wiedzą już, ile godzin naprawdę zajmuje ten zakres, i nikt nie zgaduje.

Jeśli dopiero zaczynasz w tym zawodzie i stawka jest jednym z kilku otwartych tematów, cały pierwszy etap, od kompetencji przez formalności po pierwszych klientów, rozpisaliśmy we wpisie jak zostać wirtualną asystentką.