Office manager - czym się zajmuje i kiedy go zatrudnić
Office manager odpowiada za to, żeby biuro działało: za dostawców, umowy, zaopatrzenie, koszty i wdrożenie nowych osób. To rola z własnym budżetem i własnymi decyzjami, nie stanowisko wykonawcze.
Czym zajmuje się office manager
Office manager prowadzi biuro tak, jak prowadzi się mały dział. Ma pod sobą umowy z dostawcami, budżet na zaopatrzenie, flotę sprzętu, przestrzeń i wszystko, co sprawia, że trzydzieści osób może usiąść rano do pracy i nie zajmować się organizacją.
Kluczowa różnica wobec sekretarki i asystentki: office manager podejmuje decyzje zakupowe i negocjuje. Nie pyta o zgodę na każdą fakturę, tylko rozlicza się z budżetu. Dlatego to stanowisko pojawia się zwykle dopiero wtedy, gdy firma przekroczy dwadzieścia kilka osób.
W praktyce office manager często przejmuje też część zadań kadrowych na wejściu: onboarding, badania wstępne, sprzęt dla nowej osoby, kontakt z biurem rachunkowym. W mniejszych organizacjach to jedno stanowisko obsługuje całą warstwę administracyjną firmy.
Co realnie robi ta osoba
- 01 Zarządzanie budżetem biura i kontrola kosztów bieżących
- 02 Umowy i relacje z dostawcami: najem, sprzątanie, catering, kurierzy, telekomunikacja
- 03 Zaopatrzenie biura i zarządzanie sprzętem oraz licencjami
- 04 Onboarding nowych osób: stanowisko, sprzęt, dostępy, dokumenty wstępne
- 05 Obieg faktur i współpraca z biurem rachunkowym
- 06 Organizacja spotkań firmowych, wyjazdów i wydarzeń wewnętrznych
- 07 Bezpieczeństwo i higiena pracy w części administracyjnej oraz przeglądy obiektu
- 08 Utrzymanie porządku w dokumentacji firmy i polityce dostępu do niej
Co odróżnia dobrą kandydatkę
- Samodzielność w wydawaniu pieniędzy w ramach ustalonego budżetu
- Umiejętność negocjowania warunków z dostawcami
- Znajomość obiegu dokumentów księgowych
- Organizacja pracy wielu spraw równolegle, z priorytetami
- Komunikacja z zarządem i z zespołem w tym samym tygodniu, tym samym językiem
Office manager - najczęstsze pytania
Sekretarka obsługuje procesy: telefony, korespondencję, kalendarz, dokumenty. Office manager zarządza zasobami: budżetem, dostawcami, umowami i przestrzenią. Pierwsza wykonuje ustalony obieg, drugi ten obieg ustala.
Zwykle powyżej dwudziestu kilku osób albo przy więcej niż jednej lokalizacji. Poniżej tego progu zadania office managera rozkładają się między asystentkę zarządu i księgowość i osobny etat rzadko się broni.
Często obsługuje kadrową część administracyjną: dokumenty wstępne, badania, sprzęt, dostępy. Rekrutacja, wynagrodzenia i sprawy pracownicze co do zasady zostają po stronie działu kadr albo zewnętrznego biura.
Inne specjalizacje w katalogu
Zakres obowiązków bywa podobny, a odpowiedzialność zupełnie inna. Sprawdź sąsiednie stanowiska, zanim wybierzesz nazwę do ogłoszenia.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Recepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Asystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Asystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Sekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Sekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Wirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury, kontakt z klientem, rozliczenie na godziny.
Office manager w miastach
Office manager - dodaj swój profil
Wypełniasz profil i płacisz kartą. Profil jest widoczny w tej specjalizacji od razu po zapłacie.