Dokumenty i organizacja
Zarządzanie budżetem biura i kontrola kosztów bieżących
Zawód i dobór kandydatek
Office manager i jego obowiązki na miejscu oraz zdalnie
Office manager odpowiada za to, żeby biuro działało: za dostawców, umowy, zaopatrzenie, koszty i wdrożenie nowych osób. To rola z własnym budżetem i własnymi decyzjami, nie stanowisko wykonawcze. Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę zdalną albo do biura. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz i umawiasz się bezpośrednio.
- Abonament Dobór 1 490 zł netto / mies. + 23% VAT
- Warunki pracy ustalasz bezpośrednio
Zawód
Czym zajmuje się office manager
Office manager koordynuje organizację biura. Odpowiada za obieg spraw, kontakt z kontrahentami, zaopatrzenie oraz przygotowanie zespołowi warunków do pracy.
Zakres samodzielności office managera zależy od organizacji firmy. Warto ustalić budżet, zakres decyzji zakupowych i to, które umowy wymagają zatwierdzenia przez zarząd.
W praktyce office manager często przejmuje też część zadań kadrowych na wejściu: onboarding, badania wstępne, sprzęt dla nowej osoby, kontakt z biurem rachunkowym. W mniejszych organizacjach to jedno stanowisko obsługuje całą warstwę administracyjną firmy.
Zakres obowiązków
Co realnie robi office manager
Pełny zakres stanowiska, niezależnie od tego, czy pracuje ktoś na miejscu, czy część zadań prowadzi się zdalnie.
Obowiązki
- 01 Zarządzanie budżetem biura i kontrola kosztów bieżących
- 02 Umowy i relacje z dostawcami: najem, sprzątanie, catering, kurierzy, telekomunikacja
- 03 Zaopatrzenie biura i zarządzanie sprzętem oraz licencjami
- 04 Onboarding nowych osób: stanowisko, sprzęt, dostępy, dokumenty wstępne
- 05 Obieg faktur i współpraca z biurem rachunkowym
- 06 Organizacja spotkań firmowych, wyjazdów i wydarzeń wewnętrznych
- 07 Bezpieczeństwo i higiena pracy w części administracyjnej oraz przeglądy obiektu
- 08 Utrzymanie porządku w dokumentacji firmy i polityce dostępu do niej
Wymagania
- Samodzielność w wydawaniu pieniędzy w ramach ustalonego budżetu
- Umiejętność negocjowania warunków z dostawcami
- Znajomość obiegu dokumentów księgowych
- Organizacja pracy wielu spraw równolegle, z priorytetami
- Komunikacja z zarządem i z zespołem w tym samym tygodniu, tym samym językiem
Narzędzia
System obiegu faktur
Arkusz budżetu biura
Kalendarz i rezerwacja sal
Narzędzie do zamówień
Komunikator firmowy
System zgłoszeń wewnętrznych
Sekretarka do tej roli
Office manager zdalnie albo w biurze
Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę do tego zakresu pracy. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiasz się bezpośrednio na pracę zdalną albo w biurze.
Terminy i obieg spraw
Umowy i relacje z dostawcami: najem, sprzątanie, catering, kurierzy, telekomunikacja
Wymagania roli
Samodzielność w wydawaniu pieniędzy w ramach ustalonego budżetu
Co wymaga osobnych ustaleń
Podziel zadania według miejsca pracy i wymaganych uprawnień.
- Obsługa gości, przesyłek i papierowego archiwum wymaga obecności w biurze
- Czynności wymagające uprawnień zleć osobie, która je posiada
- Decyzje finansowe i zakres pełnomocnictw ustal przed rozpoczęciem współpracy
Wymogi branży
- Spisany zakres zadań i odpowiedzialności
- Uprawnienia do narzędzi ograniczone do potrzeb pracy
- Poufność oraz zasady przetwarzania danych ustalone odpowiednio do roli stron
- Dostępność i sposób przekazywania spraw uzgodnione z kandydatką
Abonament dla firm
Wsparcie doboru kandydatek
Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki ustalasz z nią osobno.
Pakiet Dobór
1 490
zł netto / mies.
- Wszystko z pakietu Rekrutacja
- Dobieramy 3 kandydatki do każdego zapotrzebowania w 5 dni roboczych
- Rozmowa wstępna i sprawdzenie referencji przez nas
- Zastępstwo przy nieobecności
- Kontakt z kandydatkami bez limitu
Dlaczego ten pakiet
Abonament platformy dotyczy wsparcia rekrutacji. Porównaj jego zakres w cenniku dla firm. Wynagrodzenie i czas pracy sekretarki ustalacie bezpośrednio.
- Faktura VAT za każdy okres rozliczeniowy
- Bez umowy terminowej
- Rezygnacja z końcem opłaconego okresu
Zgłoś zapotrzebowanie przez Wynajmij sekretarkę oraz jak działa dobór kandydatek.
Pytania i odpowiedzi
Office manager w najczęstszych pytaniach
Czym office manager różni się od sekretarki?
Sekretarka obsługuje procesy: telefony, korespondencję, kalendarz, dokumenty. Office manager zarządza zasobami: budżetem, dostawcami, umowami i przestrzenią. Pierwsza wykonuje ustalony obieg, drugi ten obieg ustala.
Kiedy to stanowisko ma sens?
Gdy organizacja biura wymaga stałej koordynacji, zadania rozkładają się między wiele osób lub firma potrzebuje osoby odpowiedzialnej za obieg spraw. Liczy się zakres pracy, a nie sam rozmiar zespołu.
Czy office manager zajmuje się kadrami?
Często obsługuje kadrową część administracyjną: dokumenty wstępne, badania, sprzęt, dostępy. Rekrutacja, wynagrodzenia i sprawy pracownicze co do zasady zostają po stronie działu kadr albo zewnętrznego biura.
Jak znaleźć sekretarkę do tej roli?
Opisz obowiązki, wymagane kompetencje, miasto i tryb pracy w formularzu zapotrzebowania. Dobieramy kandydatki, a Ty wybierasz i ustalasz warunki bezpośrednio.
Czy rola może być zdalna albo stacjonarna?
Tak. Zaznacz, które zadania wymagają obecności w biurze. Dopasowanie zależy od wymagań i dostępności kandydatek.
Czy abonament jest wynagrodzeniem sekretarki?
Nie. Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki, wymiar pracy i formę współpracy uzgadniacie osobno.
Inne branże
Sekretarka dla innych branż
Sprawdź obowiązki sąsiednich stanowisk i wskaż kompetencje potrzebne w Twojej firmie.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Zakres i obsługa zdalnaRecepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Zakres i obsługa zdalnaWirtualna asystentka administracyjna
Obsługuje biuro zdalnie: skrzynka, kalendarz, faktury i kontakt z klientem, w stałym abonamencie.
Zakres i obsługa zdalnaSzukasz pracy jako sekretarka?
Zgłoś sięZnajdź sekretarkę do swojej firmy
Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiacie się bezpośrednio.