Dokumenty i organizacja
Obsługa skrzynki mailowej i pierwsza segregacja spraw
Zawód i dobór kandydatek
Wirtualna asystentka administracyjna w stałym abonamencie
Wirtualna asystentka prowadzi część administracyjną firmy zdalnie i rozlicza się ze stałego zakresu albo z godzin. To rozwiązanie dla firm, które nie potrzebują etatu. Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę zdalną albo do biura. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz i umawiasz się bezpośrednio.
- Abonament Dobór 1 490 zł netto / mies. + 23% VAT
- Warunki pracy ustalasz bezpośrednio
Zawód
Czym zajmuje się wirtualna asystentka administracyjna
Wirtualna asystentka administracyjna obsługuje biuro spoza biura. Prowadzi skrzynkę, kalendarz, faktury i kontakt z klientem, i rozlicza się z godzin albo z ustalonego pakietu zadań.
Dla jednoosobowej działalności i małej firmy to często jedyny sensowny wariant: pełny etat administracyjny się nie broni, a wykonywanie tych zadań samodzielnie zjada czas, który powinien iść na sprzedaż albo na usługę.
Warto od początku ustalić, czego zdalnie zrobić się nie da: odbioru przesyłek, dokumentów papierowych, obecności przy kliencie i wszystkiego, co wymaga dostępu do fizycznego biura. Reszta zakresu przenosi się bez strat.
Zakres obowiązków
Co realnie robi wirtualna asystentka
Pełny zakres stanowiska, niezależnie od tego, czy pracuje ktoś na miejscu, czy część zadań prowadzi się zdalnie.
Obowiązki
- 01 Obsługa skrzynki mailowej i pierwsza segregacja spraw
- 02 Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań
- 03 Wystawianie faktur i pilnowanie płatności
- 04 Porządkowanie dokumentów i kontakt z biurem rachunkowym
- 05 Obsługa telefonu na przekierowaniu lub przez wirtualną centralę
- 06 Przygotowanie zestawień, ofert i prostych prezentacji
- 07 Kontakt z klientami i dostawcami w sprawach bieżących
- 08 Prowadzenie porządku w systemach: zadania, notatki, kontakty
Wymagania
- Samodzielność w pracy bez nadzoru i raportowanie postępu
- Sprawne łączenie kilku klientów w jednym tygodniu
- Praktyczna znajomość narzędzi w chmurze
- Bezpieczne obchodzenie się z dostępami i danymi klientów
- Jasne ustalanie zakresu i rozliczanie czasu
Narzędzia
Poczta i kalendarz w chmurze
Program do fakturowania
Narzędzie do zadań
Wirtualna centrala
Dysk współdzielony
Menedżer haseł
Sekretarka do tej roli
Wirtualna asystentka administracyjna zdalnie albo w biurze
Na Sekretarka.pl znajdziesz i wynajmiesz sekretarkę do tego zakresu pracy. Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiasz się bezpośrednio na pracę zdalną albo w biurze.
Terminy i obieg spraw
Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań
Wymagania roli
Samodzielność w pracy bez nadzoru i raportowanie postępu
Co wymaga osobnych ustaleń
Podziel zadania według miejsca pracy i wymaganych uprawnień.
- Obsługa gości, przesyłek i papierowego archiwum wymaga obecności w biurze
- Czynności wymagające uprawnień zleć osobie, która je posiada
- Decyzje finansowe i zakres pełnomocnictw ustal przed rozpoczęciem współpracy
Wymogi branży
- Spisany zakres zadań i odpowiedzialności
- Uprawnienia do narzędzi ograniczone do potrzeb pracy
- Poufność oraz zasady przetwarzania danych ustalone odpowiednio do roli stron
- Dostępność i sposób przekazywania spraw uzgodnione z kandydatką
Abonament dla firm
Wsparcie doboru kandydatek
Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki ustalasz z nią osobno.
Pakiet Dobór
1 490
zł netto / mies.
- Wszystko z pakietu Rekrutacja
- Dobieramy 3 kandydatki do każdego zapotrzebowania w 5 dni roboczych
- Rozmowa wstępna i sprawdzenie referencji przez nas
- Zastępstwo przy nieobecności
- Kontakt z kandydatkami bez limitu
Dlaczego ten pakiet
Abonament platformy dotyczy wsparcia rekrutacji. Porównaj jego zakres w cenniku dla firm. Wynagrodzenie i czas pracy sekretarki ustalacie bezpośrednio.
- Faktura VAT za każdy okres rozliczeniowy
- Bez umowy terminowej
- Rezygnacja z końcem opłaconego okresu
Zgłoś zapotrzebowanie przez Wynajmij sekretarkę oraz jak działa dobór kandydatek.
Pytania i odpowiedzi
Wirtualna asystentka administracyjna w najczęstszych pytaniach
Jak rozlicza się wirtualną asystentkę?
Wynagrodzenie i sposób rozliczenia ustalasz bezpośrednio z wybraną kandydatką. Abonament Sekretarka.pl dotyczy korzystania z platformy i wsparcia rekrutacji, a nie godzin pracy sekretarki.
Czy wirtualna asystentka może odbierać telefony firmowe?
Tak, przez przekierowanie numeru albo wirtualną centralę. To najczęściej zamawiana część zakresu i podstawa usługi, którą opisujemy jako sekretariat online.
Czego wirtualna asystentka nie zrobi?
Wszystkiego, co wymaga obecności: odbioru przesyłek, dokumentów papierowych, obsługi gościa i pracy z aktami na miejscu. Tę część zakresu trzeba zostawić po stronie biura.
Jak znaleźć sekretarkę do tej roli?
Opisz obowiązki, wymagane kompetencje, miasto i tryb pracy w formularzu zapotrzebowania. Dobieramy kandydatki, a Ty wybierasz i ustalasz warunki bezpośrednio.
Czy rola może być zdalna albo stacjonarna?
Tak. Zaznacz, które zadania wymagają obecności w biurze. Dopasowanie zależy od wymagań i dostępności kandydatek.
Czy abonament jest wynagrodzeniem sekretarki?
Nie. Abonament dotyczy platformy i wsparcia rekrutacji. Wynagrodzenie sekretarki, wymiar pracy i formę współpracy uzgadniacie osobno.
Inne branże
Sekretarka dla innych branż
Sprawdź obowiązki sąsiednich stanowisk i wskaż kompetencje potrzebne w Twojej firmie.
Sekretarka medyczna
Prowadzi dokumentację pacjenta, obsługuje rejestrację i pilnuje terminów w placówce medycznej.
Zakres i obsługa zdalnaOffice manager
Prowadzi biuro jak mały dział: budżet, dostawcy, umowy, zaopatrzenie i onboarding nowych osób.
Zakres i obsługa zdalnaRecepcjonistka
Pierwszy kontakt: przyjmuje gości, obsługuje telefon i recepcję, pilnuje ruchu w budynku.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka zarządu
Pracuje bezpośrednio z zarządem: kalendarz, dokumenty korporacyjne, poufność, koordynacja spraw.
Zakres i obsługa zdalnaAsystentka biurowa
Wsparcie całego zespołu: dokumenty, kalendarze, zamówienia, drobne sprawy administracyjne.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka szkolna
Prowadzi sekretariat placówki oświatowej: dokumentacja ucznia, rekrutacja, kontakt z rodzicami.
Zakres i obsługa zdalnaSekretarka w kancelarii prawnej
Pilnuje terminów sądowych, prowadzi akta spraw i obsługuje obieg pism procesowych.
Zakres i obsługa zdalnaSzukasz pracy jako sekretarka?
Zgłoś sięZnajdź sekretarkę do swojej firmy
Dobieramy kandydatki do Twojego zapotrzebowania. Wybierasz osobę i umawiacie się bezpośrednio.