Wirtualna asystentka dla biura rachunkowego i zadania, które biura zlecają na zewnątrz

W skrócie: wirtualna asystentka dla biura rachunkowego przejmuje pracę wokół dokumentów i klientów, a nie samo księgowanie. Zbiera dokumenty i przypomina o nich, prowadzi skrzynkę i telefony biura, pilnuje kalendarza terminów, porządkuje faktury pobrane z KSeF i wprowadza dokumenty do programu pod nadzorem księgowej. Decyzje księgowe, podpis pod deklaracją i odpowiedzialność zostają w biurze. Oferta, która nazywa tę granicę wprost i ma gotową umowę podpowierzenia danych, sprzedaje się biurom dużo łatwiej niż ogólne wsparcie administracyjne.

Ten tekst jest dla asystentki, która chce obsługiwać biura rachunkowe na stałe. Nie jest kursem księgowości. Jest rozpisaniem tego, co biuro kupuje, czego się boi i co trzeba mieć gotowe przed pierwszą rozmową.

Dlaczego biura rachunkowe szukają wsparcia właśnie teraz

Do tego dochodzi rytm, który się nie zmienia. Składki ZUS większość płatników opłaca do 20. dnia miesiąca, a plik JPK_V7 składa się do 25. dnia. Druga połowa miesiąca w biurze to pogoń za dokumentami, a sezon rozliczeń rocznych dokłada swoje. Każda godzina księgowej spędzona na przypominaniu klientowi o fakturach to godzina, której nie spędza na pracy, za którą klient płaci biuru.

Jakie zadania biuro rachunkowe może zlecić wirtualnej asystentce

Poniższa tabela jest podstawą oferty. Ostatnie wiersze mówią nie celowo, bo biuro, które widzi, że rozumiesz granicę odpowiedzialności, ufa Ci szybciej niż takie, któremu obiecujesz wszystko.

Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.

Pierwsze trzy wiersze to zlecenie, które biuro kupuje najszybciej, bo nie wymaga od niego żadnej zmiany w sposobie księgowania. Wiersze czwarty i piąty to rozszerzenie po kilku miesiącach współpracy, kiedy biuro zobaczy, jak pracujesz na jego dokumentach.

Gdzie kończy się zakres wirtualnej asystentki w biurze rachunkowym

Tam, gdzie zaczyna się odpowiedzialność za rozliczenie. Biuro prowadzące usługowo księgi rachunkowe ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (art. 76a ustawy o rachunkowości), a klient rozlicza się z nim, nie z Tobą. Dlatego decyzja, czy wydatek jest kosztem, jak zaksięgować dokument i co wpisać do deklaracji, należy do księgowej. Podpis pod deklaracją składa osoba, której klient udzielił pełnomocnictwa, zwykle na formularzu UPL-1.

To nie jest ograniczenie oferty, tylko jej argument. Zdanie "przygotowuję dokumenty do księgowania i wprowadzam je do programu, a kwalifikację i rozliczenie zostawiam księgowej" odpowiada na pierwsze pytanie, jakie zada każdy właściciel biura: czy ta osoba nie narobi mi błędów, za które odpowiem ja.

Umowa podpowierzenia danych klientów biura przed pierwszym dostępem

Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe w imieniu swoich klientów, więc Ty, pracując na tych danych, jesteś kolejnym podmiotem w łańcuchu. RODO pozwala podmiotowi przetwarzającemu korzystać z usług innego podmiotu tylko za zgodą administratora i na podstawie umowy, która nakłada te same obowiązki ochrony danych (art. 28 ust. 2 i 4). W praktyce biuro musi mieć w umowach z klientami zgodę na podpowierzenie i podpisać z Tobą umowę podpowierzenia.

Większość asystentek zostawia ten temat biuru. Lepiej przyjść z gotowym wzorem umowy podpowierzenia, uzgodnionym z prawnikiem, i z krótkim opisem, jak zabezpieczasz komputer i dostęp do skrzynki. To usuwa najpoważniejszą obawę biura, zanim ta padnie na rozmowie.

Jak opisać ofertę dla biura rachunkowego

Biuro nie kupuje godzin. Kupuje spokojny koniec miesiąca. Opis oferty warto więc złożyć z trzech elementów: co przejmujesz, w jakim rytmie i po czym biuro pozna, że jest zrobione.

1. Zakres nazwany zadaniem. "Kompletuję dokumenty od klientów biura, przypominam o brakach i przekazuję księgowej aktualną listę" mówi więcej niż "wsparcie administracyjne biura".
2. Rytm dopasowany do terminów. Podaj, ile godzin masz w pierwszej i w drugiej połowie miesiąca. Biuro potrzebuje więcej pomocy przed 20. i 25. dniem, a mniej na początku.
3. Narzędzia, które znasz. Program księgowy, w którym już pracowałaś, praca z KSeF, arkusze. Wymień dwa lub trzy, a nie dziesięć.
4. Granica odpowiedzialności. Jedno zdanie o tym, że decyzje księgowe zostają w biurze.
5. Dane. Informacja, że masz gotową umowę podpowierzenia i pracujesz na imiennych dostępach.

Rozliczenie z biurem najczęściej opiera się na stałym pakiecie godzin miesięcznie, bo praca jest powtarzalna. Jak policzyć stawkę, żeby pakiet nie zjadał Ci nadgodzin w szczycie, pokazujemy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki. Jeśli dopiero zaczynasz i nie wiesz, czy możesz wystawić biuru rachunek bez firmy, sprawdź, kiedy wystarcza działalność nierejestrowana wirtualnej asystentki.

W ofercie opisz kontrolę kompletności dokumentów i sposób zgłaszania braków. Nie przypisuj sobie odpowiedzialności za kwalifikację podatkową dokumentów, jeśli nie należy do Twojej roli.

Gdzie biura rachunkowe szukają asystentki

Najczęściej w trzech miejscach: przez polecenie od innego biura, w ogłoszeniu na giełdzie zleceń i w wyszukiwarce, wpisując zadanie i formę współpracy. Pierwsza droga jest najmocniejsza, ale nie da się jej przyspieszyć. Druga daje szybki start, ale każde zlecenie zdobywasz od nowa i konkurujesz ceną. Trzecia działa bez Twojego czasu, pod warunkiem że opis oferty stoi pod stałym adresem, który biuro może znaleźć i przesłać wspólnikowi.

Jakie zadania firmy zlecają najczęściej, pokazujemy na stronie o zleceniach dla wirtualnej asystentki, a przykłady opisanych zakresów pracy dla różnych branż przy portfolio wirtualnej asystentki. Jeśli pracujesz też po angielsku, biura obsługujące zagranicznych klientów to osobny rynek, który opisujemy przy wirtualnej asystentce z angielskim.

Co zrobić z tym dzisiaj

Wybierz z tabeli trzy pierwsze wiersze i napisz do każdego jedno zdanie oferty według wzoru: co przejmujesz, w jakim rytmie, po czym biuro pozna, że zrobione. Dopisz zdanie o granicy odpowiedzialności i o umowie podpowierzenia. Potem opublikuj to pod stałym adresem, żeby biuro szukające pomocy przed końcem miesiąca znalazło Cię bez pośrednika.