Wirtualna asystentka a VAT, zwolnienie podmiotowe i faktury dla klienta z zagranicy
Większość asystentek zaczyna bez VAT i tak może zostać na długo. Są jednak trzy sytuacje, w których zwolnienie znika, a jedna z nich działa od pierwszej faktury, niezależnie od przychodu.
Ten wpis jest dla asystentki, która wycenia właśnie pierwsze albo kolejne zlecenie i musi wiedzieć, czy do stawki dochodzi 23 procent, oraz dla tej, która dostała zapytanie od firmy z Niemiec i nie wie, co wpisać na fakturze.
Czy wirtualna asystentka musi płacić VAT
Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży, a nie od pełnej kwoty. Jeśli zaczynasz w lipcu, Twój limit na ten rok to mniej więcej połowa progu. To jest miejsce, w którym najczęściej pojawia się błąd, bo ludzie przyjmują pełną kwotę i przekraczają ją, nie wiedząc o tym.
Kiedy wirtualna asystentka traci zwolnienie z VAT
Trzy sytuacje wyglądają zupełnie inaczej, a tylko pierwsza z nich jest powszechnie znana. Tabela układa je obok siebie, bo od tego, w którym wierszu jesteś, zależy, czy doliczasz podatek do najbliższej faktury.
| Sytuacja | Od kiedy działa | Co trzeba zrobić | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Przekroczenie limitu sprzedaży | Od czynności, którą limit został przekroczony, nie od następnego miesiąca | Rejestracja na VAT-R przed tą czynnością, potem faktury ze stawką | art. 113 ust. 1 i ust. 5 ustawy o VAT |
| Usługi doradztwa lub prawnicze | Od pierwszej takiej usługi, niezależnie od przychodu | Rejestracja jako podatnik VAT czynny przed jej wykonaniem | art. 113 ust. 13 ustawy o VAT |
| Usługa dla firmy z innego kraju Unii | Przed pierwszą taką usługą | Rejestracja do VAT-UE na VAT-R, faktura bez stawki, informacja podsumowująca | art. 28b ustawy o VAT |
| Rezygnacja ze zwolnienia z własnej woli | Od początku wybranego okresu rozliczeniowego | Zgłoszenie na VAT-R, zwykle po to, żeby odliczać podatek od zakupów | art. 113 ust. 4 ustawy o VAT |
Dlaczego doradztwo jest tu najgroźniejsze
Kłopot polega na tym, że ustawa o VAT nie definiuje pojęcia doradztwa. Ocenia się je po rzeczywistym charakterze czynności, a nie po tym, jak nazwałaś ją w umowie albo jaki kod PKD wybrałaś przy rejestracji. Działa to w obie strony: wpisanie kodu związanego z doradztwem samo w sobie nie odbiera zwolnienia, dopóki takich usług faktycznie nie świadczysz, ale też nazwanie usługi inaczej nie pomoże, jeśli jej treścią jest udzielanie porad.
Dla wirtualnej asystentki granica biegnie mniej więcej tak. Wykonywanie zadania na ustalonych zasadach nie jest doradztwem: prowadzenie skrzynki, umawianie spotkań, wystawianie faktur, obsługa zamówień, pilnowanie terminów, przygotowywanie zestawień. Doradztwem zaczyna być rekomendowanie klientowi rozwiązania i branie odpowiedzialności za tę rekomendację: dobór systemu, opiniowanie strategii, audyt procesów zakończony zaleceniami. Jeśli Twoja oferta zawiera słowa "konsultacje", "audyt" albo "opracowanie strategii", warto ją przejrzeć przed wystawieniem pierwszej faktury.
To nie jest powód, żeby rezygnować z ambitniejszych zadań. To powód, żeby wiedzieć, w którym momencie zmienia się rozliczenie, i wpisać to do wyceny. Sposoby liczenia stawki i to, co realnie ją podnosi, rozkładamy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.
Czy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury
Tak, i jest to zwykła faktura, tylko bez stawki i kwoty podatku. Podatnik zwolniony podmiotowo nie ma obowiązku wystawiania faktury z urzędu, ale musi ją wystawić na żądanie nabywcy, jeśli zgłosi je w ciągu trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę. W praktyce firmy proszą o fakturę zawsze, bo potrzebują jej do kosztów, więc wystawianie jej od razu oszczędza korespondencji.
Przy zwolnieniu opartym na limicie sprzedaży na fakturze nie trzeba podawać podstawy prawnej zwolnienia. Nie podaje się też stawki ani kwoty podatku. Zostaje więc dokument z datą, stronami, nazwą usługi, ilością i kwotą do zapłaty.
Ustal zakres odpowiedzialności i sposób przekazywania spraw. Jeżeli zadanie wymaga dodatkowych kompetencji, omów to z firmą przed rozpoczęciem pracy.
Co z fakturą dla klienta z Unii Europejskiej
To jest trzeci wiersz tabeli i najczęstsze zaskoczenie. Przy usłudze dla firmy z innego kraju Unii miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Podatek rozlicza u siebie klient, a Ty wystawiasz fakturę bez stawki krajowej. Brzmi wygodnie, ale zanim to zrobisz, musisz zarejestrować się do transakcji wewnątrzwspólnotowych, składając zgłoszenie VAT-R.
Ten obowiązek dotyczy również osób korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Rejestracja do VAT-UE nie odbiera zwolnienia na sprzedaż krajową: w Polsce nadal wystawiasz faktury bez podatku i nie prowadzisz pełnego rozliczenia VAT. Dochodzi natomiast obowiązek składania informacji podsumowującej o świadczonych usługach oraz sprawdzenia numeru kontrahenta w bazie VIES przed wystawieniem faktury.
Klient spoza Unii, na przykład z Wielkiej Brytanii lub Stanów Zjednoczonych, to jeszcze inny przypadek, bo tu nie ma ani VAT-UE, ani informacji podsumowującej. Jak wygląda sama obsługa klientów anglojęzycznych, pokazujemy przy wirtualnej asystentce z angielskim, a rynek niemiecki przy asystentce z niemieckim.
Wirtualna asystentka a KSeF od 2026 roku
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania faktur także osobom zwolnionym z VAT. Obowiązek wchodzi etapami. Od 1 lutego 2026 roku obejmuje największych podatników, czyli tych, u których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Od 1 kwietnia 2026 roku dołącza reszta rynku, w tym jednoosobowe działalności oraz podatnicy zwolnieni z VAT wystawiający faktury innym firmom.
Praktyczny wniosek jest prosty: wybierając program do fakturowania, sprawdź obsługę KSeF, nawet jeśli obowiązek Cię jeszcze nie dotyczy. Jeśli obsługujesz biura rachunkowe, temat wraca podwójnie, bo Twoi klienci pytają o to swoich klientów. Zakres takiej współpracy opisujemy we wpisie o wirtualnej asystentce dla biura rachunkowego.
Działalność nierejestrowana a VAT
Uwaga dotyczy jednak wyjątków z tabeli. Wyłączenie za doradztwo działa również przy działalności nierejestrowanej, tak samo jak obowiązek rejestracji do VAT-UE przy kliencie z Unii. Można więc prowadzić sprzedaż bez rejestracji firmy, a mimo to mieć obowiązek złożenia VAT-R. Warunki samej działalności nierejestrowanej i moment przejścia na działalność gospodarczą opisujemy w osobnym wpisie o działalności nierejestrowanej wirtualnej asystentki.
Co z tym zrobić przed najbliższą fakturą
Sprawdź cztery rzeczy i zamknij temat na rok. Po pierwsze, policz sprzedaż za poprzedni rok i porównaj ją z progiem, a przy działalności zaczętej w trakcie roku policz limit proporcjonalnie. Po drugie, przeczytaj własną ofertę i sprawdź, czy któraś pozycja jest doradztwem w sensie udzielania porad. Po trzecie, sprawdź, czy wśród klientów jest firma z innego kraju Unii, i jeśli tak, złóż VAT-R przed kolejną fakturą. Po czwarte, sprawdź termin KSeF właściwy dla Twojej skali fakturowania.
Te cztery odpowiedzi decydują o tym, co wpiszesz w wycenie, a wycena decyduje o tym, czy zlecenie się opłaca. Gdy masz je gotowe, zostaje ostatni krok, czyli opisanie oferty tak, żeby firma sama Cię znalazła. Przykłady opisanych zakresów pracy zebraliśmy przy portfolio wirtualnej asystentki, a jeśli dopiero zaczynasz i nie masz zrealizowanych zleceń, zajrzyj na stronę wirtualna asystentka bez doświadczenia.
Szukasz pracy jako sekretarka? Zgłoś się na Sekretarka.pl. Opisz umiejętności, języki, dostępność i preferowany tryb pracy. Zgłoszenie jest bezpłatne. Firma wybiera kandydatkę, a warunki współpracy ustalacie bezpośrednio.