Wirtualna asystentka a VAT: zwolnienie podmiotowe, limit 240 000 zł i faktury dla klienta z zagranicy
Większość asystentek zaczyna bez VAT i tak może zostać na długo. Są jednak trzy sytuacje, w których zwolnienie znika, a jedna z nich działa od pierwszej faktury, niezależnie od przychodu.
Pracujesz w administracji? Załóż trwały profil pod swoim miastem i specjalizacją albo ułóż zakres obowiązków w narzędziu. Bez prowizji.
Załóż profilW skrócie: wirtualna asystentka może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, dopóki wartość jej sprzedaży za poprzedni rok nie przekroczyła 240 000 zł. Limit obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku i wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą z 24 czerwca 2025 roku. Zwolnienie znika w trzech przypadkach: po przekroczeniu limitu, po rozpoczęciu świadczenia usług doradztwa (tu od razu, bez względu na kwotę) oraz częściowo przy kliencie z innego kraju Unii, gdzie potrzebna jest rejestracja do VAT-UE mimo zwolnienia krajowego.
Ten wpis jest dla asystentki, która wycenia właśnie pierwsze albo kolejne zlecenie i musi wiedzieć, czy do stawki dochodzi 23 procent, oraz dla tej, która dostała zapytanie od firmy z Niemiec i nie wie, co wpisać na fakturze.
Czy wirtualna asystentka musi płacić VAT
Nie musi, dopóki mieści się w zwolnieniu podmiotowym. Zwolnienie przysługuje z mocy prawa i nie trzeba o nie wnioskować. Warunek jest jeden: wartość sprzedaży bez podatku w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła progu ustawowego. Od 1 stycznia 2026 roku ten próg wynosi 240 000 zł i jest to pierwsza zmiana od 2017 roku, kiedy ustalono go na 200 000 zł.
Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży, a nie od pełnej kwoty. Jeśli zaczynasz w lipcu, Twój limit na ten rok to mniej więcej połowa progu. To jest miejsce, w którym najczęściej pojawia się błąd, bo ludzie przyjmują pełną kwotę i przekraczają ją, nie wiedząc o tym.
Ustawodawca przewidział też przepis przejściowy dla osób, które w 2025 roku przekroczyły stary próg 200 000 zł, ale zmieściły się w nowym. Mogą korzystać ze zwolnienia od 1 stycznia 2026 roku, mimo że w poprzednim roku formalnie limit przekroczyły.
Kiedy wirtualna asystentka traci zwolnienie z VAT
Trzy sytuacje wyglądają zupełnie inaczej, a tylko pierwsza z nich jest powszechnie znana. Tabela układa je obok siebie, bo od tego, w którym wierszu jesteś, zależy, czy doliczasz podatek do najbliższej faktury.
| Sytuacja | Od kiedy działa | Co trzeba zrobić | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Przekroczenie limitu sprzedaży | Od czynności, którą limit został przekroczony, nie od następnego miesiąca | Rejestracja na VAT-R przed tą czynnością, potem faktury ze stawką | art. 113 ust. 1 i ust. 5 ustawy o VAT |
| Usługi doradztwa lub prawnicze | Od pierwszej takiej usługi, niezależnie od przychodu | Rejestracja jako podatnik VAT czynny przed jej wykonaniem | art. 113 ust. 13 ustawy o VAT |
| Usługa dla firmy z innego kraju Unii | Przed pierwszą taką usługą | Rejestracja do VAT-UE na VAT-R, faktura bez stawki, informacja podsumowująca | art. 28b ustawy o VAT |
| Rezygnacja ze zwolnienia z własnej woli | Od początku wybranego okresu rozliczeniowego | Zgłoszenie na VAT-R, zwykle po to, żeby odliczać podatek od zakupów | art. 113 ust. 4 ustawy o VAT |
Dlaczego doradztwo jest tu najgroźniejsze
Drugi wiersz tabeli zaskakuje najwięcej osób. Ustawa wyłącza ze zwolnienia podmiotowego podatników świadczących usługi doradztwa, i robi to bezwarunkowo. Nie ma znaczenia, czy Twój przychód wynosi 8 000 zł, czy 200 000 zł rocznie. Jeśli choć jedna z Twoich usług jest doradztwem, rejestrujesz się do VAT przed jej wykonaniem. Wyjątek dotyczy wyłącznie doradztwa rolniczego związanego z uprawą roślin i chowem zwierząt.
Kłopot polega na tym, że ustawa o VAT nie definiuje pojęcia doradztwa. Ocenia się je po rzeczywistym charakterze czynności, a nie po tym, jak nazwałaś ją w umowie albo jaki kod PKD wybrałaś przy rejestracji. Działa to w obie strony: wpisanie kodu związanego z doradztwem samo w sobie nie odbiera zwolnienia, dopóki takich usług faktycznie nie świadczysz, ale też nazwanie usługi inaczej nie pomoże, jeśli jej treścią jest udzielanie porad.
Dla wirtualnej asystentki granica biegnie mniej więcej tak. Wykonywanie zadania na ustalonych zasadach nie jest doradztwem: prowadzenie skrzynki, umawianie spotkań, wystawianie faktur, obsługa zamówień, pilnowanie terminów, przygotowywanie zestawień. Doradztwem zaczyna być rekomendowanie klientowi rozwiązania i branie odpowiedzialności za tę rekomendację: dobór systemu, opiniowanie strategii, audyt procesów zakończony zaleceniami. Jeśli Twoja oferta zawiera słowa "konsultacje", "audyt" albo "opracowanie strategii", warto ją przejrzeć przed wystawieniem pierwszej faktury.
To nie jest powód, żeby rezygnować z ambitniejszych zadań. To powód, żeby wiedzieć, w którym momencie zmienia się rozliczenie, i wpisać to do wyceny. Sposoby liczenia stawki i to, co realnie ją podnosi, rozkładamy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.
Czy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury
Tak, i jest to zwykła faktura, tylko bez stawki i kwoty podatku. Podatnik zwolniony podmiotowo nie ma obowiązku wystawiania faktury z urzędu, ale musi ją wystawić na żądanie nabywcy, jeśli zgłosi je w ciągu trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę. W praktyce firmy proszą o fakturę zawsze, bo potrzebują jej do kosztów, więc wystawianie jej od razu oszczędza korespondencji.
Przy zwolnieniu opartym na limicie sprzedaży na fakturze nie trzeba podawać podstawy prawnej zwolnienia. Nie podaje się też stawki ani kwoty podatku. Zostaje więc dokument z datą, stronami, nazwą usługi, ilością i kwotą do zapłaty.
Warto z góry ustalić z klientem termin płatności i sposób zapłaty, bo to, a nie sama faktura, decyduje o tym, kiedy dostaniesz pieniądze. Przy stałej obsłudze kilku firm wygodne są płatności powtarzalne, a przy zleceniach jednorazowych zwykły link do zapłaty, który klient otwiera na telefonie. Rozwiązania takie jak bramka płatnicza z BLIK-iem i szybkimi przelewami skracają ten etap z kilku dni do kilku minut, co przy małych, częstych fakturach ma większe znaczenie niż sama wysokość stawki.
Co z fakturą dla klienta z Unii Europejskiej
To jest trzeci wiersz tabeli i najczęstsze zaskoczenie. Przy usłudze dla firmy z innego kraju Unii miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Podatek rozlicza u siebie klient, a Ty wystawiasz fakturę bez stawki krajowej. Brzmi wygodnie, ale zanim to zrobisz, musisz zarejestrować się do transakcji wewnątrzwspólnotowych, składając zgłoszenie VAT-R.
Ten obowiązek dotyczy również osób korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Rejestracja do VAT-UE nie odbiera zwolnienia na sprzedaż krajową: w Polsce nadal wystawiasz faktury bez podatku i nie prowadzisz pełnego rozliczenia VAT. Dochodzi natomiast obowiązek składania informacji podsumowującej o świadczonych usługach oraz sprawdzenia numeru kontrahenta w bazie VIES przed wystawieniem faktury.
Klient spoza Unii, na przykład z Wielkiej Brytanii lub Stanów Zjednoczonych, to jeszcze inny przypadek, bo tu nie ma ani VAT-UE, ani informacji podsumowującej. Całość rozliczenia przy takim zleceniu, razem z kursem przeliczeniowym i różnicą czasu, opisujemy przy wirtualnej asystentce z angielskim, a rynek niemiecki przy asystentce z niemieckim.
Wirtualna asystentka a KSeF od 2026 roku
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania faktur także osobom zwolnionym z VAT. Obowiązek wchodzi etapami. Od 1 lutego 2026 roku obejmuje największych podatników, czyli tych, u których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Od 1 kwietnia 2026 roku dołącza reszta rynku, w tym jednoosobowe działalności oraz podatnicy zwolnieni z VAT wystawiający faktury innym firmom.
Jest jedno odroczenie, które dotyczy dużej części asystentek na początku drogi. Przedsiębiorcy, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, wchodzą do systemu dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Jeśli mieścisz się w tym progu, masz dodatkowy rok, ale warto wcześniej sprawdzić, czy program, w którym wystawiasz faktury, obsługuje wysyłkę do systemu.
Praktyczny wniosek jest prosty: wybierając program do fakturowania, sprawdź obsługę KSeF, nawet jeśli obowiązek Cię jeszcze nie dotyczy. Jeśli obsługujesz biura rachunkowe, temat wraca podwójnie, bo Twoi klienci pytają o to swoich klientów. Zakres takiej współpracy opisujemy we wpisie o wirtualnej asystentce dla biura rachunkowego.
Działalność nierejestrowana a VAT
Działalność nierejestrowana nie jest osobnym reżimem w VAT. Osoba prowadząca taką sprzedaż jest podatnikiem VAT w rozumieniu ustawy, tylko korzysta z tego samego zwolnienia podmiotowego co wszyscy pozostali. W praktyce limit przychodu dla działalności nierejestrowanej jest tak niski, że próg 240 000 zł nie ma szans zostać przekroczony.
Uwaga dotyczy jednak wyjątków z tabeli. Wyłączenie za doradztwo działa również przy działalności nierejestrowanej, tak samo jak obowiązek rejestracji do VAT-UE przy kliencie z Unii. Można więc prowadzić sprzedaż bez rejestracji firmy, a mimo to mieć obowiązek złożenia VAT-R. Warunki samej działalności nierejestrowanej i moment przejścia na działalność gospodarczą opisujemy w osobnym wpisie o działalności nierejestrowanej wirtualnej asystentki.
Co z tym zrobić przed najbliższą fakturą
Sprawdź cztery rzeczy i zamknij temat na rok. Po pierwsze, policz sprzedaż za poprzedni rok i porównaj ją z progiem, a przy działalności zaczętej w trakcie roku policz limit proporcjonalnie. Po drugie, przeczytaj własną ofertę i sprawdź, czy któraś pozycja jest doradztwem w sensie udzielania porad. Po trzecie, sprawdź, czy wśród klientów jest firma z innego kraju Unii, i jeśli tak, złóż VAT-R przed kolejną fakturą. Po czwarte, sprawdź termin KSeF właściwy dla Twojej skali fakturowania.
Te cztery odpowiedzi decydują o tym, co wpiszesz w wycenie, a wycena decyduje o tym, czy zlecenie się opłaca. Gdy masz je gotowe, zostaje ostatni krok, czyli opisanie oferty tak, żeby firma sama Cię znalazła. Jak to zrobić, pokazujemy przy portfolio wirtualnej asystentki, a jeśli dopiero zaczynasz i nie masz zrealizowanych zleceń, cały pierwszy etap rozpisaliśmy na stronie wirtualna asystentka bez doświadczenia. Stała oferta pod jednym adresem w katalogu dla specjalistek kosztuje tyle co jedna godzina pracy miesięcznie i nie pobiera prowizji od zlecenia.