Asystentka zarządu - zakres obowiązków

Asystentka zarządu to stanowisko, które najczęściej jest źle opisywane w ogłoszeniach, bo pisze się je jak sekretariat, a obsadza jak rolę koordynacyjną. Skutek jest przewidywalny: zgłaszają się osoby z doświadczeniem w obsłudze korespondencji, a praca polega na zarządzaniu czasem i sprawami kilku osób decyzyjnych.

Pełny zakres obowiązków

Kalendarz i priorytety

• Prowadzenie kalendarza członków zarządu i rozstrzyganie kolizji terminów.
• Filtrowanie zaproszeń i próśb o spotkanie, przygotowanie propozycji terminów.
• Pilnowanie, żeby przed każdym spotkaniem był komplet materiałów.

Posiedzenia i dokumenty

• Przygotowanie agend i materiałów na posiedzenia.
• Protokołowanie ustaleń i przypisywanie im właścicieli oraz terminów.
• Obieg dokumentów korporacyjnych: uchwał, pełnomocnictw, umów do podpisu.
• Nadzór nad terminami wynikającymi z tych dokumentów.

Kontakt zewnętrzny

• Prowadzenie korespondencji w imieniu przełożonego w sprawach ustalonych.
• Kontakt z partnerami, doradcami i instytucjami.
• Organizacja i rozliczanie podróży służbowych.

Poufność

• Dostęp do informacji zarządczych i finansowych przed ich upublicznieniem.
• Stosowanie zasad ochrony informacji obowiązujących w spółce.

Różnica wobec sekretarki, w jednym zdaniu

Sekretarka utrzymuje ustalony obieg spraw, asystentka zarządu ten obieg współtworzy i rozstrzyga priorytety. Praktycznie oznacza to, że asystentka zarządu podejmuje decyzje o tym, co wchodzi do kalendarza, a co nie, i robi to bez pytania za każdym razem. Pozostałe różnice między zawodami administracyjnymi zebraliśmy w tabeli porównawczej na stronie głównej.

Druga istotna różnica dotyczy office managera. Office manager zarządza biurem jako zasobem i ma budżet. Asystentka zarządu zarządza czasem i sprawami osób decyzyjnych. To dwie różne role, które w firmie do pięćdziesięciu osób bywają łączone i wtedy trzeba wprost napisać, że tak jest.

Warstwa, która najczęściej ginie w ogłoszeniu

W spółkach z organami kolegialnymi asystentka zarządu obsługuje formalny obieg korporacyjny: zwoływanie posiedzeń, kompletowanie dokumentów, rejestr uchwał, terminy sprawozdawcze, współpracę z radą nadzorczą. To realna kompetencja, której nie ma większość kandydatek z ogólnego sekretariatu, i jeżeli jest wymagana, musi znaleźć się w ogłoszeniu. Inaczej rekrutacja kończy się na etapie próbnego tygodnia.

Czego wymagać, a czego nie

Wymagaj: organizacji kalendarza wielu osób, umiejętności pisania krótkich podsumowań, dyskrecji i odporności na zmienny plan dnia. Języka obcego wymagaj wtedy, gdy spółka faktycznie prowadzi korespondencję poza Polską, a nie z przyzwyczajenia.

Nie wymagaj wykształcenia kierunkowego, bo dla tego stanowiska nie istnieje jeden właściwy kierunek. Nie wymagaj też stenografii ani szybkości pisania na klawiaturze - to relikt, który dziś wyłącznie zawęża pulę kandydatek.

Jak napisać to ogłoszenie w trzydzieści sekund

Zaznacz zadania, które faktycznie występują na stanowisku, w narzędziu na stronie głównej. Dostaniesz dopasowaną nazwę stanowiska, zakres obowiązków, listę kompetencji, pięć pytań na rozmowę, które faktycznie rozróżniają kandydatki, i gotowy tekst ogłoszenia. Jeżeli zaznaczysz dokumenty korporacyjne i kalendarz zarządu, narzędzie wskaże asystentkę zarządu, a nie sekretarkę, i to jest właśnie ta różnica, która decyduje o jakości zgłoszeń.