Asystentka zarządu i to, co należy do jej obowiązków

Asystentka zarządu to stanowisko, które najczęściej jest źle opisywane w ogłoszeniach, bo pisze się je jak sekretariat, a obsadza jak rolę koordynacyjną. Skutek jest przewidywalny: zgłaszają się osoby z doświadczeniem w obsłudze korespondencji, a praca polega na zarządzaniu czasem i sprawami kilku osób decyzyjnych.

Kalendarz i priorytety

• Prowadzenie kalendarza członków zarządu i rozstrzyganie kolizji terminów.
• Filtrowanie zaproszeń i próśb o spotkanie, przygotowanie propozycji terminów.
• Pilnowanie, żeby przed każdym spotkaniem był komplet materiałów.

Posiedzenia i dokumenty

• Przygotowanie agend i materiałów na posiedzenia.
• Protokołowanie ustaleń i przypisywanie im właścicieli oraz terminów.
• Obieg dokumentów korporacyjnych: uchwał, pełnomocnictw, umów do podpisu.
• Nadzór nad terminami wynikającymi z tych dokumentów.

Kontakt zewnętrzny

• Prowadzenie korespondencji w imieniu przełożonego w sprawach ustalonych.
• Kontakt z partnerami, doradcami i instytucjami.
• Organizacja i rozliczanie podróży służbowych.

Poufność

• Dostęp do informacji zarządczych i finansowych przed ich upublicznieniem.
• Stosowanie zasad ochrony informacji obowiązujących w spółce.

Różnica wobec sekretarki, w jednym zdaniu

Sekretarka utrzymuje ustalony obieg spraw, asystentka zarządu ten obieg współtworzy i rozstrzyga priorytety. Praktycznie oznacza to, że asystentka zarządu podejmuje decyzje o tym, co wchodzi do kalendarza, a co nie, i robi to bez pytania za każdym razem. Pozostałe różnice między zawodami administracyjnymi opisujemy na stronach asystentki biurowej i recepcjonistki.

Druga istotna różnica dotyczy office managera. Office manager zarządza biurem jako zasobem i ma budżet. Asystentka zarządu zarządza czasem i sprawami osób decyzyjnych. To dwie różne role, które w firmie do pięćdziesięciu osób bywają łączone i wtedy trzeba wprost napisać, że tak jest.

Warstwa, która najczęściej ginie w ogłoszeniu

Ustal zakres odpowiedzialności i sposób przekazywania spraw. Jeżeli zadanie wymaga dodatkowych kompetencji, omów to z firmą przed rozpoczęciem pracy.

Czego wymagać, a czego nie

Wymagaj: organizacji kalendarza wielu osób, umiejętności pisania krótkich podsumowań, dyskrecji i odporności na zmienny plan dnia. Języka obcego wymagaj wtedy, gdy spółka faktycznie prowadzi korespondencję poza Polską, a nie z przyzwyczajenia.

Nie wymagaj wykształcenia kierunkowego, bo dla tego stanowiska nie istnieje jeden właściwy kierunek. Nie wymagaj też stenografii ani szybkości pisania na klawiaturze. To relikt, który dziś wyłącznie zawęża pulę kandydatek.

Jak napisać to ogłoszenie

Zacznij od zadań, które faktycznie występują na stanowisku, i ułóż je według sekcji z listy wyżej. Jeżeli wśród nich są dokumenty korporacyjne i kalendarz zarządu, szukasz asystentki zarządu, a nie sekretarki, i to jest właśnie ta różnica, która decyduje o jakości zgłoszeń.