Wirtualna asystentka Instagram: profil, bio i wiadomości, które przynoszą klientów

W skrócie: wirtualna asystentka zdobywa klientów z Instagrama wtedy, gdy profil w pierwszych sekundach mówi, jakie zadanie przejmuje i dla jakiej branży, bio mieści tę informację w 150 znakach, a link w profilu prowadzi do pełnej oferty z zakresem, godzinami i formą rozliczenia. Posty mają pokazywać rozwiązane problemy klientek, nie cytaty motywacyjne. Klienci przychodzą najczęściej z wiadomości prywatnych po kilku tygodniach regularnej obecności, a nie z pierwszego posta.

Ten tekst jest dla asystentki, która chce obsługiwać małe firmy usługowe i sklepy: salony kosmetyczne, gabinety, trenerki, sklepy internetowe, szkoły językowe. To są klienci, którzy rzadko bywają na LinkedIn, za to codziennie prowadzą własny profil na Instagramie i tam szukają pomocy.

Czy Instagram to dobre miejsce na klientów dla wirtualnej asystentki

Tak, jeśli obsługujesz małe firmy sprzedające klientom indywidualnym. Właścicielka salonu, która sama odpisuje na wiadomości o 22:00, jest na Instagramie codziennie, bo to jej główny kanał sprzedaży. Ona najlepiej rozumie, ile czasu zjada obsługa rezerwacji i wiadomości, więc najszybciej decyduje się na pomoc. Nie potrzebuje też przekonywania, że praca zdalna działa, bo sama prowadzi biznes z telefonu.

Gorzej, jeśli celujesz w zarządy, kancelarie albo firmy produkcyjne. Tam decyzje zapadają w innych miejscach i osoby decyzyjne rzadko przeglądają Instagram w poszukiwaniu wykonawcy. Dla takich klientów lepiej sprawdza się profil zawodowy, co opisujemy we wpisie o wirtualnej asystentce na LinkedIn. Wiele asystentek prowadzi oba kanały, każdy dla innego typu klienta.

Co wpisać w profilu wirtualnej asystentki na Instagramie

Tabela to lista kontrolna. Każdy element profilu firma widzi w innym momencie: nazwę w wyszukiwarce, bio po wejściu na profil, a przypięte posty wtedy, gdy sprawdza, czy wiesz, o czym mówisz.

Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.

Bio ma limit 150 znaków, więc nie zmieści się tu cała oferta i nie powinno. Jego zadaniem jest odpowiedzieć na jedno pytanie: czy ta osoba zrobi to, czego potrzebuję. Zdanie "Prowadzę rezerwacje i wiadomości salonów beauty, wieczorami i w soboty" robi to lepiej niż trzy linijki haseł. Instagram pozwala dodać do profilu do pięciu linków, ale dla firmy liczy się pierwszy, więc to tam wstaw pełną ofertę.

Warto też przełączyć konto na profesjonalne. Zmiana jest bezpłatna, daje statystyki, z których widać, które posty przyciągają nowe osoby, i pozwala dodać przyciski kontaktu. Bez statystyk nie wiesz, co działa, i powtarzasz to, co akurat łatwo zrobić.

Jakie posty przyciągają właścicieli firm

Właścicielka sklepu nie obserwuje asystentki dla inspiracji. Obserwuje ją, bo widzi w postach swój problem rozwiązany. Posty, które przynoszą zapytania, są konkretne i pokazują metodę, a nie nastrój.

• Przed i po w liczbach czasu. "Skrzynka salonu: 140 nieprzeczytanych wiadomości w poniedziałek, 0 w piątek, i jakie szablony odpowiedzi do tego ustawiłam". Bez nazwy klienta i bez zrzutów z danymi.
• Jedna czynność rozpisana na kroki. Jak przejmujesz obsługę kalendarza rezerwacji w pierwszym tygodniu, jakie dostępy dostajesz i czego nie ruszasz.
• Odpowiedź na pytanie, które słyszysz od klientek. Czy asystentka odbiera telefony, co z danymi klientów, ile godzin w miesiącu to typowy start.
• Zakres i forma współpracy. Raz w miesiącu post, który mówi wprost: przejmuję to, w tych godzinach, rozliczam się tak. Wiele osób obserwuje miesiącami i czeka właśnie na taki sygnał.

Częstotliwość ma mniejsze znaczenie niż regularność. Dwa konkretne posty tygodniowo przez trzy miesiące dają więcej niż codzienne publikacje przez dwa tygodnie i cisza. Najwięcej zapytań przychodzi jednak nie z postów, tylko z rozmów w komentarzach i wiadomościach.

Jak pisać wiadomości do firm, żeby nie wyglądały na spam

Wiadomość z gotowym cennikiem do osoby, której nie znasz, zwykle zostaje bez odpowiedzi. Działa kolejność odwrotna. Najpierw przez tydzień lub dwa komentujesz posty firmy rzeczowo, na temat jej pracy. Potem piszesz jedną wiadomość, w której nazywasz konkretną rzecz, którą zauważyłaś, na przykład to, że na pytania o wolne terminy odpowiada po dwóch dniach, i pytasz, czy to jest dla niej problem.

Jeśli odpowie, że tak, wtedy dopiero wysyłasz link do oferty. Nie ceny, tylko oferty, bo cena bez zakresu zamienia rozmowę w porównywanie stawek. Właścicielka firmy, która zobaczy zakres, godziny i sposób pracy w jednym miejscu, sama zapyta o koszt, a Ty wycenisz go do jej potrzeb. Jak policzyć taką wycenę, żeby czas poświęcony na Instagram nie zjadał zysku, pokazujemy we wpisie o stawce godzinowej wirtualnej asystentki.

Dokąd prowadzić klienta z Instagrama

To jest moment, w którym większość asystentek traci zlecenie. Firma kliknęła w link w bio i trafiła na listę kilkunastu linków, prywatny blog albo formularz bez opisu usługi. Nie wie, co dokładnie przejmiesz, w jakich godzinach pracujesz i jak się rozliczasz, więc odkłada decyzję i już do niej nie wraca.

Link w profilu ma prowadzić do jednego stałego adresu z pełną ofertą: zakres zadań, narzędzia, godziny dostępności, forma rozliczenia i dane kontaktowe. Taki adres da się też przesłać wspólnikowi albo księgowej, czego nie da się zrobić z profilem na Instagramie. Co musi się na takiej stronie znaleźć, rozkładamy krok po kroku przy portfolio wirtualnej asystentki.

Masz dwie drogi. Możesz zbudować własną stronę, co przy większej skali pracy ma sens, bo daje Ci pełną kontrolę nad wyglądem i treścią, a gotową stronę internetową dla firmy w stałej cenie zamówisz bez uczenia się programów do budowy stron. Możesz też opublikować ofertę w katalogu, gdzie profil kosztuje 49 zł netto miesięcznie i dodatkowo znajdują go firmy, które nie trafiły na Twój Instagram, bo szukały asystentki po zadaniu i mieście. Wiele osób zaczyna od katalogu, a własną stronę buduje, gdy ma już stałych klientów.

Instagram dla wirtualnej asystentki w branży beauty i e-commerce

Dwie branże, w których Instagram działa najlepiej, to salony kosmetyczne i sklepy internetowe. Obie żyją z Instagrama, obie mają dużo powtarzalnej pracy przy wiadomościach i obie często nie mają nikogo, kto by ją przejął. W beauty chodzi głównie o rezerwacje, przypomnienia i odpowiedzi w godzinach, w których właścicielka pracuje przy klientce. Szczegółowy podział zadań, dostępów i zasad pracy na danych o zdrowiu klientek opisujemy przy wirtualnej asystentce dla salonu beauty.

W e-commerce do wiadomości dochodzą zamówienia, zwroty i reklamacje. Właściciel sklepu szuka kogoś, kto zna panel jego platformy i odpowiada w tonie marki, a Instagram jest miejscem, w którym najłatwiej to pokazać. Zakres takiej obsługi rozpisaliśmy na stronie o wirtualnej asystentce e-commerce.

Błędy, przez które Instagram nie przynosi wirtualnej asystentce klientów

• Profil o stylu życia zamiast o zadaniu. Zdjęcia laptopa na plaży mówią, że lubisz pracę zdalną. Nie mówią, co przejmiesz z biurka klientki.
• Odbiorcy z tej samej branży. Jeśli profil obserwują głównie inne asystentki, bo piszesz o tym, jak zostać asystentką, zdobywasz koleżanki, a nie klientki. Pisz do właścicielek firm.
• Brak godzin i czasu odpowiedzi. Właścicielka salonu chce wiedzieć, czy odpiszesz jej klientce wieczorem. Jeśli tego nie ma w bio ani w ofercie, zakłada, że nie.
• Link w bio bez oferty. Każde kliknięcie, które nie kończy się zakresem i kontaktem, to stracone zapytanie.
• Kopiowana wiadomość do wszystkich. Firmy widzą, że ta sama wiadomość poszła do kilkudziesięciu osób, i nie odpisują.

Co zrobić z tym dzisiaj

Zmień pole imienia na imię i zadanie. Przepisz bio według wzoru: zadanie, typ klienta, godziny. Przypnij trzy posty: zakres usług, jeden opisany przykład pracy i sposób współpracy. Potem opublikuj pełną ofertę pod stałym adresem i wstaw ją jako pierwszy link w profilu. Zakres oferty najszybciej przygotujesz, zaznaczając swoje zadania w narzędziu na stronie głównej, a gotowy opis wkleisz do profilu w katalogu dla specjalistek. Porównanie Instagrama z innymi kanałami i to, ile czasu zjada każdy z nich, znajdziesz przy zleceniach dla wirtualnej asystentki.